淺談海南地方文獻數字化建設
地方文獻是記載一定區域內自然、社會和人群存在、發展變化及影響的特定文獻[1]。海南地方文獻作為海南省珍貴的文化和知識遺產,在海南省整個文獻資源中占有特殊的地位。由于它具有鮮明的地方特色,因此,對海南省的政治、經濟、文化教育的發展有著特殊的價值。它是海南人民長期以來精神生活和物質生活中的寶貴財富。一個地區地方文獻的積累越多將對該地區政治、經濟、文化的發展起著重要的促進作用。海南建省以來,地方文獻的收集、加工、整理和利用的工作上了新的臺階,地方文獻工作受到了政府的重視。但地方文獻整理工作的手段大多數還停留在手工操作的階段,地方文獻數字化的建設步伐較慢。隨著海南經濟文化的迅速發展,海南地方文獻數字化建設愈顯迫切。
1 海南地方文獻數字化建設的意義
在信息社會里,實現文獻資源的數字化,并使之成為Internet網上的一部分是社會發展的必然。建立“地方文獻數據庫”,是加快地方文獻信息資源加工處理速度和動態反映速度,擴大對外開放和開發利用程度的必不可少的手段,也是地方文獻資源服務于地方經濟建設的基礎,是實現信息資源共享的重要前提和有效方法。只有提供獨特的信息資源,才能充分體現這個圖書館存在的價值,在信息化社會中發揮出獨具特色的重要作用,才不會被社會發展所淘汰[2]。另外,無論是與發達國家相比,還是與本地區社會經濟發展對信息的需求相比,我國信息網上可用的數據庫十分缺乏,急待一個大的發展。因此,圖書館要根據自身的條件和優勢,充分利用地方文獻資源,開發反映地方特色的專題數據庫、多媒體數據庫等多種形式的數據庫,并使之成為網上信息資源的一部分,而不是被動地使用別人的信息資源,在建設中國特色的數據庫中有所作為。海南地方文獻一直伴隨著海南的歷史發展。在海南歷史的每一個發展過程都或多或少地給后人留下其發展過程的地方文獻。由于海南其地理位置和歷史上的行政劃分,使海南的地方文獻除了保留在本土外,許多文獻還散落在廣東、廣西、福建等省。因此,建立海南地方文獻數據庫,使海南地方文獻數字化,對搜集、開發海南地方文獻,促進海南地區的政治、經濟、文化的交流和發展具有重要的意義:
(1)它為海南省各級領導機關和有關部門在制定地方經濟建設和社會發展的方針政策、規劃和措施時提供地情資料和歷史借鑒,避免決策上的主觀性和盲目性,促進海南省的政治、經濟和文化的健康發展。
(2)為發展海南省地方特色經濟提供歷史資料。同時,根據史料了解海南各地區歷史上發生的災情,以利防災避災,挖掘地方資源,發揮地方經濟優勢,發展地方經濟。
(3)為開發海南旅游資源提供豐富的史料。海南省作為一個旅游大省,旅游業已經成為海南省的龍頭產業。海南省擁有豐富的自然景觀和人文景觀。對海南地方文獻進行數字化建設也是讓人們對海南的自然資源和人文資源有更多的了解,讓更多的人了解海南的風土人情,促進海南旅游事業的發展。
(4)為各地、各部門進行愛國主義、共產主義和革命傳統教育提供參考資料,弘揚地方文化,引發人們熱愛家鄉的思想感情和自豪感[3]。
(5)用先進的設備為海南人民保存地方史料,也為修志、編寫年鑒、地方百科全書的工作人員方便地檢索歷史的和現實的資料。(
6)海南地方文獻數字化建設是海南島作為智能島的組成部分,它體現海南島作為智能島的優勢和特色。
2 海南地方文獻數字化建設的現狀
