“小”企業上ERP必讀——選型篇

“小”企業上ERP必讀——選型篇

我廠引進ERP時是這樣選型的：上級主管電子局指定所屬兩家效益好的企業上ERP，我廠是其中之一。同時上級也指定了兩家ERP供應商 F和Q——二選一，企業看著辦。接到指示后，領導班子鄭重開了碰頭會，散會前作出決策，選F。原因是F的辦事處離我廠所在城市最近……這是95年的事兒。對于這段過去，現在的F和Q們仍然念念不忘，感嘆銷售ERP哪象今天這樣難！當然，同樣難的還有今天的小企業們，沒有了上級的指示，要自己對所做的決策負責，咋選？選誰？

問題一：誰負責選型？

答：老板。

    辦公室主任選行不行？IT人員選行不行？財務經理選行不行？生產經理選行不行？行。可是沒用，拍板還是要老板說話，徒然延長時間，拖泥帶水，降低效率。小企業別學大企業那套做法，層層把關，逐級匯報。事實上，小企業生存的根本之道就在于靈活高效。如果老板并不出面，假借手下人代勞，只能說明老板并不重視ERP這事兒。未來的女婿第一次上門，女兒當然要請父母把把關，絕對沒有老丈人不見女婿的道理。常說ERP是一把手工程，一把手從一開始就不重視，那以后這ERP還能成功？其實，老板是否懂ERP并不重要，哪個小企業的老板不熟悉自己的業務？

問題二：咋選？

答：一想二聽三看四咨詢。

    要成立選型小組嗎？不用。小企業老板除了可能對財務不太精通外，其他業務門清得很。

    小企業選型之前的“想”很重要。想什么？想您的業務現狀和未來幾年的發展可能，想您期望的應用范圍和應用目標，想您的可支付能力。

    聽什么？打聽一下ERP市場中有哪些供應商，他們的產品大致是什么層面的，口碑如何。問問同行，問問已用ERP的企業，實在打聽不到，上網查一下。基本圈定您的目標是奔馳級、君威級、普桑級還是奧拓級。唱歌要先找到123，1都找不到這歌沒法唱。

    看什么？帶著自己的設想看產品，看供應商。

    因為目前有專業的咨詢公司，如果您能花點小錢做些咨詢，效果就會好很多，別以為咨詢公司都是賣點子的，他們會帶給您意想不到的效果。

問題三：和供應商見面之前做什么？

答：明確目標并告知供應商。

    在要求供應商上門介紹產品時，一定要提前告知供應商您的目標了解范圍和相關情況，比如產品概況、產品具體功能，另外還要說明企業有哪些人員出席，見面時間多長等等。以往，這個問題經常不被重視，造成雙方想法不一致，最后導致企業認為供應商講的不是自己要聽的，供應商卻認為企業不尊重其勞動，自己也費力不討好。

    在和供應商見面之前，企業各參加人員應事先擬好問題清單，免得到時提不出問題，降低溝通效率。

問題四：如何看演示？

答：盯住三個問題，看透它。

    期望通過幾個小時的介紹演示就對ERP產品了然于胸是不可能的，別說您是外行人士，就是ERP顧問也做不到。如果您看的產品具有20年或30年的發展歷史，表明產品是成熟和穩定的。對這樣的企業不用花時間去考察它產供銷的流程是什么樣子，邏輯是否正確。

    那么，企業應該盯住哪三個問題？

    一是模塊覆蓋面。假設產品有采購、銷售等模塊，但沒有天氣預報模塊，而天氣預報這部分又是您需要的，怎么辦？記住，即使做得不深，功能隨著研發和升級產品也會有改善的可能，但如果沒有，開發新的模塊不知要等到猴年馬月去了，除非有明確的后續開發計劃，否則一定要讓原廠商提供書面資料，口頭許諾沒用。

