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網絡環境下地方文獻工作模式的探索——從湖南圖書館“地方文獻長廊”網頁談起
[摘要] 本文介紹了湖南圖書館建設“地方文獻長廊”網頁的有關情況，從征集、整理、開發利用、工作管理、業務工作拓展等幾個方面就網絡環境下的地方文獻工作模式進行了探討。
地方文獻具有鮮明的地域性且數量稀少，作為一種獨特的文獻資源，不僅在圖書館藏書體系中占有特殊地位，更是圖書館網絡資源建設的重要內容。各地區圖書館的地方文獻數據對于網絡而言具有唯一性，這種唯一性，可在“以特色參與共享”的網絡生存法則中得到充分的發揮，因此每個圖書館在建設本館的網絡資源時都非常注重地方文獻資源的開發。網絡環境給圖書館帶來了從技術到觀念的根本性變革，也將促使地方文獻原有的工作模式發生巨大變化。
一直以來，人們都在探索網絡環境下的地方文獻工作模式，但紙上談兵的多，親口嘗梨子的少。2001年1月，湖南圖書館“地方文獻長廊”網頁建設告一段落，作為本館主頁下的一級欄目，正式上網運行（http://www.library.hn.cn/difangwx/zhuye/zhuye.htm）。這是目前圖書館網站內少有的、專門以地方文獻為主題的網頁，它圍繞地方文獻資源、地方文獻工作和地方文獻理論研究展開，目前共設有“湖南地方文獻”、“湖南地方志”、“地方報紙重要信息索引”、“湖湘人物”、“他山之石”、“地方文獻研究論文（全文）”等21個子欄目，數據總量達107MB。盡管由于各種條件的限制，網頁目前還存在一些不足，但它基本達成了兩個目標：一是在全國公共圖書館界首開先河，建成專門以“地方文獻”為主題的網頁，在網上搶占先機；二是構建出湖南地方文獻網絡資源建設的初步框架，為今后全面展開地方文獻專題數據庫建設奠定基礎。最為重要的是，通過網頁的建設，我們得到了一個在實踐中探索網絡環境下的地方文獻工作模式的機會。在此，借本文拋磚引玉，與大家共同探討。
1 網絡環境下地方文獻工作的思路
確立網絡環境下的地方文獻工作模式，關鍵在于指導思想和工作思路的轉變。地方文獻工作和圖書館其他工作一樣，必須適應時代和社會發展的趨勢。在網絡成為社會生活和信息傳播的大環境后，我們必須認清網絡技術對地方文獻服務方式和服務內容的影響。不僅要考慮如何利用網絡的特性更好地為到館讀者服務，更要考慮如何滿足網上讀者對地方文獻的需求。要從網絡時代讀者的需求出發，充分發揮網絡所具備的交互性、即時性、虛擬性、多媒體等特征，突破傳統的工作思路。不能僅僅把網絡技術作為一種工作手段，不能僅僅在現有工作格局下簡單地增加一些文獻數字化處理的工作內容，而要將技術的革命轉變成思想的革命，把握網絡帶來的信息收集、整理、傳播方式的根本性變革，在此基礎上，重新考慮業務工作的模式，找到新的出發點和側重點。
在近一年的時間里，我們經過技術學習、人員磨合、以及工作模式的不斷調整，完成了網頁的整體定位、欄目框架設計、主頁設計、紙質文獻的數字化加工、全文數據庫建設、網頁的鏈接、測試等一系列工作。這些工作技術人員很少插手，從某種角度來說，實現了圖書館網絡資源建設從 “以技術為中心展開” （通常的） 到“以內容為中心展開”（代表發展趨勢）的巨大轉變。更為重要的是，通過網頁建設工作，使我們獲得了在網絡環境下開展地方文獻工作的實際經驗和教訓。
網頁的建設過程不可避免地觸及到地方文獻工作的各個層面，最為明顯的就是工作格局的改變：從傳統的收集---整理---利用模式，以收集為主導，以書刊借閱為主要服務形式轉為網絡環境下的利用-收集-整理模式，以利用為主導，書刊借閱和網絡服務兩種服務形式并重。原來我部按傳統的地方文獻工作模式設有征集、整理、閱覽三個組，在建設網頁時，多次根據工作需要調整人員和工作任務，逐漸形成了新的工作格局。現在設有（1）數字化資源建設組，負責本省地方文獻資源的分類調查和整理工作，籌建“湖南省地方文獻書目數據庫”；參與本館網站的建設，特別是“地方文獻長廊”網頁的建設和維護，負責網上地方信息的采編、分類、組織，為讀者提供網上信息咨詢。（2）采訪、整理組，負責對外聯絡、網下的文獻采訪和書目數據的錄入，包括提供相關欄目的數字化文獻，特別是圍繞數據庫建設搜集和整理湖南人物資料；（3）閱覽、利用組，在原有的工作范圍內，增加“地方報紙重要信息數據庫”的建庫和地方公眾文化生活信息的采編、上網。此外，地方文獻工作與網絡環境的融合所帶來的工作模式的變化還體現在業務工作和管理工作兩個方面。
