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集美區檔案事業發展情況匯報

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集美區檔案事業發展情況匯報

廈門市集美區檔案事業發展情況匯報

集美區檔案事業發展情況匯報

尊敬的各位領導、各位專家：
國家局組織本次評估活動，既是對廈門市檔案事業發展的全面評估，也是對我區檔案事業發展的一次檢閱和促進。對此，我們表示誠摯歡迎和衷心感謝，我們也十分企盼各位領導、各位專家對我區檔案工作多指導，多提寶貴意見。根據安排，我的匯報如下：
一、集美區情簡介
廈門市是臺灣海峽西岸重要中心城市，集美區則是廈門市的幾何中心，是進出廈門本島的重要門戶。東南由廈門大橋、集美大橋、杏林大橋及高集海堤連接廈門島，區位優勢獨特。1989年和1992年經國務院批準相繼設立杏林、集美臺商投資區，是廈門經濟特區對外開放的重要窗口。歷經發展，我區正成為廈門市重要的工業區、文教區和新城區。
全區土地面積276平方公里，總人口40.42萬人（其中：常住人口18萬人，外來人口22萬人），下轄兩個鎮（灌口、后溪）四個街道（杏林、杏濱、集美、僑英），22個行政村34個社區居委會，設有臺商投資區和文教區兩個管委會。
二、我區檔案事業發展主要情況
2002年9月，我區檔案館新址投入使用，位于區委行政辦公大樓一、二樓，建筑面積1264.17m2,庫房面積625.49m2。配置自動氣體消防系統、自動防盜監控系統、自動溫度控制器和自動除濕系統。設計館藏檔案18萬卷，能夠滿足使用20-30年。館藏77個全宗，紙質檔案24855卷、2918件，圖書資料7363冊，7個姓氏族譜，錄音、錄像10盤，集美歷史名人老照片、“集美大橋”、“園博苑”和“第二屆海峽兩岸龍舟賽”等照片484張。檔案門類包括：文書、照片、婚姻、科技、林權、工普、人普、土地延包、保先教育、非典和死亡干部檔案等。我區檔案館在“條件保障、基礎業務、開發利用和信息化建設”等方面得到健康發展，主要是：
1、區委、區政府關心重視到位，人、財、物有保障，檔案事業健康發展。一是領導到位。由區委領導分管檔案工作，分管領導經常深入檔案局館、深入基層單位調研，適時作出指導，及時幫助解決檔案事業發展難題。為提高我區檔案信息化水平，分管領導親自帶領我局館人員赴浙江省舟山市檔案局考察。二是列入總體規劃。把檔案工作列入區國民經濟發展計劃。三是人員到位。2003年區檔案館定編在職事業編制4名，區劃調整后配備在職6名，其中行政2名，事業4名。同意區檔案局館按照閩委組參[2007]7號文和廈委辦[1999]5號文規定參照公務員管理。成立局機關黨支部。四是經費到位。區檔案事業經常性經費列入一級財政預算，并逐年提高。此外，區財政又先后投入400多萬元用于檔案館庫房安全設施改造、檔案信息化、政府信息公開場所和檔案室等建設。
由于領導關心重視到位，人財物全面保障，我區檔案工作取得明顯成效。區檔案局被評為省“四五”檔案法制宣傳教育先進單位、市2000—2003年度檔案工作先進集體。2004年被評定為省二級檔案館，2008年被評定為國家二級綜合檔案館。區檔案局是區級文明單位。