    二是選定一個您關心的或您認為重要的流程，要求ERP顧問從頭到尾完整地展示出來。展示過程中只看即可，不要隨意插話提問。一個流程下來，基本上就能看出軟件的設計思路。比如說，顧問給您展示了生產訂單生成以及生產訂單下達的流程，您發現，生產訂單的狀態要由開放狀態手工改為下達狀態，才能進入生產過程，您可以考慮一下，您一次的生產訂單下達量有多大，是幾張還是成百上千張，訂單狀態的改變是否可以成批處理？這時再提問，有的放矢。如果系統不能成批更改訂單狀態，意味著此軟件是設計給業務量非常小的企業使用的。當然，您也不要一錘定音地認為這款軟件不能用于業務量大的企業，您可以問一下顧問或您的IT人員，成批更改訂單狀態在技術上是否可行，代價有多大。

    三是看數據提取的難易程度。通俗地講就是做報表，搞清楚有沒有供用戶使用的報表編制工具，這個工具是只能提取和財務有關的數據還是可以提取其他業務的數據，是否需要有計算機知識的人才編制。一套軟件如果提供了靈活的報表編制工具，將會直接提高20%以上的使用滿意度。

問題五：“這個字段是什么意思？”

答：別問這樣的問題。

    頭一次看到ERP，感到新鮮在所難免，當顧問打開一個屏幕或PPT畫面時，您也許會發現自己不明白其中很多字段的意思。老板不是也說了嘛，各部門有問題就問，一時還真想不出來什么問題，于是乎在眾多不明白的字段中隨口挑出一個，問是什么意思。

    ERP顧問很愿意回答這樣的問題，一來可以不動腦筋地背出此字段的含義（當中又夾雜著若干您聽不懂的詞語或英文縮寫字母），并聯系此字段在系統中的地位與作用，充分顯示出ERP的高深，您也就在這種高深的幻像中自動地聯想出了ERP對管理的神奇功效；二來顧問可以借機轉移話題。在此之前您或別人提出來的一個重要話題會因此時ERP顧問的長篇大論而被淡化掉，最后的結果自然是重要的話題被不幸地漏回答了，恰好符合了有些ERP顧問避重就輕的愿望。可您呢，得到的只是一大段名詞解釋。

    其實，ERP領域中您沒聽過的新名詞多了，任何一個ERP顧問都能把您侃暈。因此，這事到以后實施培訓時再刨根問底不遲，現在問只會把自己帶到溝里去。

問題六 ：如何聽ERP顧問介紹產品？

答：別激動，別失望。

    來給您做講解的ERP顧問有的表達能力強些，說話具有極強的煽動性。“太好了，就是我想要的！”如果您當場就有這種感覺的話，您需要用冷水洗一把臉——說得比唱得還好聽，這事您可要當心 ；有些ERP顧問表述得平淡一些，說話不那么吸引人，您千萬別以此作為對ERP產品

的評價，這樣您可能會錯失一款非常適合您的產品。

    聽話聽音兒。如果ERP顧問對您提出的問題以外交部新聞發言人的技巧來回答，您權當聽故事，別當真；如果ERP顧問對您提出的問題回答都是YES，您也可以理解，這家供應商半年沒開張了，心里起急，滿嘴跑火車；如果ERP顧問對您提出的問題有相當一部分都表示系統還沒提供直接的解決方案，您也別一棍子打死。原因在于，第一，ERP的實施不是將現有業務流程原封不動地復制進系統，要經過不同程度的改變；第二，您所提出的功能點需求是每個部門的人員站在局部角度提出的，ERP的實施應用要從業務整體的角度以及系統的角度來考慮，您現在提出的需求從以后實施的角度來說可能不是需求或者需求的重點會發生變化 ；第三，您現在提出的需求不見得就是關鍵需求，尤其是當這些需求的得出僅僅是各部門人員零星想到的，而并不是經過詳細調研分析得出的確定了優先級的總體需求。
最后提醒您一句，別忘了對ERP顧問的產品介紹表示感謝，人家大老遠跑來一趟，大熱的天穿著西裝，沒功勞有苦勞。再說了，萬一以后合作了，人家也不會給您偷工減料，因為您從一開始就懂得換位思考，都是有文化的人嘛。

