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建立地方年鑒數據庫初探
（一）
地方年鑒是一種系統匯輯該地區一年度重要的文獻信息，逐年編纂且連續出版的資料性工具書。按其收錄信息的范圍，可分為綜合性年鑒和專業性年鑒。它除了具有工具書的收錄廣泛、編排系統、查閱方便等，還具有信息密集、資料權威、專業性強、反映及時、連續出版、功能齊全等優點，被譽為“集萬卷為一冊，縮一年為一瞬”。正是基于年鑒的這些鮮明的特色，對于了解本地區的歷史、地理、人文、社會、政治、經濟等方面的事件、最新動態、最新進展和準確翔實的數字統計資料、當代人物和書刊論文線索等具有不可替代的作用。它反映著當地區前進的步伐，發展狀況，具有戰略指南的作用。它可為各級領導了解和熟悉情況，研究制定規劃和進行決策提供全面、權威、精確、新穎的信息和依據；為政治宣傳、文化交流、經濟發展提供豐富信息；是科研、教學有學術價值的參考工具，有很高的開發利用價值和應用前景。
地方年鑒一般具有以下特點：
1．聘請專家撰寫，具有一定的權威性；
2．按專業分冊出版，集中反映當地支柱產業發展的基本情況，對當地經濟發展具有決策、參考、指南等信息咨詢作用；
3．由國家級出版社正式出版；
4．突出新意，資料性強，規范化，能達到科學性、思想性、資料性的統一，集史實性、信息性和知識性于一體，全面系統、翔實地介紹當地一年來在經濟、社會和農業各方面的發展概況；
5．提供各種事實、概況和統計數字等動態性信息，以數據形式為主；
6．各分冊獨立出版，內容不交叉重復。
（二）
系統地開發利用地方年鑒，首先要建立高質量的數據庫。機讀目錄數據庫是控制和處理文獻信息一個極其重要的現代化手段，是信息時代文獻書目信息存貯和利用的必然要求。它以檢索迅速，存取便利，既方便復制，又可以遠距離傳輸而贏得社會各界用戶的青睞。機讀目錄數據庫是文獻工作自動化的基礎，是文獻信息資源共享的先決條件，只有先建立相關文獻的數據庫，才有可能實現各項工作的計算機化，并通過計算機和數據庫高效、細致地揭示相關文獻信息資源，為讀者提供優質服務。
針對地方年鑒的特點，可按分冊建立數據庫。每個專業數據庫根據年鑒的數據特點可建立3種數據庫形式：事實數據庫、全文數據庫和書目數據庫。建庫語言采用Turboc（2．0版）或Foxbase（2．1 10版）＋關系數據庫語言，由于后一種語言具有編程方便，結構簡單，界面友好等優點，常作為編制管理系統軟件的開發工具。系統運行在PC、XT、AT等386以上型計算機上。
數據庫類型具體說明如下：
1、事實數據庫。數據庫的記錄內容為數據信息，此種數據庫為事實數據庫。事實數據是年鑒的一大特點，而且占有絕大部分篇幅，也是年鑒的重要內容。建立此種數據庫可提供事實數據，滿足對此方面檢索的需要，為制定本地經濟建設、社會發展等方面的方針政策提供全面、權威、精確的信息和依據，為政治宣傳、文化交流、科研、教學等方面的發展服務。事實數據庫與書目數據庫同屬于參考數據庫，它的作用即是提供參考性的數據信息，另外，對于數據可進行運算或排序等相應的處理。
2．全文數據庫。全文數據庫，即包括題名、著者、摘要、關鍵詞、正文、參考文獻和著作日期等數據的數據庫，另外還有形形色色的諸如樂譜、圖像、語言（音樂）等數據庫。在年鑒中文字部分占極小的一部分，但字字均具有檢索意義，為此不能只做書目信息。在現代社會，人們對數據庫的質量要求越來越高，作為參考指示性的書目信息已不能滿足讀者多層次的信息需求，而全文數據庫有其它類型數據庫不具備的優點：時差為零，數據一經入庫即能被讀者全文利用，這一點是全文數據庫最顯著的特點；避免了二次加工人為的差錯；讀者可通過檢索直接得到全文；簡化了文獻情報工作的建庫工作；數據的更新剔舊簡便易行；利于電子圖書館的建設等。因此，全文數據庫提供給用戶的是原文的全部數據，而且它能根據用戶的需要編制二、三次文獻或索引書目等高質量的信息，它的優點完全適用于年鑒的特點，由于它在信息化的社會中具有強大的生命力，為年鑒的進一步開發打下了基礎。
3、書目數據庫。它是把一本圖書、一篇文獻的內容特征和外部特征記錄在計算機載體上，按著錄條例進行規范，成為一組書目數據。它可提供諸如題名、著者、分類、主題等多方面的檢索途徑和編制各種目錄數據，它只能揭示文獻的有關信息，以及收藏的地點等，起到參考指示的作用。在年鑒的數據庫建設中，此類數據庫是最基本的信息存取方式，在實際工作中應用很廣泛。但隨著信息技術的發展，此種數據庫在進一步滿足人們的信息需求方面已顯示出它的不足之處，因此在年鑒建庫中要重質量不重數量。
（三）
系統開發前后有許多工作要做：
1、加強數據庫質量建設、在數據庫的建設過程中，數據錄入時要力求準確，寧繁勿簡，并定期進行檢查。只有這樣，才能達到一次錄入多次輸出的功能，才能使數據庫資源得到充分有效的利用。
2、對人員的要求。一般圖書館上機人員都是在職培訓之后上崗工作的，對于現有系統能維持現狀，如果讓其搞開發可能有困難，為此應加強人員計算機知識的培訓。
3、重視用戶教育。一個系統的開發成功后，在使用過程中可能需經一段時間的用戶培訓方能達到開發者的目的，因此向用戶普及數據庫知識以及計算機方面的知識是非常必要的，有條件的圖書館可編制用戶手冊。
4、利用數據庫產品加強對其宣傳報道，增強其社會影響。
參考文獻：
1 孔燕 高校圖書館年鑒的收藏與利用 山東圖書館季刊，1996（1）
2 范青等 年鑒---信息時代的寶貴資源 圖書館論壇，1996（4）
3 周士虎 試論建立大規模的全文數據庫 現代圖書情報技術，1996（3）
〔出處〕 圖書館論叢 1998（1）
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