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物業(yè)管理與協(xié)同
“我們?cè)谏虾：鐦蜷_(kāi)發(fā)區(qū)內(nèi)擁有兩幢超大型辦公寫字樓，配有大型商場(chǎng)和地下車庫(kù)，從而形成一個(gè)集購(gòu)物、辦公、住宅為一體的高檔商務(wù)樓。我們管理這兩幢甲級(jí)寫字樓的物業(yè)管理公司包括有：行政、培訓(xùn)、財(cái)務(wù)、管理、監(jiān)理和工程部等在內(nèi)的6個(gè)大部門，以及下屬超過(guò)12個(gè)子部門。在實(shí)際的物業(yè)運(yùn)作中，這些部門經(jīng)常需要合作來(lái)完成某項(xiàng)工作，如何協(xié)調(diào)部門與部門之間、員工與員工之間的工作安排，如何讓紛繁復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程變得輕松自如，這些都給物業(yè)管理公司提出了相當(dāng)高的要求。”李萬(wàn)志道。安富軟件公司有一套建立在其TeamFusion協(xié)同辦公平臺(tái)上的物業(yè)管理系統(tǒng)，也許可以滿足需要。整個(gè)物業(yè)管理系統(tǒng)由部門業(yè)務(wù)、協(xié)作辦公、個(gè)人辦公和系統(tǒng)管理四個(gè)子系統(tǒng)組成。
其中部門業(yè)務(wù)包括管理部、工程部、行政部、培訓(xùn)部、財(cái)務(wù)部和通用功能。
這個(gè)子系統(tǒng)主要是處理對(duì)外業(yè)務(wù)工作流程，用戶通過(guò)TeamFusion任務(wù)的形式來(lái)使用這些流程，所有的業(yè)務(wù)流程和協(xié)作辦公的任務(wù)都會(huì)在個(gè)人辦公子系統(tǒng)的待辦事宜中匯總，即每個(gè)用戶只要打開(kāi)個(gè)人辦公的待辦事宜就可以知道當(dāng)前需要處理的所有任務(wù)。用戶打開(kāi)任何一個(gè)任務(wù)，在該任務(wù)中都會(huì)有一個(gè)提示欄，提示用戶在當(dāng)前的任務(wù)步驟應(yīng)該執(zhí)行哪些操作。任務(wù)的提醒通過(guò)E-mail、TeamFusion即時(shí)消息或SMS發(fā)送給當(dāng)前步驟的負(fù)責(zé)人，而這些提醒的方式是預(yù)先定義在流程中的。如果流程發(fā)生了改變，系統(tǒng)的管理員可以使用管理子系統(tǒng)中的流程定義工具，對(duì)流程進(jìn)行可視化修改。
協(xié)作辦公包括協(xié)同辦公、工作流程、資料管理查詢和個(gè)人辦公等幾方面的功能。
該子系統(tǒng)可以處理虹橋上海城物業(yè)管理公司內(nèi)部行政事務(wù)，部門與部門、人與人、人與部門之間需要通過(guò)相互溝通、協(xié)作完成工作。該子系統(tǒng)具有E-mail、TeamFusion即時(shí)消息、提醒機(jī)制、SMS、討論工具等通訊與溝通方式以及文件資料的共享管理能力以及權(quán)限控制機(jī)制。
個(gè)人辦公子系統(tǒng)包括聯(lián)系人管理、個(gè)人通訊和待辦事宜等功能。
這個(gè)子系統(tǒng)為每個(gè)用戶提供了針對(duì)個(gè)人的功能，為用戶提供事務(wù)的處理中心，集中處理所有類型的任務(wù)，提供便捷多樣的通訊手段。各個(gè)功能都是以任務(wù)為中心，即用戶只要打開(kāi)一個(gè)界面就可以了解所有需要完成的工作，加上結(jié)合了Microsoft Exchange的E-mail功能，使用戶體會(huì)到最人性化的個(gè)人辦公方式。
系統(tǒng)管理是提供給系統(tǒng)管理員使用的子系統(tǒng)。
系統(tǒng)管理員可以在這里注冊(cè)用戶、為用戶設(shè)置權(quán)限以及監(jiān)控和修改產(chǎn)生錯(cuò)誤的流程等管理工作。考慮到系統(tǒng)的即時(shí)性和界面的人性化，同時(shí)為了方便用戶的操作，該系統(tǒng)采用客戶機(jī)/服務(wù)器（C/S）結(jié)構(gòu)。客戶機(jī)在TeamFusion標(biāo)準(zhǔn)客戶端的基礎(chǔ)上，可以增加定制的用戶界面。
這么多的子系統(tǒng)，從功能上看似乎與ERP沒(méi)有太多的區(qū)別？
PTC公司中國(guó)區(qū)副總裁陳育鈞表示，經(jīng)過(guò)了兩年的普及工作，應(yīng)該說(shuō)市場(chǎng)已經(jīng)開(kāi)始接受協(xié)同商務(wù)的理念了，下一步就是接受具體的產(chǎn)品了。而ERP只能在一切產(chǎn)品規(guī)格、尺寸、外觀和功能都確定的情況下，才能快速量產(chǎn)，而此前的所有會(huì)議記錄、電話、傳真、E-mail、文件、規(guī)格書，以及采購(gòu)記錄、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、專利申請(qǐng)分析和計(jì)劃進(jìn)度、資料統(tǒng)計(jì)都是協(xié)同作業(yè)的范疇，只有到完全確認(rèn)并可以量產(chǎn)為止，ERP才會(huì)被派上用場(chǎng)。可以說(shuō)協(xié)同軟件是ERP的基礎(chǔ)。