2、大力加強村居檔案規范化建設，全面提高村居檔案管理整體水平。以往，我們每次組織對社區檔案管理工作進行合格認定時，都會被要求幫助解決檔案辦公設備問題。如送一臺電腦、給一部空調等等。對此，我們認真對待，組織了調研，形成了材料，并及時向分管領導匯報，引起高度重視。2006年5月，區兩辦轉發了我局《關于大力加強全區村居檔案工作的實施意見》。提出要全面加強對村居檔案工作的領導，建立健全區、鎮街、村居三級檔案管理網絡；要有針對性開展業務培訓，盡快提高村居檔案工作整體水平；要加強檔案基礎設施建設，確保村居檔案安全有保障；要培養典型，確實提高村居檔案管理層次等四項內容。對村居基層單位，我區本著“多予少取”的精神，打破財政體制常規，區財政立項拔款 54 萬元,鎮街等額出資配套，對村居檔案室硬件進行全面配套。除一個鎮擬將其行政村檔案集中管理外，其余村居全面完成檔案規范硬件和制度建設。每個村居配置電腦、空調、照像機、檔案軟件、四位一體打印機、掃描儀、移動硬盤、防磁柜、滅火器、檔案柜、防盜門、防盜窗或網、防強光窗簾等項。與此同時，結合我區新聘村文書，一律兼任檔案員。我們經過認真組織實施和檢查驗收，全區32個社區居委會檔案管理均通過合格認定，2008年成立的兩個新社區正在抓緊建設中。農村檔案工作整體水平也得到應有提高。由于該項工作同屬區政協提案內容，因完成較好，得到區政協通報表揚。該舉措得到《中國檔案報》等報道，《淺談新時期經濟特區村居檔案工作的落實與提高》調研文章在《中國檔案》雜志刊發。
運行一段時間后，我們沒有沾沾自喜，而是針對存在問題及時召開全區六個鎮街分管檔案領導和檔案員會議，大家查擺不足，分析原因，提出解決辦法。按照分級管理原則，進一步明確各鎮街是抓好轄區內村居檔案工作的主體，區局是要業務指導者，并直接掛勾每個鎮街各一個村居，分工局館人員聯系。會上，區委分管常委對我區鎮街、村居檔案工作提出新要求：一是思想上要再重視。鎮街、村居檔案是全區檔案工作的重要組成部分，要高度重視，要有完整記錄鎮街、村居真實歷史的責任感和使命感。二是工作上要再加強。要充分利用已條件，按照要求抓緊做好檔案的收集、整理、歸檔和編目等工作。三是思路上要再創新。要以鎮街為主，創新村居檔案工作思路，要抓典型、抓特色，抓出水平。
3、檔案數據化全面拓展，檔案信息化工作取得新突破，便民優質服務取得新成效。一是推行館、室檔案軟件配套。2004年，區委辦行文要求各相關單位配置館室檔案軟件。共陸續配套館室檔案軟件107套，其中：檔案館軟件1套、區直機關（鎮街）檔案室軟件52套，村居檔案室軟件54套。二是建設檔案信息便民服務平臺。2004年我區科枝立項投資近30萬元建設“集美區檔案信息化、便民服務平臺”項目，網絡平臺配置了主服務器、熱拔插硬盤、交換機和操作系統，還建立和完善安全體系。經過1年運行，網絡工作正常，運行穩定，服務器、交換機及網絡線路沒有出現故障，機房安全無事故。通過科枝項目驗收后，又順利通過省檔案局驗收。三是積極推進館藏檔案目錄數據化。我們在抓好檔案目錄錄入基礎工作的同時，針對館藏檔案目錄數據不能通過驗收現狀，加強館藏目錄數據校對工作。經過努力，今年3-4月份，館藏文書檔案目錄數據全面高標準通過驗收。驗收涉及館藏77個全宗2.2068萬卷、目錄41.0455萬條。（其中：第一階段14個全宗1.0121萬卷、目錄19.5393萬條，第二階段9個全宗0.4025萬卷、目錄7.9489萬條，第三階段41個全宗0.7922萬卷、目錄13.5573萬條。準確率第一階段98.08%、第二階段98.95%、第三階段98.25%。）四是開展民生檔案內容數據化。2007年我局被推薦參加全國檔案信息資源開發利用試點。我們在全面落實試點任務時，針對近年來我館檔案利用情況，進行綜合分析，確定優先安排每年利用率占70—80%的婚姻檔案和土地延包檔案等進行主要內容數據化。共數據化2585卷69186條，其中：婚姻檔案2411卷56820條、土地延包檔案174卷12366條。我們通過館藏資源查詢平臺開展檢索，大大節約查檔時間，既減輕工作量、方便群眾，又達到保護檔案實體目的。這一有益做法被省局納入經驗材料，在全國檔案信息化試點工作總結會上介紹。五是有效推進館藏重要檔案全文數據化。我局對這項工作做到早謀劃早安排和有要求有方案。我們制定分步實施方案，確定具體工作流程，指定具體經辦人，確保工作啟動和順利開展。為又好又快完成任務，我們指派2名同志到省館跟班作業，學習全文數據化。目前，我區全文數據56.7013萬頁（其中：館藏重要檔案44個全宗51.66萬頁、現行文件32個單位44495頁、1個社區檔案3601頁和2個族譜5冊2317頁）。
