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構(gòu)建地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫初探
地方文獻(xiàn)是公共圖書館館藏最具有特色和個性的藏書,隨著社會信息化的發(fā)展,各館開始重視構(gòu)建各種類型的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,然而最基礎(chǔ)的書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的進(jìn)展卻比較緩慢,即使是一些地方文獻(xiàn)工作開展得比較好的省級圖書館,也沒有建立系統(tǒng)、規(guī)范的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,不能適應(yīng)形勢的需求,因此,加快地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)勢在必行。
1 構(gòu)建系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫的意義
建立系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,有著十分重要的意義:(1)有利于地方文獻(xiàn)工作的自動化管理,提高管理水平和質(zhì)量;(2)便于讀者快捷、準(zhǔn)確地檢索地方文獻(xiàn),使地方文獻(xiàn)得到更充分的研究和利用,促進(jìn)地區(qū)的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展;(3)有利于圖書館比較全面、準(zhǔn)確地掌握館藏地方文獻(xiàn)資源的收藏情況,有的放矢地完善地方文獻(xiàn)的藏書體系;(4)為建立地區(qū)性地方文獻(xiàn)聯(lián)合書目數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)地方文獻(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和資源共享打下良好的基礎(chǔ)。因此,無論圖書館的地方文獻(xiàn)是集中入藏,還是分散入藏,都應(yīng)把地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)放在首位,在制作新入藏地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的同時,也開展對所藏地方文獻(xiàn)進(jìn)行回溯編目,建立系統(tǒng)、規(guī)范的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫。
2 地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫的體系
完整系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,其內(nèi)容涵蓋不同學(xué)科、不同載體的古今地方文獻(xiàn),全面反映某一地區(qū)科學(xué)文化的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展概貌,它是一個總書目數(shù)據(jù)庫。在構(gòu)建地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫時,可根據(jù)文獻(xiàn)類型、專題內(nèi)容、讀者需要或時限等標(biāo)準(zhǔn)劃分成多個分支書目數(shù)據(jù)庫。總庫與分支庫有機(jī)地結(jié)合起來形成一個完備的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫體系。這樣,既可更充分地體現(xiàn)館藏的特色和優(yōu)勢,也可滿足從總庫或分支庫的角度對地方文獻(xiàn)的多方位檢索要求。例如:廣東省立中山圖書館正在利用丹誠軟件構(gòu)建的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,是由按時限劃分的圖書書目數(shù)據(jù)庫、期刊書目數(shù)據(jù)庫、報紙書目數(shù)據(jù)庫、縮微書目數(shù)據(jù)庫、地圖書目數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫等多個分支庫組成,并建立了孫中山文獻(xiàn)專藏書目數(shù)據(jù)庫、廣東作家簽名本書目數(shù)據(jù)庫、廣東家譜書目數(shù)據(jù)庫、廣東地方志書目數(shù)據(jù)庫等一批專題庫。
3 構(gòu)建地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫的特點
作為全館藏書體系中的特色專題書目數(shù)據(jù)庫,與其他文獻(xiàn)的回溯建庫相比,地方文獻(xiàn)回溯建庫要在更高起點、更高層次的基礎(chǔ)上構(gòu)建,回溯編目的要求也就更高、難度更大。這是由地方文獻(xiàn)內(nèi)容特點、文獻(xiàn)管理和利用的規(guī)律等決定的。
(1)地方文獻(xiàn)藏量豐富、內(nèi)容繁雜、學(xué)科覆蓋面廣、載體形式多樣。
