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電子文件帶來的挑戰與對策——試談電子文檔的規范化管理
摘要:1、電子檔案與紙質檔案,有著截然不同的區別,電子文件的內容不僅易于變化,而且失去了固定的形式,對電子文檔管理的管理理論體系、人員素質和管理技術等層面帶來諸多挑戰。2、解決存在問題的思路與對策。一是對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。二是了解和把握電子文檔管理的特殊性和發展趨向,即信息內容數碼化、文檔管理現代化、文檔處理一體化、檔案信息情報一體化。三是以人為本,提高文檔管理人員“含金量”,鍛造復合型人才資源。
關鍵詞:電子 文檔 管理 挑戰 對策
國務院及國務院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質紅頭文件,并對重要文件和統計數據分別以政報、匯編等形式對外權威發布。我國發達地區比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件,開創了我國文檔管理新理念的先河。
電子文件是能被計算機系統識別、處理,并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上,并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態,只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來,使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息,都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被政府機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用,成為勢不可擋的潮流。
電子文件的優越性在此不再一一贅述。如何利用和保護電子文件和電子檔案工作已經成為文檔戰線思考和急待解決的問題。
一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰。
(一)電子文件的內容不僅易于變化,而且失去了固定的形式。
一是電子文件易于修改,而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多,從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責,有時他只不過制作一個“窗口”,將必要的信息集中在一起,并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來,也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別,無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”。三是電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代,迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”,這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。為了保證電子文件的可讀性,常常需要加以轉換。因此,長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲載體,根據利用需要,人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件,還需要定期進行復制,轉換載體,以防止信息損失。一份電子文件沒有了固定的載體,也就無法通過載體來判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出,無法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術還不普及,我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名,也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。①
(二)電子檔案管理的困難性。
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理,絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形式、存儲、傳輸、檢索、利用等技術,就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理,更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節,無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性,無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔,也就不可能采取一切必要的技術和措施,長期保存電子檔案,使人類活動的真實記錄不遭受損失。所以,我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員,都能管理電子檔案;也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的工程人員,都可以管理電子檔案。
對于電子檔案的開發利用,將會出現一系列新問題,如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性?又如電子檔案利用場所,是允許上網利用?還是只限于在檔案館(室)的借閱系統?還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國利用問題等等。
二、解決存在問題的思路與對策。
(一)對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。
電子文件的上述特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性,需要為這建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說,只要它的內容確確實實是當時,由原作者撰寫或制作出來,此后從未修改過,我們就應該承認它是原始的,盡管它沒有固定的載體,沒有實在的物理形態,甚至因轉換而失去了原來的格式。②這種“原始性”概念與紙質文件原件的區別主要在于,它拋棄了文件形式上的原始性,即允許文件載體、字跡、格式等表現形式發生變化,僅以文件中所含信息的真實、準確,即內容的原始性為唯一標準。根據現代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要,建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的,它將是電子文件轉化為電子檔案,全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根據,是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎。
(二)尋找文檔管理創新的理論支持。
文件運動周期理論,又稱文件生命周期理論,是指導文件從其形成到轉化為檔案直至消亡的整個發展變化過程及其運動規律的理論。這一理論的基本含義主要可概括為:從現行文件到檔案是一個完整的運動周期;這一整個運動周期因其特點和作用不同而區分為不同的運動階段;針對各個不同運動階段的特點,應采用相應的管理方式。文件運動周期理論,是檔案學的基本理論,它普遍流行于歐美檔案學界。③近幾年來,我國有的檔案學者開始對這一理論進行宣傳介紹和研究工作,逐漸在我國檔案學界引起重視。了解和熟悉這一理論,認識和掌握文件轉化為檔案全過程的規律及各個階段的特點和作用,對進一步科學地管理好文件和檔案有著重要意義。
