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淺談如何建立學生檔案

時間：2022-08-13 02:35:16 教學管理論文我要投稿

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淺談如何建立學生檔案

　　學校是知識的天地，是培育人才的搖籃，學生檔案便是人們在知識
天地里活動留下的痕跡和成長記錄，也是學校檔案和校史的重要組成部
分，更是展示學校工作實績的一個窗口。
　　學生檔案能綜合反映學生在校期間德智體美勞諸方面發展的情況，
學生檔案包括：學生個人檔案和學生整體檔案。學生個人檔案指面向學
生個體設立的檔案，內含學生本人簡歷和家庭主要成員及社會關系情況、
畢業自我鑒定、學期成績、學年評語(或思想品德考核表)、《體育登記
表》、《健康卡》、《家庭情況調查表》、《入團志愿書》、獎懲情況
附件等。學生整體檔案是指面向全體學生包容學生個體的檔案，指《學
籍冊》、《招生報考花名冊》、《錄取名冊》、《學生名冊》，證書會
考表冊，《畢業證書發放登記表》，《畢業升學去向登記表》、學科和
非學科獲獎情況登記表，增減生名冊，學籍變動系列名冊，《考試異常
情況登記表》，紀律、衛生、考勤和日常行為規范達標登記表等。那么
該怎樣建立學生檔案呢？
　　首先，建立學生檔案要有強烈的立檔意識。
　　要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學生
獲獎通知，即使本校學生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，
并注明本校學生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，
便于核查。倘若當時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應
引入待整理檔案袋小憩。
　　其次，要建立檔案歸類位置。
　　往往檔案材料放的不是地方，使用的時候常常找不到。鑒于這種情
況，應該根據本部門的檔案內容及來源渠道，進行科學歸類，列出目錄，
準確命名，設立檔案歸類位置，以便對來“料”及時接納，對號入座。
如證書會考檔案，將錄取名冊、學生名冊、考籍名冊、畢業生名冊分類
裝入檔案袋保管；正在發生的會考考籍案卷，宜開辟“分班名冊”、“
考試編排”、“考籍變更”、“缺考、補考情況”、“會考考試、考查
成績”等欄目，按年級投檔，每個年級案卷可裝一條檔案袋使用。至于
學籍變動，分“轉學”、“休復學”、“輟學”、“借讀”和增減生名
冊五類安排位置立檔。
　　再次，建立學生檔案不是單一地按部就班地整理材料裝訂完事的，
在更多的情況下，要自己設計表格，進行例表整理登記，如，了解學生
獲獎情況，查獲獎通知原件較麻煩，也不便統計，需分別制學生學科和
非學科獲獎情況登記表登記。又如，高中學思想品德考核表每生每學年
一張，三學年三張，制一張《學年思想品德考核等第登記表》(詳見附
件1)，可填寫50個學生三學年的考核等第，把150 張考核表考核意見濃
縮在一張表里。這樣，查閱一目了然。也可用例表法辦理學籍證明(或申
請)手續(詳見附件2)，形式靈活，表達方便簡潔。96年中考浙江省始行
填涂機讀卡報考形式，這對初中學生來說難度很大，盡管他們人手一冊
《填涂說明》，可照本宣科輔導仍然難度大，有的學校不敢讓學生沾手，
干脆由老師代勞。可我們用例表法整理(詳見附件3)，指導學生自己填涂，
效果很好。只有一個學生看錯姓氏字碼發生差錯，其他均正確無誤。采
用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又簡單明了，井然
有序，方便查閱的特點。
　　第四，相關檔案要建立聯系，以便快速查閱。最常用的方法是編號
法。如，學生個人檔案所有項目都以學號先后順序編排存檔，并將學號、
姓名輸入電腦，打印學號姓名對照表，采用姓名音序編排法，一看姓名，
可快速找到學號。又如，學生總名冊(詳見附件4)，分別采用音序、序號、
學號等編排法與相關檔案建立縱橫聯系，取閱便捷。
　　此外，形勢在不斷發展變化，不同時期同一檔案內容，理解不一樣。
諸如招生政策改革、考試科目改變、錄取批次調整、報考形式更新。95
年浙江省高中文憑畢字號始用會考準考證號，96年樂清市初中開始實行
證書會考制度，以及學校管理、工作方式等等一系列情況的變動，時過
境遷，不建立“情況變更備忘錄”，一任“落花流水”，要查考的將蕩
然無存。
　　建立學生檔案與其他檔案工作一樣，檔案工作的特點是“潤物細無
聲”──寧靜、細密、辛勤。辛勤──勤記，勤整理；細密──仔細慎
密；寧靜──靜下心來，專心致志。立檔文字均要考慮長期甚至永久保
存。書寫要規范清楚，宜選用黑色墨水鋼筆，普通藍色墨水干后仍溶于
水，絕對不能用于建檔抄寫。電腦打印文字易褪色，要復印保存。內容
連貫的零星案卷要定期線裝合訂。入檔須鐵柜保管，嚴防水火鼠害蟲蛀，
確保學校窗口形象清純亮麗。(附表略)。

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