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淺談地方文獻的搜集整理與利用
1 導言
地方文獻是公共圖書館重點館藏內容之一，也是顯示館藏特色的重要方面。地方文獻是公共圖書館為當地兩個文明建設服務的一項重要工作。因此，文化部頒發的《省（自治區、市）圖書館工作條例》明確規定“搜集整理與保存文化典籍和地方文獻”是省級圖書館六項主要任務之一。
地方文獻由于本身所具有的鮮明的地區性（記載反映了本地區和相關地區過去、現在的政治、經濟、文化、教育、歷史、地理及重要人物、事件、風土人情、人文景觀等），時代性（體現在某一時代的地方文獻必然會反映那個時代該地區的歷史或現實的發展動態），真實性（一般為當時人記當時事，或后朝人記前朝事，離事件發生的時間不遠，較為真實可靠），使它在文獻資源中占有特殊的地位。它是一個地方的人們長期以來精神生活和物質生活創造的結晶，是一個地方文明的體現。因此，地方文獻又能有效地服務于一個地方的經濟和政治生活的各方面，在地方物質文明和精神文明建設中越來越顯示它的地位和作用。
地方文獻的作用是多方面的，主要有：
①為領導決策提供參考和依據。
②為地方社會經濟建設提供信息。
③為促進文化交流和推動學術研究服務。
④為編篡地方史志提供翔實的原始資料。
⑤為開展愛國主義教育，提供寶貴的鄉土教材。
隨著社會的發展，地方文獻的數量與日俱增，內容廣泛豐富，形式多種多樣，廣大讀者對地方文獻的需要也日益迫切。因此，作為文獻收藏和傳播中心的各級公共圖書館，對地方文獻的搜集和利用責無旁貸。
本人不揣淺陋，就公共圖書館開展地方文獻工作淡一點精淺的認識，以就教于同仁。
2 地方文獻的搜集
2．1地方文獻的搜集范圍
確定適度的搜集范圍，是開展地方文獻工作關鍵的一步。范圍定得過寬，很難辦到，也會浪費過多的人力、物力和財務。范圍定得太窄，又會使文獻出現缺漏。因此，根據地方文獻源遠流長，內容宏富，品種繁多等具體情況，可以確定以下幾個方面為地方文獻的搜集范圍。
①地方出版物。
包括正式出版物和非正式出版物。其中，非正式出版物中，無論是否獲得出版許可而由個人或團體自行印刷、錄制的出版物，只要不是盜版均可收集。
②地方著述。
其一，本地人士的著述，不論是否在本地出版；其二，外地籍現仍在本地人士的著述；其三，曾在本地生活、工作、學習過很長時間現己離開本地的外地籍人士的著述：其四，曾在本地生活、工作、學習時間較短，但對本地歷史發展的某一側面或階段發生過重大影響，并在全國有較高名望的外地籍人士之著述；其五，祖籍雖屬本地，但從未在本地生活、工作學習，且著述中從無有關本地人和事的則不予收錄。
③內容與本地有關聯的文獻。
④無論本地籍或外地籍人士，只要文獻內容與本地有關，均應收藏。
以上三個方面的文獻，無論何種體裁或載體形式，如圖書、報紙、期刊、手搞、文告、碑拓、字畫、圖片、音帶、像帶、膠卷、軟盤、光盤等等，均在搜集之列。
2．2地方文獻的搜集方式
①調查走訪與摸清家底相結合
經常到政府機構如新聞出版局、音像制品與電子出版物管理等部門、出版社、報社、期刊雜志社等單位走訪，了解文獻出版信息，同時，摸清館藏地方文獻情況，編制地方文獻缺藏目錄，做到心中有數，有的放矢。
②預訂與征集相結合。
一是在各種公開出版和發行圖書目錄中，訂購地方文獻：二是走訪大專院校和科協、作協、文聯、社科聯、方志辦、文史館、檔案館等群眾團體，向會員和社會公眾散發地方文獻征集啟示，爭取社會各屆人士和團體捐獻地方文獻。
