地方文獻收集與管理的思考

關于地方文獻收集與管理的思考

地方文獻是某一地域內自然現象、社會現象以及人的群體活動方式的記錄,是地方文化的沉淀,也是人們認識某一地域的工具。它反映一個地域的經濟、政治、科技、文化等方方面面,以各種載體形式記載,在社會高度信息化的今天,具有其它文獻不可替代的作用。地方文獻工作則包括對地方文獻進行收集、加工、整理、開發和利用的全過程。

近年來地方文獻工作受到各地公共圖書館普遍重視,促進了地方文獻的建設。但日漸成熟的網絡環境和不斷發展的社會經濟,給相對封閉和固定的地方文獻工作思維、管理模式、服務方式等提出新的挑戰。部分圖書館由于條件限制或觀念束縛,投入地方文獻建設的人力和資源仍顯不足,地方文獻的收集與管理尚處于不平衡發展狀態,阻礙了地方文獻工作的發展。因此,地方文獻工作者應勇于開拓,善于創新,以新的思維去探索、開展地方文獻工作,使地方文獻的收集和管理齊頭并進,充分發掘出文獻的價值。

1 因地制宜,廣開渠道,構筑地方文獻收集保障體系

1.1 全力爭取政府支持,加大宣傳力度

地方文獻工作的地域特征,決定了地方政府成為開展該項工作最合適的組織者。所以,全力爭取當地政府的支持,利用政府的管理體制來掌握地方文獻出版信息,征集地方文獻,才能保證收集到地方文獻的數量和質量。此外,充分利用廣播電視、報紙、網絡等媒體,發動宣傳攻勢,讓社會各界都來了解和關心地方文獻工作,地方文獻的重要性深入人心,從而踴躍捐贈,將令收集到的地方文獻更為全面系統。以順德圖書館為例,由于積極爭取到當地政府的支持,由政府向當地各企事業單位下發征集地方文獻的文件,明確規定凡新出版地方文獻均有義務向圖書館免費提供,較好地保證了該館地方文獻的來源。順德圖書館還與當地宣傳部建立長期合作,由宣傳部定期向圖書館提供地方文獻的出版動向和目錄,使圖書館能第一時間全面了解地方文獻的出版動向,開展收集工作。宣傳方面,順德圖書館利用其網站發布地方文獻征集公告,并和當地報社、電視臺合作,適時發表、播出相關報道,地方文獻收集工作得到大眾理解,面對征集時也更為合作。

1.2 主動上門收集,建立地方文獻提供者檔案

地方文獻具有分布廣泛、種類繁多、載體多樣的特點,收集工作有較大難度,僅依靠政府、宣傳以及社會的主動捐贈還遠遠不夠。公共圖書館有必要在掌握地方文獻的出版發行情況后,主動上門拜訪,以“走出去,請回來”的方式,掌握地方文獻收集的主動權。地方文獻提供者往往在行業、文化程度、年齡、提供頻率上具有某些群體特征。因此,建立地方文獻提供者檔案,記錄聯絡方式,分析提供渠道和規律,與提供者保持長期的合作關系,有利于地方文獻的收集。圖書館征集到地方文獻后,應及時向提供者送發收藏證書,對提供者表示致謝,對其支持地方文獻工作給予肯定。

1.3 分工合作,確保地方文獻特色鮮明

地方文獻是隨時代的發展和地域的變遷而演變的。相鄰地區圖書館、同一地方的各級圖書館、同一圖書館里的工作人員在收集地方文獻的過程中應加強聯系和溝通,組織協調,分工合作,各有側重,互通有無,資源共享。各館都將地方文獻工作落實到專人,分工協作、各司其職。這樣地方文獻的收集保障體系和網絡得以形成,既保證了地方文獻收集渠道的暢通,減少了文獻收集的盲區和遺漏,又避免了重復建設。圖書館根據本地區的歷史文化狀況、產業結構、地域特征等制定地方文獻的收藏重點,確保收集到的地方文獻具有濃郁的地方特色,亦十分重要。畢竟要收集包羅萬象、面面俱到的地方文獻是不現實的。如順德地處珠江三角洲腹地,其地方文獻收藏重點為嶺南水鄉文化和日新月異的現代化發展,包括文學、藝術作品、嶺南園林、粵菜、粵劇、龍舟、自梳女以及城市化建設、家電、家具、花卉等,使地方文獻成為該地風貌的真實再現。