(2)地方文獻(xiàn)收藏和管理方式各異,有的圖書館是集中入藏,以獨立的目錄組織體系進(jìn)行管理,有的圖書館是分散入藏,比較普遍的是解放后出版的地方文獻(xiàn)入專藏,古舊地方文獻(xiàn)分藏各書庫,需通過回溯建庫將分散入藏的地方文獻(xiàn)集中揭示和反映。
(3)地方文獻(xiàn)回溯建庫是以原始編目為主,套錄編目為輔。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成,使普通中西文圖書的回溯建庫,可以通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)、光盤等多種方式獲取標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的機(jī)讀書目信息,其套錄編目的比例較大。而反觀內(nèi)容具有地域性、文獻(xiàn)類型多種多樣的地方文獻(xiàn),其中的古舊文獻(xiàn)以及占據(jù)相當(dāng)大比例的非正式出版物,多是各館特有的,因而在實際的回溯建庫過程中,能夠?qū)崿F(xiàn)套錄編目的文獻(xiàn)數(shù)量非常有限,大量的地方文獻(xiàn)需要依據(jù)文獻(xiàn)源進(jìn)行原始編目。
(4)地方文獻(xiàn)的讀者是以研究型、高層次的讀者群為主體,他們對文獻(xiàn)的需求有一定的專深度和廣度,因此,回溯編目必須根據(jù)地方文獻(xiàn)的內(nèi)容特點,通過增加文獻(xiàn)著錄信息、加大文獻(xiàn)標(biāo)引的深度,全面、深入地揭示地方文獻(xiàn)所具有的特征和文獻(xiàn)價值,以滿足地方文獻(xiàn)特殊用戶的檢索需求。
4 地方文獻(xiàn)回溯建庫的模式
由于各館情況不同,不可能有一個完全統(tǒng)一的建庫模式. 鑒于地方文獻(xiàn)回溯編目的要求高,最為理想的模式是以文獻(xiàn)源本身為依據(jù)回溯建庫,一次性全面進(jìn)行。但工作量大,速度慢,在目前回溯建庫條件有限,特別是大多數(shù)圖書館的地方文獻(xiàn)編目人員只能應(yīng)付新入藏地方文獻(xiàn)編目的情況下,如果拘泥于此,書目數(shù)據(jù)庫的建成勢必曠日持久。我們認(rèn)為,回溯建庫可以分階段、分層次進(jìn)行,達(dá)到高質(zhì)高效的建庫目的。
4.1 地方文獻(xiàn)回溯建庫第一階段:建立初級書目數(shù)據(jù)庫
初級書目數(shù)據(jù)庫是以清點后的卡片目錄或本館原有的書目數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),建立基本體現(xiàn)館藏的書目數(shù)據(jù)庫。
4.1.1 建庫步驟
回溯建庫以獨立的藏書體系的卡片目錄為依據(jù)。它要完成以下三部分內(nèi)容:(1)對藏書的清點與整理。選擇著錄項目最為完整、典藏記錄最為可靠的公務(wù)分類卡片目錄,以卡對書,清點的內(nèi)容只是從索書號角度核查一遍,做到書卡相符(包括復(fù)本數(shù)),有效地避免回溯書目數(shù)據(jù)與館藏不符的情況發(fā)生。對著錄項目、著錄格式、分類、主題等方面存在的非標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的問題暫時不進(jìn)行審校、補(bǔ)充。(2)輸入數(shù)據(jù)。以卡片目錄為數(shù)據(jù)源進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入,利用外來書目數(shù)據(jù)或本館原有書目數(shù)據(jù)進(jìn)行查重,有記錄的進(jìn)行套錄、修改,無記錄的則將卡片目錄轉(zhuǎn)換成機(jī)讀數(shù)據(jù)。(3)數(shù)據(jù)質(zhì)量把關(guān)。最大限度地減少由于錄入人員對著錄規(guī)則和機(jī)讀格式理解不同造成的格式錯誤和其他文字和標(biāo)識符的疏誤。
4.1.2 建庫成效
它作為一種過渡性的書目數(shù)據(jù)庫,回溯建庫更為簡便快速,建庫成效也可以較快反映出來:(1)完成地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的采集,建成獨立的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫;(2)簡化讀者查閱地方文獻(xiàn)的方法,增加文獻(xiàn)檢索途徑,提高檢索效率;(3)地方文獻(xiàn)集中入藏的圖書館,新入藏的地方文獻(xiàn)可直接利用計算機(jī)編目,保證文獻(xiàn)標(biāo)引的一致性、系統(tǒng)性,避免手工查重的繁雜程序。
4.2 回溯建庫的第二階段:高級書目數(shù)據(jù)庫
高級書目數(shù)據(jù)庫是在初級書目數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,以文獻(xiàn)本身為數(shù)據(jù)源,進(jìn)一步提高書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量,建立起完整的、標(biāo)準(zhǔn)的、體現(xiàn)地方特色的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫。
