網絡時代文秘人員的溝通意識及用E-mail溝通的方法

網絡時代文秘人員的溝通意識及用E-mail溝通的方法

網絡時代文秘人員的溝通意識及用E-mail溝通的方法
　　
　　口龍志鶴
　　
　　一、網絡給文秘人員的溝通方式帶來巨變
　　
　　案例：高秘書在廣州某外資企業任職，每天起來第一件事就是打開手提電腦，首先上網查看自己的電子郵箱，并瀏覽公司公告板上一天的工作安排，然后根據已經安排好的工作日程和領導指示在本公司的BBS上發布該日重要工作事項的通知，或者用電子郵件把那些要提醒領導的信息發往領導的郵箱。
　　
　　像高秘書那樣利用網絡工作近些年人們已經司空見慣，也是大勢所趨。現代網絡環境下的文秘工作正在悄悄地發生革命性變化，網絡給文秘人員的溝通方式帶來了巨大變化。
　　
　　首先，網絡提高了文秘人員溝通的質量和效率。文秘工作的網絡化使得文秘人員能夠快捷地與外界交換信息。網絡資訊服務、搜索引擎、網上銀行、網絡視頻、郵件服務等為文秘工作提供了豐富的資源，大大方便了文秘人員的工作，提高了文秘工作的效率。例如網絡溝通中搜索引擎的使用，不僅使傳統搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決，而且文秘人員通過網絡掌握了大量信息，真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，這就使得信息處理事務和參謀輔助工作得以落到實處。在信息發布方面，組織的通知、規章制度等以往通常必須印成書面材料，張貼出來或散發下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，現在通過網絡特別是局域網溝通，一些重要情況的通報和上級指示精神的傳達，通過信息渠道當時、當天即可完成，不僅節省了成本，而且提高了效率。
　　
　　其次，網絡實現了文秘人員溝通的新跨越。文秘人員不僅利用網絡能收發電子郵件、了解相關新聞，而且能運用Office軟件和其他實用軟件來溝通和傳遞信息。例如，QQ、MSN、郵箱和BBS這些網絡溝通資源方便快捷，其豐富多樣的功能極大地提高了辦公效率。另外，多媒體技術融計算機、聲音、文本、圖像、動畫、視頻和通信等多種功能于一體，文秘人員利用多媒體技術與辦公自動化、圖像處理技術、動畫制作技術、音頻技術、視頻技術、多媒體擴展設備、Word文字處理技術、Excel表格處理技術、Powerpoint演示文稿制作等相結合，可大大提高文本處理、信息溝通的質量。
　　
　　再次，網絡促進了文秘工作方式的變化。網絡溝通使得傳統的抄抄寫寫式的工作方式受到極大沖擊，文秘工作方式就要與之相適應。例如，處理信息時，文秘人員在辦公室就能從計算機中調閱所需的信息資料，閱讀電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領導人通過計算機發出的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理。辦會時，傳統的會議往往在會議室、辦公室或其他某個特定的會議場所舉行，隨著網絡的發展，各種通訊技術的運用，與會人員足不出戶，就能通過網絡會議參與會議的整個過程；通過電視會議系統，不出差即可參加地區性或更大范圍的會議。使用移動通信和網絡，文秘人員可隨時同外出的領導和工作人員保持聯系，可大大減少出差人員和出差費用。
　　
　　最后，網絡促進了文秘工作職能的擴展。隨著網絡的發展，文秘工作的內容與以往相比有了很大的擴展。如視頻會議中，需要秘書人員處理各種技術難題和通訊設備的連接問題。又如，把本單位的簡介和發展概況等放在網站上供公眾查詢、及時有效地收集本單位的最新信息并在網上公布、定期編制簡報、、匯總階段性成果并在網上發布等，往往成為文秘人員的重要工作。
　　
　　二、網絡溝通時代文秘人員應具備的意識
　　
　　一是要意識到有更多的智力補償性任務有待自己去實施與完成。網絡的飛速發展，新型辦公設備與軟件的使用，，使得文秘人員的手工勞動大大減少，智力方面的事務不斷增多。由于領導沒有太多的時間和精力了解這些設備與軟件的用法，這就需要文秘人員花大力氣去學習并掌握這些設備與軟件的用法，以便隨時為領導提供智力服務。
　　
　　二是要意識到有更多的服務方式和服務范圍有待自己去開拓。隨著網絡的發展，文秘人員可以憑借各種辦公設備與軟件為領導服務，服務方式多種多樣，服務范疇更加廣泛。文秘人員要密切關注當代科學技術的發展狀況，更加敏銳地發現辦公自動化的新產品新成果，不斷地收集資料并歸納總結，找出有參考價值的信息，及時提供給有關領導，作為領導決策的參考依據。
　　
　　三、文秘人員利用電子郵件溝通的方法
　　
　　收發E-mail，對E-mail做及時處理，已成為文秘人員日常工作的主要任務之一。目前，越來越多的單位已將電子郵件作為正式公文來管理，檔案的管理已不僅限于各類紙張文檔，也包括各類來往的電子郵件。E-mail的溝通，本質上仍然屬于書面文字語言的溝通。書寫電子郵件時，措辭要得體，特別要注意自己的地位與角色。文秘人員接收和發送電子郵件似乎很簡單，但在發送E-mail的過程中，經常會遇到上傳文件的特殊情況，這需要文秘人員掌握一定的方法技巧。
　　
　　（一）上傳有特殊要求照片的方法
　　
　　用數碼相機等數碼設備拍攝的高像素圖片，因容量比較大，要直接把圖片傳到網上很不方便；如果對方對所傳照片有大小尺寸的要求，就需要對圖片進行壓縮。例如，要求照片寬480x高640，大小≥30KB且≤60KB，文件格式為“jpg”，就可以利用以下幾種方法來處理。
　　
　　方法一：利用Windows自帶“畫圖”工具來完成。
　　
　　用鼠標選中需要處理的照片，單擊鼠標右鍵彈出菜單，并點擊選擇“編輯（E）”，即用“畫圖”工具打開該照片。點擊“圖像一拉伸和扭曲”，彈出“拉伸和扭曲”對話框。在“拉伸”單元中，可按“水平”和“垂直”的要求調整照片。如值設置為“30%”，然后，點擊“文件-另存為”，出現“保存為”對話框，只須選擇要保存的圖片為“jpg”格式即可。