2、網絡環境下地方文獻業務工作模式
2、1 地方文獻采訪工作： 網絡帶來的不僅是采訪空間的擴大和采訪手段的改變，更為重要的是從被動到主動的實質性變化：原來是碰到什么文獻就征集什么，隨機性和隨意性很強，現在是通過網上宣傳和網上收集，根據網上讀者需要和網上文獻出版和入藏情況，有針對性的、目標明確地采集。采訪目的從以藏為主轉為藏用并重。
2、1、1 征集對象擴大： 從單一載體的文獻發展到多種載體的文獻，包括各種動態文獻、網上信息。如我們征集到湖南省委宣傳部主編的《湖南風情》光盤，征得同意后將其下載，鏈接到我們的網頁上，作為一個介紹湖南省情的基本欄目。同時還將湖南本省的網站分類鏈接，重要頁面下載長期保存，起到地方信息中心的收藏和傳遞作用。
2、1、2 征集方式多樣： 從以往的上門征集、電話、書信征集擴展到網上征集。網上征集包括（1）通過網絡了解征集信息，宣傳征集政策，建立網上征集渠道。如我們的網頁設有“征集熱線” 欄目，有“征集文件”、“征集動態”、“贈書目錄”等內容，不僅可與贈書者建立即時互動的聯系，及時溝通征集情況，還可廣泛宣傳贈書者的德行，吸引更多人支持這項工作；（2）通過網上檢索，直接收集所需信息，或經過整理加工后收入數據庫，或通過分類等處理鏈接到網頁上。
2、2 地方文獻整理工作 網絡環境下的地方文獻整理工作變得更細、更深、更專、更重時效。從對文獻外部特征的一般性揭示深入到文獻內容的多角度揭示，特別是全文數據庫、專題數據庫的建設，對地方文獻的整理特別是數字化加工提出了更高的要求，以滿足讀者對網上文獻信息更快、更全、更準的需求。
2、2、1 整理內容深化：為了滿足網上讀者的要求，我們上網的文獻都經過了一定程度的深加工，如“湖南地方文獻”和“湖南地方志”欄目就有經過專題性研究的系統介紹，整理到篇名的有“館藏新編省志目錄及《湖南省志》篇目索引”等多種。暫時不上網的文獻在整理時也考慮了今后利用網絡揭示文獻信息的情況，做一些前期的數據準備。
2、2、2 整理手段多樣化： 既有傳統的分類、編目，又有紙質文獻的數字化加工，還有網上信息的整理、各種數據庫的建設。如地方報紙原來只作合訂本的分編，考慮到讀者的需求和大多數地方報紙沒有專門索引，我們在報刊整理人員的工作中增加了新內容，要求他們每天瀏覽14種主要的地方報紙，直接建成“湖南地方報紙重要信息索引”數據庫，提供即時的網上服務。
2、2、3 整理過程模糊化： 有時與征集工作融合，如網上下載、鏈接信息時往往直接進行分類、標引、入庫等整理工作；有時與開發利用工作融合，如為讀者提供數字化的文獻信息服務時，文獻信息經過整理加工就成為服務產品，整理加工的過程就是文獻開發、利用的過程。
2、 3 地方文獻的開發利用工作 網絡環境給地方文獻的開發利用帶來許多新的開發和合作機會，同時對讀者服務工作也從時效性、全面性、深入性方面提出了更高的要求。
2、3、1 服務面拓寬： 一方面可借助網絡的特性突破時間和空間的限制提供服務，沒有開放時間的束縛，沒有只限本地的不便，所有的網上讀者都能了解湖南地方文獻和接受我們的服務，特別是那些原本不了解地方文獻和很少有機會到館的讀者。另一方面可減少藏閱矛盾，地方文獻屬于特藏，復本不多，一般只提供到館借閱，還有一些圖片、手稿、字畫、書信一類的文獻不便外借，通過數字化處理，可使讀者一飽眼福。
2、3、2 服務項目增多： 除了原有的書刊借閱、參考咨詢服務外，還可利用網絡開展讀者調查，了解服務需求，有針對性地開發專題數據庫；可與讀者建立網上聯系，提供即時性的參考咨詢服務，不僅可為讀者在網上查找信息，還可將網下服務的結果通過網絡及時傳送給讀者。如我們設有“三湘院士風采”、“新增院士資料”欄目，搜集了大量的湖南院士資料，并不斷將最新資料整理上網，為許多研究者提供網上查詢和網下服務。
3 網絡環境下地方文獻管理工作模式
網絡環境改變了地方文獻業務工作模式，也必然對管理模式提出新的要求。首先，管理人員應具備管理和經營才能，有敏銳的信息意識，了解地方文獻和網絡信息技術兩方面知識，能夠將二者有機結合，提出網絡環境下開展地方文獻工作的整體構想，并能逐步實現工作模式的轉換。工作人員也應是一專多能的復合型人才，既能從事傳統模式下的業務工作，也能掌握網絡資源建設所需的各項技術，如紙質文獻的數字化加工、網絡信息的采編、網頁設計、網站維護和管理等。