2 妥善保管,合理開發,提升地方文獻利用價值

2.1 改善存放條件,加強對地方文獻的保護

地方文獻的保護是開發和利用的基礎。地方文獻有圖書、報刊、照片、手稿、音像制品甚至古籍等眾多載體形式,這就注定保護文獻的方法措施的多樣性。圖書館一方面要添置現代化設施,不斷改善存放條件,針對載體的不同特點,分門別類地存放和排架;另一方面則要鉆研保護技術,注意文獻的防潮、防蟲,盡力修復,盡量避免使用復印機復印,使文化瑰寶完好地流傳后世。

2.2 選用適當的管理系統,采用先進的技術手段

“工欲善其事,必先利其器。”地方文獻工作者應想方設法爭取資金,積極創造網絡條件和網絡平臺,根據自身情況,購買或開發地方文獻管理系統軟件,實行對地方文獻的網絡化系統管理。條件許可的情況下,選用管理系統的原則為系統規范、功能齊全、操作簡單、易于維護且經濟實惠。順德圖書館就根據實際,充分采用數據庫技術、多媒體技術、互聯網技術和分布式應用處理技術等先進技術手段,與軟件公司合作開發了一套“地方文獻管理系統”。該系統是一個較綜合的地方文獻管理軟件,可實現對各種載體文獻編目、館藏登記、分類檢索、文獻和工作量統計、文獻提供者資料管理、全文數字化加工、網頁發布、網上查詢等功能。系統投入使用后,對地方文獻的管理和查閱更得心應手。

2.3 建立并開發利用地方文獻數據庫

地方文獻館藏信息的網絡化是圖書館信息資源建設的重要內容,也是圖書館為讀者提供文獻信息服務的前提。要實現館藏信息的網絡化,先要實現館藏信息的數字化。所以應首先對地方文獻館藏信息進行數字化加工,建立完整而規范的文獻目錄數據庫,為系統管理地方文獻創造條件。建立地方文獻目錄數據庫時,要嚴格著錄格式,采用統一的分類主題標引。

地方文獻資源管理的基本任務就是地方文獻資源的開發和利用。提高信息加工深度和綜合處理水平,更好地為讀者服務,是網絡環境下圖書館地方文獻工作的重要內容。建立地方文獻數據庫勢在必行。要選定專題,由小到大,從簡單到復雜,將散見于地方文獻中相同的、相近的和相關的零星資料匯集起來,將地方文獻數字化,建立專題數據庫,供讀者檢索使用。這樣不僅能發揮地方文獻資源的效益,也有利于地方文獻的保存和保護。建立地方文獻數據庫與收集地方文獻一樣,要有鮮明的地方特色。數據庫要能反映當地的概況、統計數據、招商引資和產業動向、旅游信息等等。順德圖書館陸續開發了《家用電器》、《信息文摘》、《決策參考》、《順德文體》、《順德歷史名人錄》、《順德邑賢錄》等地方文獻數據庫,放置于網站上,既方便讀者遠程查閱,又提升了文獻的利用率和價值。

3 雙管齊下,不斷創新,推動地方文獻事業走向輝煌

綜上所述,地方文獻工作是圖書館業務中要求比較全面的,從文獻的采集、加工到開發、利用,涉及到圖書館業務的各個方面,這對地方文獻工作者提出較高要求。地方文獻工作者應該加強業務知識和服務技能的鍛煉,重視并抓好地方文獻的收集與管理,雙管齊下,不斷創新。只有在收集和管理好地方文獻后,才能活躍地方文化氣氛,以文獻收藏帶動文獻研究,以文獻開發促進文獻利用,把圖書館建成地方文獻收藏中心、地方文化活動中心、地方信息檢索中心和鄉土教育培育中心,進而推動地方文獻事業走向輝煌。

〔出處〕 圖書館工作與研究2003(5)

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