流程自動(dòng)化最大的好處莫過(guò)于把能格式化、規(guī)范化的東西統(tǒng)統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化以便電腦管理，但其最大的風(fēng)險(xiǎn)同樣也是妄想把任意的東西都標(biāo)準(zhǔn)化。我們知道，在一個(gè)企業(yè)中不是所有的東西都能簡(jiǎn)單地進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的，有些東西更需要融入人性化的內(nèi)容。再者，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使經(jīng)濟(jì)體系越來(lái)越復(fù)雜，客戶越來(lái)越分散，上、下游伙伴聯(lián)系越來(lái)越緊密，而地理位置卻分散在全球各地。因此，企業(yè)需要一種更高效的人性化的“協(xié)作”系統(tǒng)，來(lái)有效地規(guī)范企業(yè)系統(tǒng)，讓企業(yè)的所有信息資源得以全方位地管理、整合和優(yōu)化。這一切單憑流程自動(dòng)化是絕對(duì)不夠的。
李萬(wàn)志表示，一個(gè)好的“協(xié)作”管理并不需要改變現(xiàn)在的工作體系，而是在已有的工作體系上進(jìn)一步完善，讓現(xiàn)有的信息系統(tǒng)真正活起來(lái)，成功地避免信息流失。這其中至關(guān)重要的一步就是要構(gòu)建一個(gè)以協(xié)作為中心的企業(yè)模式，從而在“系統(tǒng)到系統(tǒng)”的企業(yè)管理中補(bǔ)充“人到人”的企業(yè)協(xié)作管理。使企業(yè)團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)人都能擁有順暢自如的溝通，哪怕身處異地，也能實(shí)時(shí)共享到信息資源。這樣，在協(xié)作商務(wù)環(huán)境里，企業(yè)所有的商務(wù)關(guān)系都將得到發(fā)展、執(zhí)行和完善。企業(yè)不僅能向市場(chǎng)提供高速、穩(wěn)定且質(zhì)量上乘的交貨方式與服務(wù)，更可以成功管理其員工、客戶與合作伙伴的聯(lián)合知識(shí)資本。
隨著協(xié)同軟件的應(yīng)用，最先受益的將是知識(shí)工作者，因?yàn)閰f(xié)同軟件能夠有效地幫助團(tuán)隊(duì)成員在一個(gè)數(shù)字化共享協(xié)作空間內(nèi)，創(chuàng)建任意大小的組群，并將空間運(yùn)用于不同的工作區(qū)，使內(nèi)部與外部擁有緊密的協(xié)作，結(jié)成交叉的價(jià)值鏈。對(duì)此，北京點(diǎn)擊科技有限公司總經(jīng)理王志東先生也有過(guò)精彩表述，協(xié)同的最基本含義是協(xié)同工作，就是多人之間相互配合完成同一目標(biāo)。協(xié)同軟件的基本要求是支持為群組協(xié)作的目的而進(jìn)行的通迅、信息交換、進(jìn)程安排與項(xiàng)目跟蹤以及人員管理等工作。在經(jīng)歷了“接入為王”和“內(nèi)容為王”兩個(gè)階段后，互聯(lián)網(wǎng)已進(jìn)入了以“應(yīng)用為王”為標(biāo)志的第三代互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。有了協(xié)同平臺(tái)，對(duì)企業(yè)用戶來(lái)說(shuō)，原先流程自動(dòng)化不能解決的信息孤島就是水到渠成的事情，他們可以安然享受更高的溝通效率和更低的應(yīng)用成本。
從技術(shù)上來(lái)看，協(xié)同商務(wù)產(chǎn)品有些什么特點(diǎn)？
李萬(wàn)志總裁表示，就以安富TeamFusion協(xié)作技術(shù)平臺(tái)為例，它采用了微軟.NET框架，提供了很多對(duì)象類和模型，能有效降低開(kāi)發(fā)成本。由于安富技術(shù)協(xié)作平臺(tái)的幾乎全部用C語(yǔ)言編寫，幾乎使用了所有的.NET框架技術(shù)，包括Windows Forms、Web Forms、Web Services、安全等，因此目標(biāo)客戶將包括所有的微軟Windows客戶。
其次，Web Services讓應(yīng)用程序可以共享數(shù)據(jù)，調(diào)用其他應(yīng)用，無(wú)需考慮其是如何開(kāi)發(fā)的、運(yùn)行的操作系統(tǒng)和平臺(tái)及用來(lái)訪問(wèn)他們的設(shè)備。盡管XML Web Services仍然各自獨(dú)立，但他們相互可以松散地連接起來(lái)，形成一個(gè)協(xié)作組，完成特定作業(yè)任務(wù)。
安富軟件仔細(xì)研究了工作流管理聯(lián)盟制定的工作流標(biāo)準(zhǔn)，并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了符合WFMC定義的規(guī)范，用圖形化方式達(dá)到從系統(tǒng)的過(guò)程定義到WFMC定義的模型WPDL的完全轉(zhuǎn)換，從而使系統(tǒng)的擴(kuò)展性和兼容性增強(qiáng)，能實(shí)現(xiàn)和第三方系統(tǒng)的無(wú)縫連接。在數(shù)據(jù)安全和用戶安全方面，采用了先進(jìn)的數(shù)字認(rèn)證和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，以此來(lái)保證用戶的身份確認(rèn)和數(shù)據(jù)的安全。
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