助學濟困聯合會執行委會員第一次會議紀要

助學濟困聯合會執行委會員第一次會議紀要

　　廣州市蘿崗區草根助學濟困聯合會執行委會員第一次會議紀要
　　
　　[2013]31 號
　　
　　二○一三年九月十六日 簽發：黎小東
　　
　　2013年9月15日下午，廣州市蘿崗區草根助學濟困聯合會（簡稱“草根助學會”）在科學城圓滿召開了半年工作會議暨第一次會員代表大會，會議通過差額選舉誕生了第一屆執委會成員。會后， 執委委員召開了第一次會議，會長黎小東，副會長王又鋒，第一屆執行委員會委員、工作人員羅慧梅、何放權、張進步、余銀標、黃少燕、陳妮妹等參加了會議，會議紀要如下：
　　
　　一、確認執行委員會及內設機構負責人
　　
　　經會長提名，會議表決通過執行委員會及內設機構負責人任命事宜，會議決定：
　　
　　聘饒登興為執行委員會總干事；
　　
　　聘黃愛華為執行委員會副總干事，主持執行委員會日常工作，兼任發展規劃部部長；
　　
　　聘鐘飛興為品牌推廣總監；
　　
　　聘夏曉英為行政事務部部長；
　　
　　聘郭文青為助學管理部部長；
　　
　　聘羅慧梅為會員管理部部長；
　　
　　聘何放權為品牌推廣部部長；
　　
　　聘鐘怡為助學管理部副部長；
　　
　　聘江文健為會員管理部副部長；
　　
　　聘何鳳賢為會員管理部副部長；
　　
　　聘夏黎為監事會主席；
　　
　　聘孫方方為監事會監事。
　　
　　上述人員，聘期兩年，從二○一三年九月十五日至二○一五年九月十四日止。
　　
　　二、研究執行委員會內設部門工作分工
　　
　　會議對各部門工作分工進行了討論交流，決定如下：
　　
　　（一）行政管理部
　　
　　1、制、收、發文件材料，起草領導講話稿、邀請函和匯報材料；
　　
　　2、整理、保管草根助學會文件檔案；
　　
　　3、經辦草根助學會綜合性、專題性會議；
　　
　　4、承辦對外交流、考察接待，協調公共關系；
　　
　　5、管理公共郵箱，受理相關咨詢；
　　
　　6、保管證照、印章，辦理證照年審和相關資格認定工作；
　　
　　7、辦理草根助學會財務管理工作；
　　
　　8、負責人事管理工作；
　　
　　9、物資采購、收發及保管；
　　
　　10、承辦黨支部、會長、執委會交辦的其他事務。
　　
　　（二）品牌推廣部
　　
　　1、培育和維護宣傳資源；
　　
　　2、開展對外宣傳；
　　
　　3、編印內部刊物；
　　
　　4、維護和推廣各宣傳平臺；
　　
　　5、處理公共危機；
　　
　　6、制作宣傳資料；
　　
　　7、建立宣傳檔案與收集稿樣。
　　
　　（三）發展規劃部
　　
　　1、制訂發展規劃；
　　
　　2、牽頭制訂規章制度與工作流程；
　　
　　3、審核各部門規章制度，協調部門間的銜接和配合；
　　
　　4、組織策劃公益項目和大型活動；
　　
　　5、審核分支機構成立、合并與注銷；
　　
　　6、檢查、指導、考核分支機構工作；
　　
　　7、負責各部門、執行委員會成員業績考核；
　　
　　8、開展對外聯誼工作，維護公共關系。
　　
　　（四）助學管理部
　　
　　1、采集、核實、發布、維護求助信息；
　　
　　2、建立助學款物收支臺帳；
　　
　　3、收集助學登記卡，建立資助人、受助人名冊；
　　
　　4、指導分支機構運用當地平臺籌集助學款物；
　　
　　5、審核助學款物發放申請；
　　
　　6、送達助學款物并進行反饋；
　　
　　7、回訪助學款物使用情況；
　　
　　8、與資助人、受助人保持聯系，跟蹤反饋信息；
　　
　　9、會同發展規劃部，策劃實施助學項目。
　　
　　（五）會員管理部
　　
　　1、辦理會員入會申請；
　　
　　2、建立會員檔案、會員名冊；
　　
　　3、與會員保持溝通聯系；
　　
　　4、建立會員能進能出機制；
　　
　　5、做好會員服務、會員考核、會員激勵工作；
　　
　　6、配合監事會對會員違紀行為進行核查、處理；
　　
　　7、志愿時系統相關工作。
　　
　　三、任命分支機構負責人
　　
　　依據章程修正案，會議研究討論了分支機構人選，并決定：
　　
　　任命饒登興兼任貴州地區聯絡組組長；