4、抓機制，抓隊伍，以民為本，創新方法，推動檔案工作健康有序運行。檔案館是窗口單位,其作風優劣、服務態度直接影響黨群、干群關系，直接影響黨和政府形象。幾年來，我們堅持以民為本，主要抓：一是隊伍作風建設。工作紀律是隊伍作風建設的重要表現，我局針對工作紀律偶有松懈等問題，實行局館人員上班使用網上OA辦公系統簽到。二是改進查檔值班制度。從原來以誰接誰查檔看似自覺，靠自覺而形成的混亂現象，到每人周值班影響其它工作，再到實行A、B崗值班辦法，指派專人即A崗，其他人員即B崗，以A崗為主B崗為輔。三是細化分工，落實責任。我們在做好年度計劃基礎上，針對年度工作任務、項目內容，用人所長、避其所短，將全年主要工作，如具體項目、立檔單位業務指導等分配到具體人員，并把落實情況作為年終考核和外派學習的主要依據。四是移出館藏民生檔案數據，提高工作實效。2007年底，我們辦理部分館藏民生檔案數據移交到職能部門，如婚姻檔案數據正式移交區婚姻登記機關，由該機關提供利用。我們還及時接收婚姻檔案實體及其數據進館，解決婚姻登記機關庫房不足和保管安全問題。這樣即減少我局館直接查檔量，又方便群眾，節省查檔利用社會成本。我館查檔利用數從2007年459人次2595卷，到2008年281人次1728卷，查檔人次下降38.8%，效果十分明顯。
5、突出抓好檔案館、機關聯合檔案室建設，提高檔案安全管理水平。檔案安全工作無小事，是擺在首位的第一重要的工作。我們重點抓檔案館、室安全設施建設。一是主動抓檔案館安全設施改造。我館投入使用后，由于原設計原因，區檔案館與區機關辦公樓一樣，采用水噴淋消防系統，未設置監控、報警系統等，安全措施不到位。此事引起政府高度重視，財政立項92萬元，改水噴淋消防為自動環保氣體消防，改造除濕系統為自動化，建成了監控主自動報警系統，使檔案館安全措施全面到位；二是創造性建設機關聯合檔案室。我們本著便于檔案利用和落實保管安全到位原則，把相對集中辦公單位的自管檔案，采取“集中管理、分屬使用”辦法，用建設檔案館標準，先后在集美、杏林兩地設置二個機關聯合檔案室，有效改變多數機關檔案室如同“雜物間”或小單位檔案存放辦公室等安全措施不到位狀況。設置了公用檔案室和人事專用、城建專用檔案室等三個功能室，檔案庫房可以滿足各立檔單位自管檔案和人事檔案保管需要，城建檔案存量30年以上。目前，全區有33個（占60%）機關單位和95%以上自管檔案實現集中。檔案裝具設備先進，檔案存儲、利用方便，檔案實體安全措施全面到位。
各位領導、各位專家：以上是我區檔案事業發展的一些具體做法，但距檔案功能的全面發揮，離黨和政府與人民群眾的要求還有差距。為此，我們要積極響應區委關于“奮力拼搏在集美，攻堅克難見實效”的號召，采取措施，主動作為。一是要加強全區檔案員業務培訓，提高工作枝能，發揮區館、區機關（鎮街）、村居檔案室平臺作用。二是要積極探索對實行“集中管理、分屬使用”的機關聯合檔案室的管理辦法，要著眼提高實效，發揮作用。三是要抓緊館藏檔案數據解密劃控和目錄數據與全文數據掛接工作，爭取早日上網實現檔案資源社會共享。我們要再接再厲，奮力拼搏，努力實現我區檔案工作再上新臺階。
廈門市集美區檔案局
2009年5月20日

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