數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣,直接制約著數(shù)據(jù)庫功能的發(fā)揮。由于初級書目數(shù)據(jù)庫主要依據(jù)卡片目錄或本館原有的書目數(shù)據(jù)進(jìn)行回溯建庫,書目數(shù)據(jù)不可避免地存在一些質(zhì)量和內(nèi)容揭示方面的問題。一方面,形成于不同時期、按照不同的著錄規(guī)則著錄的卡片目錄,其著錄內(nèi)容、標(biāo)引規(guī)范、詳簡級次等方面存在差異,也難免有這樣那樣的錯誤,如:著錄項目不全;多卷書、叢書集中與分散的處理不一致;書刊、報刊界限不明所致的誤分、重分、出版沿革不清等。另一方面,這些數(shù)據(jù)沒有根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點,深層次地揭示文獻(xiàn)的地方特性。因而需要在條件成熟時,根據(jù)文獻(xiàn)利用情況或以時限和文獻(xiàn)類型等確定建庫的先后順序,按現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審校、補(bǔ)充,并將文獻(xiàn)內(nèi)容揭示得更充分,更能體現(xiàn)地方特點,最終實現(xiàn)書目數(shù)據(jù)的更新、升級。
4.2.1.1 實現(xiàn)書目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化
書目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化是合作編目、聯(lián)機(jī)編目、共享書目數(shù)據(jù)資源的前提。書目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化主要包括文獻(xiàn)著錄、文獻(xiàn)標(biāo)引、機(jī)讀目錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化及其編目工作規(guī)范化控制等。嚴(yán)格按照《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》、《中國機(jī)讀目錄格式》(ＣＮＭＡＲＣ)等標(biāo)準(zhǔn),并結(jié)合使用《中文圖書機(jī)讀目錄格式使用手冊》、《漢語文古籍機(jī)讀目錄格式使用手冊》進(jìn)行文獻(xiàn)著錄。采用《中圖法》(各種版本)、《漢語主題詞表》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引。這些都是總的、主要的編目原則,各館還應(yīng)根據(jù)地方文獻(xiàn)的藏書特點、服務(wù)對象及檢索系統(tǒng)的類型等具體情況,在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的過程中制定出本館的編目細(xì)則。
4.2.1.2 統(tǒng)一分類體系,深化分類檢索功能
(1)開發(fā)先進(jìn)的分類導(dǎo)航系統(tǒng)是實現(xiàn)文獻(xiàn)族性檢索的前提。一條高質(zhì)量的書目數(shù)據(jù)應(yīng)該是功能齊備,能考慮到各種讀者的檢索需求。分類標(biāo)引作為一種文獻(xiàn)的整序手段,在圖書館業(yè)務(wù)工作中有著極其重要的作用,也是為讀者提供學(xué)科族性檢索的最佳途徑,其對專業(yè)讀者的學(xué)科系統(tǒng)性研究有重要的作用。但分類檢索的功能正在萎縮,其中一個原因在于圖書館聯(lián)機(jī)公共檢索目錄 (OPAC)均未建立有效的文獻(xiàn)分類導(dǎo)航系統(tǒng),對不少讀者而言,分類標(biāo)識符變成了一堆難解的密碼。而開發(fā)先進(jìn)的分類導(dǎo)航系統(tǒng),其族性檢索的功能才能得以充分發(fā)揮。 (2)統(tǒng)一分類體系,便于建立統(tǒng)一的分類導(dǎo)航系統(tǒng)。目前,各館地方文獻(xiàn)的分類體系不一,有的館內(nèi)也是多種分類體系并用,這些都給書目數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化帶來難題。筆者認(rèn)為,可以統(tǒng)一采用《中圖法》(系列)類分地方文獻(xiàn),雖然《中圖法》按學(xué)科屬性設(shè)類,對所屬學(xué)科的地方性內(nèi)容沒有明確的歸類說明,但可以在《中圖法》的基礎(chǔ)上,根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點和讀者的檢索習(xí)慣,通過對有關(guān)類目進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?xì)分、擴(kuò)充,使之更加適應(yīng)地方文獻(xiàn)的分類要求,提高分類法科學(xué)性和實用性。
4.2.1.3 建立地方文獻(xiàn)規(guī)范文檔
由于種種原因,規(guī)范的詞表不可能收入很多地方人名、團(tuán)體名、地名及其他地方性詞匯,加之名稱的非單一性(如筆名、別名、歷史地名、全稱、簡稱等),如果沒有進(jìn)行規(guī)范控制或規(guī)范文檔不夠詳細(xì)、全面的話,就有可能導(dǎo)致對同一名稱、主題的標(biāo)引不一致,影響檢索的查全率和查準(zhǔn)率。規(guī)范數(shù)據(jù)庫包括名稱規(guī)范(個人名稱、區(qū)域地理名稱、團(tuán)體會議名稱、家族名稱、統(tǒng)一題名等)、普通主題規(guī)范。目前,規(guī)范控制主要依據(jù)國家圖書館的規(guī)范數(shù)據(jù)庫,但只有少數(shù)圖書館的系統(tǒng)軟件實現(xiàn)了規(guī)范數(shù)據(jù)庫與書目數(shù)據(jù)庫的連接,從廣東省立中山圖書館的使用效果看,規(guī)范控制系統(tǒng)可以實現(xiàn)檢索詞匯的各種關(guān)系的自動顯示功能,而自動轉(zhuǎn)換的功能尚未完善,即無法將采用多個不同標(biāo)識的同一個事物(主題)文獻(xiàn)一并檢索出來,有待今后解決。此外,國家圖書館的規(guī)范數(shù)據(jù)量不足,且缺乏有關(guān)地方性名稱和主題的規(guī)范數(shù)據(jù),只能在地方文獻(xiàn)的編目實踐中積累、補(bǔ)充,才能形成有較高覆蓋面,并對地方文獻(xiàn)主題標(biāo)引有一定規(guī)范控制能力的規(guī)范文檔。