　　
　　任命張進步為河源地區聯絡組組長；
　　
　　任命胡暨江為廣州地區聯絡組組長；
　　
　　任命梁詩為衡陽聯絡組組長；
　　
　　會議要求，上述分支機構負責人應盡快組建工作團隊，報執行委員會備案。
　　
　　四、研究討論各部門近期重點工作
　　
　　會議聽取了與會人員對下一步工作的意見建議，并進行了交流討論，明確了各部門重點工作：
　　
　　第一，會員管理部要完善會員管理制度和流程，建立會員檔案，加強會員考勤和考核，激勵會員發揮作用；
　　
　　第二，品牌推廣部要加強宣傳策劃，通過網站建設、編印簡報、推出“草根好人”等形式宣傳草根，增加宣傳亮點，擴大草根影響；
　　
　　第三，助學管理部要加強求助學生后續跟蹤反饋工作，同時要主動尋找有車的會員和愛心人士參與助學活動；
　　
　　第四，發展規劃部要牽頭制訂草根助學會規章制度和工作流程，編制草根助學會制度匯編，要總結項目運行和事務工作經驗，固化工作模式；
　　
　　第五，行政事務部要加強文檔管理、物資管理工作，并做好理事聯絡服務工作；
　　
　　第六，監事會要抓好工作督辦，對執委及會員、理事言行監督。
　　
　　五、研究其他事項
　　
　　會議根據與會人員的意見建議，明確以下工作：
　　
　　要加強會員人文關懷，定期開展會員生日聚會活動，走訪慰問患病會員；
　　
　　要加強會員發展工作，提高會員發展質量，對會員進行考核，對會員履行義務進行提醒和警示，并對不符合要求的會員及時清退；
　　
　　要加強活動物資采購預算控制，充分利用現有物資，精打細算，避免重復采購和浪費；
　　
　　要加強人才隊伍建設，養育核心骨干。重點是各部門要主動物色合適人選，吸納人才，壯大部門工作隊伍，培養項目負責人，儲備優秀人才；
　　
　　要嚴格會議制度，保持月度網絡會議，嚴格會議考勤、會議記錄，并形成會議紀要。
　　
　　由胡暨江牽頭制訂百名貧困學生課外輔導計劃，于2013年9月25日前報蘿崗區慈善會申報活動經費及廣州市慈善會申報“相伴成長”專項基金；
　　
　　由夏曉英、羅慧梅協助會長黎小東跟進草根助學會黨支部活動室裝修工作。
　　
　　會長黎小東進行了會議總結，首先祝賀執行委員會的順利成立，并表示執行委員會作為草根助學會的決策機構，必須務實地推進草根助學會各項工作，并要求執行委員會委員、各部門要在做好本職工作的同時，要做好以下工作：
　　
　　第一，沒有擔任部門負責人的執委會成員和其他工作人員，根據個人特長主動申報并參與有關部門工作。
　　
　　第二，各部門要于國慶節前制訂本部門工作制度、工作流程及表格。
　　
　　第三，執行委員會、部門負責人要思考本部門和本崗位工作，并于2013年10月1日前就實現草根轉型提出書面建議。
　　
　　第四，執行委員會要定期召開會議，研究工作。執行委員會委員參加會議、表決決策事項，會長、副會長、品牌推廣、監事會主席列席會議。
　　
　　第五，草根助學會全體工作人員要開設微博、微信，積極宣傳草根，相互互動，并作為工作人員考核的指標。
　　
　　第六，要發公告通知草根助學會原有工作人員在國慶節前志愿申請到新的部門參加工作，讓有熱心的人重新點燃激情，把不適應組織發展形勢和要求的人員清理出工作隊伍，打造忠誠、勤勉、高效的草根助學會工作團隊；同時創建草根助學會執行委員會工作人員群，通知團隊工作人員加入，并嚴格限定入群人員；原草根助學會工作人員由群創建人員自行關閉。
　　
　　第七，全體工作人員要提供一張正式一點的個人半身生活照片，于9月25日前發到行政事務部夏曉英處，用于網站上公示團隊工作人員之用。
　　
　　出 席：（16人）
　　
　　黎小東、王又鋒、郭文青、江文健、宋小奮、高銘涓
　　
　　黃愛華、何放權、胡暨江、黃少燕、羅慧梅、何鳳賢
　　
　　張進步、余銀標、陳妮妹、孫方方
　　
　　記 錄：孫方方
　　
　　請 假：夏曉英、車立斌
　　
　　發：工作人員
　　
　　草根助學會行政事務部 2013年9月16日印發
　　
　　校對人：孫方方 審核人：黃愛華

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