海南省地方文獻工作可分為四個時期。第一時期:1950～1965年。解放海南后,當時海南隸屬廣東省,為廣東省的一個地方行政區。廣東省政府對海南行政區的地方文獻工作給予了高度重視。這一時期,廣東省中山圖書館(省立圖書館)大量地征集海南行政區各市、縣的地方志及其它的有關海南歷史、地理的文獻資料。至今廣東省中山圖書館依然保存著一套完整的海南各市、縣地方志;第二時期:“文革”十年。海南地方文獻工作處于停滯狀態;第三時期:1977～1987年。這一時期海南省地方文獻工作得到了迅速恢復。1982年文化部頒布的《關于省(自治區、市)圖書館工作條例》中對地方文獻的收集、整理和利用作了明確的規定。海南行政區各市、縣圖書館開始積極主動地征集、整理地方文獻;第四時期:1988年至今。這是地方文獻工作的發展時期。海南建省后,地方文獻工作得到了省政府的大力支持,各市、縣圖書館都有專款作為征集地方文獻的費用。海南省高校圖書館也積極參與了海南省地方文獻的工作。由于海南省高校圖書館很早就開始采用ＩＬＡＳ系統并在此平臺上建立中外文書刊數據庫。因此,他們在參與海南地方文獻建設的過程中就充分地利用了ＩＬＡＳ系統對地方文獻書目進行數據深度加工,通過數據庫建設,對館藏地方文獻資源進行全面的揭示,也為海南省地方文獻數據庫建設打下堅實的基礎。海南省至今尚未有省立公共圖書館,而各市、縣公共圖書館的資金、設備和人才都比較匱乏,盡管征集了大量的地方文獻,但無力對征集到的地方文獻進行深加工,使之成為二、三次文獻,充分利用其價值。海南省各高校圖書館擁有一批高素質的專業人才,具有對信息收集整理、分析加工的能力。在信息數字化的進程中,海南省主要的高校圖書館具備了各種現代化設備,如服務器、計算機、多媒體制作設備、網絡設備等。建立了校園網、寬帶網。就海南大學圖書館而言,現有2臺服務器,40多臺終端機,微機近百臺,讀者可任意進入海南大學校園網,通過中國教育科研網(ＣＥＲＮＥＴ)相連接,從而隨時檢索到國內外的任何信息資料。高校圖書館征集的地方文獻較公共圖書館少,而且他們沒有公共圖書館在征集地方文獻方面的“天時、地利、人和”。目前,各高校圖書館正努力做一些專題數據庫。如:海南大學圖書館正承擔《海南旅游資源全文數據庫》的建設,該數據庫將收集古今中外有關海南旅游方面的文獻,并將其整理、加工、建庫;海南師范學院承擔著《海南古籍文獻書目數據庫》的建設,該數據庫將方便人們查找海南的古文獻;瓊州大學承擔《海南少數民族風土人情數據庫》的建設,該數據庫使人們進一步了解海南少數民族的文化。但各高校圖書館各自為政,缺乏統一的安排和協調,所建立的海南地方文獻數據庫內容也顯單薄。如何把海南省各市、縣圖書館征集的地方文獻與高校圖書館擁有的技術力量結合起來,有計劃、有步驟地建立一個較完整的海南地方文獻數據庫,值得探討。
3 對海南地方文獻數字化建設的建議
3.1 政府重視,統一領導
海南地方文獻數字化建設是一個系統工程。因為地方文獻數據庫建設要依靠眾多單位的合作,統一標準便成為十分重要的問題,它直接影響到資源庫的制作質量和查詢服務效果。因此,這項工程必須引起省政府及各級市、縣政府領導的高度重視。省政府應該組織一個海南地方文獻數字化建設協調小組,小組成員由政府官員、地方文獻學專家、信息學專家、計算機專家等組成,建設小組主要負責制定地方文獻數字化建設的總體方案,協調分派建庫單位的征集地方文獻工作,對地方文獻建庫單位的建庫質量進行監督。從文獻組配、數據處理、信息質量、網絡進入等各方面制定出一系列統一的工作標準。避免重復勞動,使海南地方文獻數據庫標準化、規范化。
3.2 首先建設好海南地方文獻書目數據庫
建設海南地方文獻數據庫,首先要集中力量建立海南地方文獻書目數據庫,這是建設海南地方文獻數字化的基礎性工作。目前,海南省還沒有編制一套本省的館藏地方文獻書目。即使一些市、縣及高校圖書館編制了某地區的館藏地方文獻書目,也沒有建立完整的、系統的全省地方文獻聯合目錄。因此,首先要建設海南地方文獻書目數據庫,同時根據我省經濟建設和社會發展的需要,分期分批地建設一些有較大政治影響和經濟效益好的專題地方文獻數據庫。
3.3 突出重點,注意地方特色