問題七：方案建議書？

答：形式主義要之何用。

    先要求供應商作ERP演示，緊接著要求供應商出方案建議書，似乎是ERP選型的標準流程。您是上帝，供應商不能不寫，于是以下方案建議書閃亮出爐，全文共400頁：

    第一部分是XXX有限公司介紹，約1頁，從其公司網站上復制而來。

    第二部分闡述XXX公司為什么要上ERP，開頭是這個樣子的：“為了迎接WTO的挑戰，為了進一步適應市場經濟的要求……”約2頁，摘自某中央文件。

    第三部分描述XXX公司需求及ERP解決方案，約3頁，從YYY公司方案建議書中復制而來。

    第四部分是ERP產品介紹，約394頁，從ERP產品白皮書中復制而來。

    第五部分是報價，約1頁。

    您看了如同嚼蠟，供應商也有苦說不出，沒有機會充分調研，也就只能閉門造車，虛無縹緲，像霧像雨又象風了。

    不要和供應商打啞迷，選型的好與壞是您自己的事，也是一件重要的事，多花些精力和時間做點功課，受益的是您自己。RPG電纜公司的CIO介紹了他們的方法，或許會給您一些啟示。

    “如果不和公司業務目標聯系起來，IT投入是無效的。因此必需闡述清楚業務目標。我們在公司內部對每項業務的關鍵成功因素進行了分析和確認，然后我們回顧了現有的業務流程，以確定有待提高之處。所有的分析都以書面形式體現。在此基礎上，形成一份詳細的業務需求清單，包括了每個模塊的功能需求。這是我們檢驗ERP功能的指南。我們下一步是召集ERP供應商，向他們提出我們的業務需求，我們以此來評估ERP產品的功能和合適性。我們要求供應商事先和我們簽訂一份業務保密協定。”

問題八：什么因素最重要？

答: 供應商的承諾。

    價格最重要嗎？一般工薪階層購物最看重價格，1萬和1萬5對個人來說差別很大。不過，企業和個人不同，雖然是小企業，資金有限，但對價格的敏感比個人低得多，一套軟件是20萬還是25萬，對企業來說都差不多，都能接受。軟件功能最重要? 俗話講，一分錢一分貨，軟件行業也是這樣。就功能上講，同一價位產品在功能上差別不大，可以說各有特點。同樣，定位于小型企業的產品在功能上也都只提供基本滿足企業實踐的必需部分，在功能的覆蓋面和深度上都要遜色于大型產品。換句話說，小企業要求小型產品實現大型產品的功能是不現實的。

    使用了ERP的企業都深有體會：供應商的重視和承諾最重要。一個人能力再強，態度不端正，活兒也干不好。相反，能力雖不強，但態度認真，這活兒就差不到哪去。

    一套成品化的軟件，尤其是小軟件，不可能照顧到所有類型用戶的要求，如果供應商不重視您，您也就只能鞋小委屈一下您的腳，鞋大磕磕絆絆地將就著穿了。相反，供應商對您的問題要求都能認真及時地給予解決，也能提供二次開發，效果就不一樣了。

    什么樣的供應商或者實施服務商會重視您？會拿您當個寶？假如一個軟件供應商在同一地區同一時間實施900家客戶，而您這個小企業是其中之一，您認為您在供應商心目中的位置會很重要嗎？他有900多個好妹妹，您這個好妹妹流不流眼淚恐怕他就顧不了這么細了吧。所以，選擇大的服務商不一定就好，因為通常大的服務商都忙。

問題九：ERP產品選擇的重要程度如何？

答：只占整個ERP成功應用的20%。

    除價格外，大家都很看重產品功能，您或許發現一個現象，各行各業大公司的ERP選擇基本只有一家，就是SAP，您也會發現國內眾多的小軟件也廣泛應用于五花八門的企業，這個現象說明什么？說明同一套產品在不同企業使用效果會有差異，但完全因為產品功能而無法使用的情況是極少見的。換句話說，ERP成功應用的關鍵不在于您選用的是哪款ERP，成功應用的關鍵在哪？請看下期將要刊登的《“小”企業上ERP必讀——實施篇》。

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