文件運動周期理論告訴我們,從現行文件到檔案是一個統一的、前后銜接的過程,將這樣一個有機聯系的整個過程納入一個統一的管理系統之中產生文件和檔案的一體化管理是理所當然的。所謂一體化,并非去抹煞不同運動階段文件管理的特點,而是要求在一個統一的系統之內,有統一的控制中心,統一的工作制度,統一的、前后各有特點又互相銜接的工作程序。也就是說對原來相隔在文書和檔案兩個工作部門,且相對獨立,但又有不少具體工作環節互相雷同和重復的兩個管理系統,真正從組織制度和工作程序上結合在一起,成為一個統一的管理體系。這樣就能從文件的形成時起對其運動的全過程進行比較全面、有效和統一地控制,既精簡了工作程序,減少了不必要的重復勞動,又能避免因現行文件管理不善致使檔案部門有可能收集不到系統、完整檔案的弊端,提高了案卷質量,達到了以較小的耗費取得較大的效益的目的。
(三)充分了解電子文檔管理的特殊性和發展趨向。
電子檔案與紙質檔案,有著截然不同的區別,這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性,并表現出發展的趨勢和方向。
一是信息內容數碼化。電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息,按照一定的格式轉換為數碼或符號,進行存儲、傳輸。通過相應的軟硬件技術還原后才能知曉。
二是文檔管理現代化。這兩者的核心問題又是在現行文件管理和檔案管理中應用電子計算機。當文件制成并進入現行階段,文書工作人員便依據文件運動周期理論和統一的程序、標準將文件信息和有關數據輸入計算機,同時完成對其分類標引、主題標引,并經過計算機的數據處理程序,自動轉換成具有檔案管理特征的信息資源。然后根據需要自動形成各種形式的,具有檢索、統計、編研等有實際利用價值的二次檔案信息,實現一次輸入,多次、多種形式輸出的目的,并為下一年初的調整立卷奠定可靠基礎。同時,也為檔案部門深化管理提供了必要的物質條件。計算機文書處理與檔案管理統一系統的建立,加強了部門之間的橫向信息聯系和縱向的深化管理,使檔案部門可以及時對每一處理完畢的文件材料實施標準化監督和業務指導。它保證了文書處理過程和檔案標準程序的同步實現,從而大大地減少了的手工管理的重復勞動和工作環節,提高了工作效率和質量。
三是文檔處理一體化。電子文件、電子檔案和電子計算機軟硬件技術及相關設備,有著密不可分的
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關系。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應軟件和設備。在電子文件設計形成階段,檔案人員就要參與設計,進行指導,使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔,并能進行統一管理和長期保存;同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景、設計思想、數據形式、以及相應的電子計算機軟硬件技術等。電子文件形成后,在使用過程中,檔案人員要參于對其管理,熟知在使用過程中發生的各種情況,并進行積累。要及時按檔案整理、鑒定的有關要求,對電子文件進行整理、鑒定、歸檔。否則長時期不過問,相關技術發生了變化,設備陳舊或更新,原來的電子文件,在新的條件下必然讀不出來,這樣人類活動的真實記錄就可能遭受損失。從管理方面看,電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者,電子檔案的管理者,要通力協作,才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此,在電子文件時代,文檔一體化管理,勢在必行。
四是檔案信息情報一體化。二十一世紀是電子時代。辦公室工作的自動化和文件檔案管理的現代化,人們迫切需要社會信息“資源共享”,于是檔案與文件管理的一體化及檔案、圖書、情報工作一體化的發展趨勢更加突出。檔案與圖書和情報同為社會信息資源,在信息管理上具有許多共同點,所以檔案工作與圖書工作和情報工作實行一體化管理也是具有共同基礎的。隨著人們對檔案、文書、圖書和情報等綜合文獻信息需要的日益增長。以及世界范圍內要求信息“資源共享”的新趨勢,社會要求綜合信息實行一體化管理。同時,以電子計算機為中心的現代科學技術,也為“兩個一體化”管理提供了技術保證。
五是保管保存技術化。電子檔案的保存要比紙質檔案保存復雜的多。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等,這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息,而且還要保存相應的軟硬件技術及背景信息和元數據等。電子檔案所依賴的電子計算機發展很快,設備不斷更新,軟件技術日新月異;其存儲載體性能也不甚耐久,磁性存儲載體常有退磁、粘連等現象,光盤也有矯變和保護膜遭受劃傷等現象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素,需要電子檔案的管理人員認真對待,并且要有一套整的對策、技術和措施。
三、探索文檔管理規范化的路子。
(一) 合理舍取,充分借鑒紙制檔案的管理標準。
在我國,紙質等載體檔案有一套較為完整的管理標準,這些標準是長期實踐經驗的總結,它是在紙質等載體檔案管理現代化的迫切需要下,近十年來才完成的。這些標準的條文,在電子文件歸檔及電子檔案管理的過程中,可能只有部分適用,甚至完全不適用。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程,與紙質等載體檔案截然不同,所以一開始就充分注意到電子檔案的各項管理標準、法規、制度的建立,以防有長期保存價值的電子文件在形成、使用、歸檔過程中,遭受損失。但制定電子文件及電子檔案的管理標準,難度很大。因為我們沒有這方面的長期實踐經驗,而電子文件所涉及的技術和設備又在不斷地發展和變化。我們只有根據我國的實際情況,用認真研究來彌補我們的實踐少、經驗不足,同時也可借鑒國際上有關標準和發達國家的經驗,盡快地制定出我國有關電子文件及電子檔案的管理標準、法規和制度。近年來,我國檔案部門和研究機構針對文檔管理進行了深入的探索,逐步摸索出了電子文檔管理的“雛形”。制定出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》,針對電子文件進行了定義、電子文件的收集范圍、收集積累要求、收集方法、電子文件的整理、電子文件的歸檔包括歸檔范圍、歸檔時間、電子文件及相關數據設備的檢測、有效性和完整性鑒定、保管期限的劃分、電子檔案的移交與保管都作了詳細的規定。這就為文檔管理規范化奠定了基礎。
(二)以人為本,鍛造復合型文檔管理人才資源。
在電子時代,電子檔案的實質是技術工程;電子檔案管理,實質是一項檔案技術工程的管理。“五化”的發展趨勢,要求檔案專業人員必須成為既能從事現代文書的處理和檔案的管理,又能從事檔案、圖書、情報等綜合信息的管理。文檔管理管理人員既要掌握本專業的基本理論和基本知識外,要求管理人員既具備檔案管理基礎知識,熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法;又要熟練掌握微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信技術等。還要學習文書學、圖書館學和情報學的有關知識。
鼓勵和支持文檔工作者提高自身素質,提高自身“含金量”,才能適應文檔工作的需要和文檔事業的發展要求。
參考文獻:
①、②國家檔案局,《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》,中國檔案出版社1999年第1版, P29.P123.
③易炳炎、苗壯主編,《檔案學概要》,甘肅人民出版社1998年第1版,P270.
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