海南地方文獻數字化的建設要強調突出重點,注重地方特色,使有限的經費只用于具有地方特色的文獻資料數字化建設上。目前海南各高校建設的幾個地方文獻數據庫都很有特色,體現了海南高校圖書館對地方文獻數字化建設的決心。筆者認為,海南大學圖書館能夠結合海南地方重點發展的產業來挖掘海南地方文獻中的旅游資源,并將之建庫,是一個作為專題地方文獻數據庫的成功例子。
3.4 邊建庫,邊開展地方文獻的咨詢服務
地方文獻的數字化建設是一個長期、艱苦的工作,它將永遠不斷地建設下去,因此,它需要在建設的過程中不斷地開發其自身的資源,充分、有效地利用其資源。文獻資源也只有通過傳播和利用,在現實中產生經濟效益和社會效益,才能實現其真正的價值。這也是實現海南地方文獻數字化的真正目的。
3.5 由共享到共建海南地方文獻數據庫
實現地方文獻信息資源網上共享,是數字化進程的重要步驟和過程,只有將自己的數據庫在網上發布,才會達到資源共享。我們知道,海南地區各個職能單位每年都編纂一些地方文獻。如:海南各縣志、海南年鑒、海南統計年鑒等。如果這些編纂的地方文獻都數字化,在網上實現共享。那么,海南地方文獻數字化工作就會全面地展開,在統一領導、互相協調的基礎上真正實現共建、共享。
3.6 補漏、補缺海南地方文獻數據庫,對現有的數據庫及時更新
除了以上幾所高校的建庫外,如海南各縣志的數據庫、海南族譜數據庫、海南海洋數據庫、海南地理數據庫、海南特產數據庫、海南人物傳記數據庫等尚未建設,根據海南省的發展情況應及時補上。對已經建成的數據庫,數據的更新必須及時。
3.7 選擇優質的建庫軟件
數據庫建設是一項龐大的信息工程,存在一個不斷補充、不斷完善的漸進過程。不管是建立文摘數據庫,還是全文數據庫,都必須高起點,在應用軟件的選擇上,最好選用那些技術成熟、標準化程度高的軟件。目前金勝橋、清華同方的ＴＰＡ,它們可以使海南地方文獻在網絡上真正實現共建、共享。缺點是使用軟件的價格太貴。因此,政府應在資金方面給予大力支持。
3.8 數據庫的安全防護
任何數據庫的建設都要考慮到安全性。因此要采取各種保護和防備措施避免地方文獻信息開發工作中針對文獻數據、系統運行及其他內外部技術或非技術性故障,注意防范在網絡運行中各系統間、網絡間的日�；瘑栴}。要經常強化內部的嚴格管理,制定有效的工作制度,加強責任心教育,配備可靠的技術力量,搞好日常維護工作。同時,要堅持嚴密的技術安全監控,不斷提高自身的防護能力[4]。加強安全制度建設,學會用法制手段來保護自己。技術上要保持相對優勢,從而能有效抵御不速之客的隨時入侵。
3.9 加強工作人員和用戶的培訓
開展多形式、多層次的地方文獻業務工作培訓和學術研究活動,普及地方文獻知識,學習專業技術,提高圖書館對地方文獻工作的認識,逐步培養一支具有一定思想素質和理論水平,具有一定專業知識和工作能力的圖書館地方文獻的專業人才隊伍。定期舉辦地方文獻學術研討會和業務培訓班,更新知識結構,學習計算機知識,提高現代化技術水平,從而推動地方文獻的理論研究,使圖書館地方文獻工作向更高水平發展。同時,加強用戶對地方文獻數據庫的使用培訓,使用戶懂得更多的檢索途徑和掌握先進快捷的檢索手段,使海南地方文獻數據庫充分發揮作用。
4 結語
利用現代信息技術開發利用海南地方文獻資源,加強海南地方文獻數字化建設,建立海南地方文獻數據庫,是海南地方文獻工作發展的必然趨勢。我們已經迎來了信息時代,海南地方文獻工作要按照時代的要求和自身生存發展的需要,根據海南省的省情,利用信息技術,走出一條有海南特色的,能促進海南地方文獻資源開發利用的發展道路。
〔出處〕 華南熱帶農業大學學報2003（3）
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