4.2.1,4 利用地方文獻(xiàn)的開發(fā)成果,提高書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量
數(shù)十年來,各地公共圖書館編制了大量的地方文獻(xiàn)專題性書目、索引、文摘、題錄,這些文獻(xiàn)開發(fā)成果,對有關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行了深層次的挖掘、揭示,也發(fā)現(xiàn)和糾正了原卡片目錄在著錄內(nèi)容等方面存在的一些問題。如各館在《中國地方志總目提要》、《中國家譜總目》、《中國期刊詞典》等大型聯(lián)合目錄的編制過程中,均發(fā)現(xiàn)大量原有書目著錄不準(zhǔn)確之處,但對形成于不同時期的卡片目錄中并未作相應(yīng)的修改。回溯編目時,充分利用現(xiàn)有的高質(zhì)量的文獻(xiàn)開發(fā)成果,不僅可以大大提高回溯編目的速度和效率,而且有利于提高文獻(xiàn)著錄的質(zhì)量,編制出高質(zhì)量的機(jī)讀書目數(shù)據(jù)。
4.2.2 深層次揭示文獻(xiàn)內(nèi)容,體現(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫的地方特點
目前,館藏地方文獻(xiàn)數(shù)字化的呼聲日高,但數(shù)字化的成本太高,要將所有館藏地方文獻(xiàn)數(shù)字化尚需時日,因此,書目數(shù)據(jù)庫在相當(dāng)長一段時間內(nèi)依然是文獻(xiàn)涵蓋面最廣、讀者使用最頻繁的數(shù)據(jù)庫,我們可以采取切實可行的措施,對文獻(xiàn)進(jìn)行深層次著錄,加大文獻(xiàn)標(biāo)引的深度,使書目數(shù)據(jù)更能體現(xiàn)地方特點,為讀者提供高質(zhì)高效的信息查詢服務(wù)。
4.2.2.1 深層次著錄,增加書目的信息量
深層次著錄地方文獻(xiàn)是體現(xiàn)地方特色的一個有效途徑。我們認(rèn)為,應(yīng)盡可能著錄圖書目次信息、內(nèi)容提要、責(zé)任者簡介和重要的插圖資料,把更多、更重要的地方性信息內(nèi)容揭示出來,方便讀者選擇所需文獻(xiàn)。如地方文獻(xiàn)圖書的目次和重要插圖,具有很強(qiáng)的地域性、史料性,地方信息密度較大,可作為書目數(shù)據(jù)一個可重復(fù)字段加以描述,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,在提供“任意一致”的編目軟件系統(tǒng)中,這些目次信息和插圖資料可以提供檢索,即讀者通過鍵入一個主題詞或關(guān)鍵詞,可同時命中與檢索詞相關(guān)的書目信息和圖書的目次信息。
4.2.2.2 提高主題標(biāo)引的深度,建立具有地方特點的主題檢索系統(tǒng)
主題標(biāo)引的深度關(guān)系到標(biāo)引的質(zhì)量和查全率能否提高,文獻(xiàn)中有價值的信息能否被充分利用。由于地方文獻(xiàn)最大的特點,就在于對某一地域自然和人文現(xiàn)象的客觀描述,它所表現(xiàn)出的地域性、史料性和專指性極為明顯,也就是說地方文獻(xiàn)所論述的內(nèi)容往往是包含某一特定的地域、事件、時間、個人或團(tuán)體等因素,讀者的檢索習(xí)慣也往往從地域、事件、人物等入手,具有較深的專指度,因此,必須提高地方文獻(xiàn)的標(biāo)引深度,不僅要進(jìn)行學(xué)科主題的標(biāo)引,還要采用人名、團(tuán)體名、地名、事件名稱等地方性專有名稱主題的標(biāo)引;不僅要采用規(guī)范的主題詞標(biāo)引,還要采用專指性較高的地方性關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引,建立具有地方特點的主題檢索系統(tǒng),最大限度地挖掘地方文獻(xiàn)資源的潛力。如各地政協(xié)文史委編輯的“文史資料”,內(nèi)容涉及近百年各地發(fā)生的重大事件、重要人物、重要機(jī)構(gòu)等,撰述者多為當(dāng)事人或目擊者。不僅要對整體內(nèi)容進(jìn)行學(xué)科主題分析和標(biāo)引,還要對每篇文章的豐富內(nèi)容深入分析和標(biāo)引。
總之,構(gòu)建地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫是一項復(fù)雜的工程,只有深入研究地方文獻(xiàn)內(nèi)容、文獻(xiàn)管理和使用的特點,有計劃、分階段、分層次地進(jìn)行,才能建立高質(zhì)量的、體現(xiàn)地方特色的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫。
〔出處〕 圖書館論壇 2002(4)
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