　　
　　方法二：采用使用廣泛的ACDSee軟件來實現。
　　
　　這種方法速度快，操作簡便。一般系統都會自帶ACDSee軟件。
　　
　　首先用ACDSee打開要修改的圖片，單擊“工具-轉換格式”，在“格式”框選中“jpg”格式，再點“選項”設置好轉換后文件的輸出路徑，點擊“確定”完成轉換。
　　
　　然后用ACDSee打開要修改的圖片，單擊“工具一調整大小”。在“像素”處設定“寬度”和“高度”的像素值，這個數字由你確定，數字越小，輸出的圖片就越小，再點“選項”設置好轉換后文件的輸出路徑，點擊“確定”完成轉換。
　　
　　方法三：使用光影魔術手、美圖秀秀（美圖大師）等電腦軟件來實現。
　　
　　這些軟件往往具有圖片特效、美容、飾品、邊框、場景、拼圖等功能，可以做出影樓級照片，還能做非主流圖片、閃圖、QQ表情、QQ頭像等。以光影魔術手為例：
　　
　　打開光影魔術手軟件→打開所需要編輯的圖片→點擊工具欄上的“縮放”按鈕一輸入新的圖片像素→點擊開始縮放→縮放完成后點擊保存→點擊估算大小，可得知圖片現在的大小（如果不滿意可重新編輯）。
　　
　　（二）按要求“啟用宏”來填報有關內容并上傳的方法
　　
　　文秘人員尤其是科研教學秘書，經常要為領導網上填報有關內容并上傳。以教育部科研項目的申報為例，對方往往要求把Word或Excel宏的安全性設為“中”。
　　
　　文秘人員為什么要設置和啟用宏？設置了宏，上傳文件時，就會自動防護文件病毒，同時宏程序如果不啟用對方無法打開文件。因為宏會控制文件的相應格式，如果不啟用宏，文件的格式將無法上傳，對方接到的文件將不是你所設置的格式，將會對文件內容產生影響，因此上傳文件時必須啟用宏。
　　
　　首先要進行宏安全性設置。方法是：在“安全性”對話框（Word2003：“工具”菜單，“選項”命令，“安全性”選項卡，“宏安全性”按鈕）中控制安全級別。安全級別有四個：“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的報表、文檔要求宏安全級是“中”。使用此級別時，無論何時打開包含宏的工作簿，Word或Excel都會顯示一個對話框，詢問您是否要啟用宏。單擊“啟用宏”則打開文檔或工作簿，并允許在文檔或工作簿中運行宏。
　　
　　Word2007和Word2010用戶，點擊Word左上角“安全警告”處“選項”中的“啟用此內容”即可。
　　
　　四、利用E-mail溝通管理時應注意的事項
　　
　　E-mail可能成為有意或無意泄漏機密的主渠道。據調查，美國大約3/4的大型企業利用特殊軟件檢查員工的電子郵件，防止泄漏公司機密。為此，文秘人員在管理電子郵件時首先要預防電子郵件病毒。計算機病毒可以通過網絡尤其是電子郵件迅速傳播，危害很大。對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用殺毒軟件查殺郵件病毒。同時，要注意以下一些事項。
　　
　　第一，盡量使用專門的郵件管理程序。現在某些網站提供的免費郵箱服務主要供個人使用，用于辦公業務則不太安全且不太方便。而專用的電子郵件管理程序可以在離線狀態下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再單擊“發送”按鈕自動發出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發工作完成后自動斷線。所以在線時間全部是在傳輸信件，效率將大大提高。
　　
　　第二，正確設置E-mail軟件。正確設置E-mai軟件，如使用Outlook，OutlookExpress等軟件提供的“收發郵件后自動掛斷鏈接”、“掛斷前提示是否要掛斷”等功能，郵件收發結束就會自動斷線。
　　
　　第三，多申請幾個來自不同站點有著不同用途的免費郵箱。例如，用一個郵箱專門收取私人信件，—個郵箱處理公務信函，一個郵箱收訂電子刊物等。
　　
　　第四，及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物。如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，要及時取消訂閱，不然電子郵箱會塞滿各種無關信息。
　　
　　第五，公共場合盡量少填寫個人信息。在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡可能少填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。
　　
　　第六，及時整理郵箱。檢查郵箱并及時刪除已經下載的郵件，刪除尚未閱讀但確信無用的郵件，以節省時間和郵箱空間。
　　
　　第七，注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存。當在公用的計算機上收發電子郵件后，應該清除瀏覽器中的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。
　　
　　參考文獻：
　　
　　［1］周賀來，連為民．辦公自動化實用教程［M］．北京：高等教育出版社，2010.
　　
　　［2］蔡超，秘書網絡實務［M］.北京：高等教育出版社，2005.
　　
　　［3］郭建慶．秘書導論［Ml.北京：高等教育出版社，2008.
　　
　　［4］黃若茜，陳瓊瑤，秘書理論與實務［M］.北京，清華大學出版社，2007．
　　
　　（作者單位：大連大學）
　　
　　

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