3、1、 工作任務的核定和管理：
3、1、1 從注重入藏的品種、數量、金額，到注重入藏的質量，包括獨特性、針對性、完整性、時效性等四方面的評價；嚴格控制復本，注重從已有文獻中發掘、整理文獻資料；
3、1、2 整理作為溝通征集和開發利用的中間環節，要求有針對性的對各地區、各類型文獻進行分析、評價，及時向征集人員反饋，同時要深入細致的對入藏文獻進行整理，保證讀者的利用。特別在數據庫的建設中，要遵守業務文件的規定，保證數量和質量；
3、1、3 地方文獻的開發利用從陣地服務到網絡服務，不但要統計到館讀者的借閱量，還要考慮網上讀者的點擊率。此外，還要考慮網下服務的效率，因為許多文獻暫時在網上只有索引，沒有全文，需要網下服務的及時回應。在評價參考咨詢工作時，還要考慮專題文獻服務中是否引用了網上信息，是否為網絡讀者提供了服務等因素。
3、2 人員管理
3、2、1 日常管理有所變化，因為網絡資源建設和文獻的數字化加工具有某種不確定因素，受到技術水平、熟練程度、軟件和設備等方面的影響，個人之間的區別較大，所以帶有這些特點的工作應該從對過程的管理轉向對結果的管理。如我們在網頁建設過程中，因為設備不夠和工作程序協調等因素，就采取按常數測算任務，然后限時完成的方式來管理。有人因此而日夜加班，也有人在家里工作，定期到館里交活。這種方式既高效利用了有限的設備，又確切保證了數據質量和工作進度。
3、2、2 用富挑戰性的工作來激發人們的工作熱情，注重他們的業務學習，根據性格、年齡等個人特征分派崗位，如細致認真的負責數據校對，有創意的負責設計主頁等等，使每個人的計算機應用水平和業務素質得到提高。
3、2、3 考核時既要注重業績，也要看重工作態度，特別是協作精神，因為網絡資源建設是集體性項目，每個環節都很重要。
4 地方文獻工作在網絡環境下的延伸
在“地方文獻長廊”網頁的建設中，我們體會到可以利用網絡實現地方文獻工作的不斷延伸，關鍵是善于發現和創造需求，然后再去滿足這些需求。
4、1 宣介地方文獻理論研究進展和其他公共圖書館的地方文獻工作情況
這本不屬于湖南地方文獻的范疇，但我們為了充實網頁內容，吸引更多的瀏覽者，擴大在全國的影響，特意設立了這兩個欄目：“地方文獻研究論文（全文數據庫）”，收入1949年以來這個領域的所有論文，“它山之石”欄目則專門介紹各兄弟圖書館的地方文獻工作經驗。此舉可謂一舉三得，其一，它們可望吸引全國的地方文獻研究者和工作者參考利用，形成一個網上的地方文獻理論研究中心和圖書館地方文獻工作信息交流中心。其二，我們借機進行了建設全文數據庫（線性檢索）的探索，了解各工作環節的組合、工作量的測算、質量的檢驗、人員、設備的合理配置等情況，為今后大規模開展專題文獻數據庫的建設積累了寶貴的經驗。其三，我們的許多同志在欄目建設過程中，不自覺地完成了一次地方文獻理論的系統學習，了解到兄弟館的地方文獻工作經驗。
4、2 湖南人物資料等地方專題資料的網上宣傳
目前湖南的網站對地方人物、地方圖片、地方文史等方面的介紹都很單薄，而社會上對這些資料的需求量很大。我們在網頁上開辟了“湖湘人物”等有關資料的欄目，很快引起社會關注，湖南省政府信息中心建設的大型政府網站--湖南政府公眾信息網，數次前來洽談購買數據與合辦欄目事宜。我們還根據市場需求和館藏文獻量，從經濟效益、社會效益、國內外相近專題數據庫的開發情況等方面進行選題調查，準備合作或單獨開發《湖南地方圖片資料數據庫》、《湖南人物資料數據庫》等專題數據庫。這些數據庫建成后，既可作為中國數字圖書館資源建設工程的一部分，提供網上服務，又可根據具體情況制成光盤或編印成書。
通過建設“地方文獻長廊”網頁，我們在探索網絡環境下的地方文獻工作模式方面邁出了試驗性的一步。因受客觀條件所限，我們的做法不一定完善，有些還沒有經過時間的檢驗，我們期望得到專家和同行的指教，展開進一步的探討。
參考文獻
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〔出處〕 圖書館論壇2001（2）
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