③依靠上級領導，多方聯系有關部門，加強和健全地方出版物呈繳本制度，用法律形式和行政手段保證地方文獻的搜集工作，使此項工作有章可循，有法可依，這是保證館藏地方文獻門類齊全的重要措施。
④健全機構，指定專人，開列專款。
地方文獻的搜集應列入年度采購計劃，并有專項經費。有條件的圖書館應設立地方文獻部或地方文獻組，沒有條件的也應指定專人負責。
3 地方文獻的加工與整理
搜集了大批地方文獻，能否充分發揮作用，與加工整理工作大有關系。許多有價值的地方文獻，只有通過多途徑的整理，這些有價值的地方文獻才能充分地被讀者利用。因此，加工整理工作是地方文獻工作中的重要一環。許多公共圖書館在開發利用地方文獻資源方面做出了成績，取得了顯著的效益，原因在于這些圖書館不僅做好了登記、分類、著錄、目錄組織等基礎工作，而且進一步對地方文獻進行了深加工整理。
3．1編制書目
不僅要編制館藏地方文獻書目（可以是書本式的，也可是卡片式的），還要編制專題書目，如湖南省湘潭市圖書館于1982年編制的《唐至清末湘潭地方人士著述目錄》就揭示了湘潭自唐置縣至清末湘潭人士的著述情況。
還有一種反映本地某名人的本人著述及其研究此人資料的目錄，如湘潭市圖書館1994年編的《齊白石研究資料書目索引》揭示了1933年至1993年六十年間齊白石本人著述和研究他的資料587條。
另外，還可編制地方文獻聯合目錄。因為搜集工作起步的早晚，經費的多寡，側重點的不同，一個圖書館不可能收齊所有的地方文獻，這就需要聯合其它圖書館、方志辦、檔案館、文史館等單位合編，走館際協作的道路。
3．2索引
對于特定的某類地方文獻，將有關款目摘錄出來，注明出處，按一定的排檢方法編排以供參考。如吉林省圖書館曾編制印行的《東北地方文獻索引》，是編史修志，研究東北歷史不可多得的史料。
3．3專題資料匯編
把大批地方文獻中的有關同一內容的資料集中，按一定的編排方法匯編成冊。如吉林省圖書館編制的《東北市縣沿革及地名由來》；湖南省湘潭市圖書館和地名辦從幾十種著述中搜集了描寫湘潭風物詩詞250多首、匯編成的《湘潭風物詩詞集》一書。
4 地方文獻的開發與利用
地方文獻是圖書館一座尚待深入挖掘的寶庫。近些年來，一些公共圖書館在開發和利用地方文獻資源上做了大量的工作。
4．1配合撰修新方志和地方史，接待了來自全國各地眾多的史志工作者，為他們提供了大量的地方文獻，受到讀者和有關部門的廣泛好評。
4．2為讀者解答咨詢。如湖北省圖書館利用《湖北統計年鑒》、《武漢統計年鑒》等地方文獻，為讀者提供了大量的數據資料。
4. 3通過整理地方文獻來開發利用。如湖北省圖書館一些同志參加整理并出版的館藏地方文獻《湖北舊聞錄》、《湖北歷史人物辭典》、《出自敵對營壘——曾國藩幕僚鄂城王家壁文稿輯錄》等受到社會各界的歡迎。
4．4利用地方文獻，為地方經濟建設和國內發展服務。如湖北省圖書館先后為三峽工程建設和防治洪澇災害提供了大量的水利水文、地震和氣象資料。
5 結語
地方文獻源遠流長，生動豐富，時間跨度大，范圍廣，數量繁多，必須及時不斷地搜集、整理，日積月累，持之以恒，才能逐步形成規模。而地方文獻工作又是一項艱巨而瑣碎的工作。這就要求我們地方文獻工作者耐得住寂寞，忍受得清貧，抵制住大千世界種種物欲的誘惑，在工作中處理好文獻建設和經濟效益的關系，而圖書館的領導也應從人力、物力、財務上予以保證。這樣上下同心，再加上現代化技術的運用，我相信，地方文獻工作一定會蒸蒸日上。
〔出處〕 圖書情報論壇 2000（4）
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