現在位置：范文先生網>范文大全>規章制度>物業檔案管理制度

物業檔案管理制度

時間：2024-12-03 16:41:45 規章制度我要投稿

物業檔案管理制度15篇（經典）

　　在現實社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編精心整理的物業檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

物業檔案管理制度15篇（經典）

物業檔案管理制度1

　　一、背景介紹

　　隨著經濟的不斷發展和城市化的進程，物業管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務物業客戶，建立一套健全的物業客戶檔案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意義

　　確保物業客戶信息的統一、完整和準確；

　　2 、提高物業服務效率和水平；

　　3 、為物業決策提供可靠的數據參考；

　　4 、加強與物業客戶的溝通和合作。

　　三、檔案建立與管理

　　1 、檔案建立

　　（1）在客戶入住物業前，要求客戶提供個人身份證明、聯系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；

　　（2）對于企事業單位客戶，還應建立組織機構代碼、稅務登記號等信息，并提供相關證明文件；

　　（3）對于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關資料。

　　2 、檔案管理

　　（1）分類管理：根據檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；

　　（2）檔案編號：為每個客戶檔案分配唯一的檔案編號，并進行標識和記錄；

　　（3）檔案整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，確保檔案的完整和準確；

　　（4）檔案存儲：建立專門的檔案室進行存儲，對檔案進行保密、防火、防潮等處理；

　　（5）檔案查閱：保障客戶合法權益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務。

　　四、檔案內容和更新

　　1 、基本信息

　　（1）個人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯系方式、住址等；

　　（2）企事業單位客戶檔案：包括單位名稱、組織機構代碼、稅務登記號、聯系方式、辦公地址等；

　　（3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯系方式、租金繳納證明等。

　　2 、動態信息更新

　　（1）客戶遷入、遷出信息；

　　（2）客戶家庭成員變動信息，如婚姻狀況、子女入學等；

　　（3）客戶單位經營情況、稅務信息等。

　　五、檔案保密與安全

　　1 、保密措施

　　（1）對客戶檔案中的個人隱私信息，如身份證號碼、聯系方式等進行嚴格保密；

　　（2）嚴格限制檔案查閱權限，只允許授權人員進行查閱和使用；

　　（3）加強信息系統的安全保護，防止未經授權的人員獲取檔案信息。

　　2 、檔案安全措施

　　（1）檔案室要求嚴格控制出入口，防止非法人員進入；

　　（2）檔案室配備專門的監控設備，保證檔案安全；

　　（3）定期備份檔案數據，防止檔案丟失或損壞。

　　六、檔案利用與管理

　　1 、信息查詢和報表

　　（1）客戶檔案應提供方便快捷的查詢和統計功能，以滿足物業日常工作的需要；

　　（2）定期生成客戶檔案報表，提供給物業決策相關人員使用。

　　2 、客戶服務與管理

　　（1）根據客戶檔案提供個性化的服務和管理；

　　（2）定期與客戶進行溝通和聯系，了解客戶需求和意見；

　　（3）在重要事項變化時及時更新客戶檔案。

　　七、改進措施與建議

　　1 、不斷優化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理；

　　3 、定期組織員工培訓，提高檔案管理水平和服務質量。

　　綜上所述，物業客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業服務質量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過完善的檔案管理制度，才能更好地服務客戶，提升物業管理水平。八、檔案管理流程

　　為了確保物業客戶檔案管理的規范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。

　　1 、檔案建立流程

　　（1）接收客戶信息：物業管理人員應在客戶入住物業前，要求客戶提供個人身份證明、聯系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。

　　（2）檔案登記：將客戶提供的信息進行歸檔，并為每個客戶分配唯一的檔案編號。

　　（3）信息核實：核實客戶提供的信息的真實性和準確性，確保檔案信息的可靠性。

　　（4）檔案歸類：根據檔案類型進行分類管理，如個人住戶檔案、企事業單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。

　　（5）檔案存儲：將客戶檔案存放在專門的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。

　　2 、檔案更新流程

　　（1）定期更新：根據客戶提供的個人住戶或單位信息的變更情況，對客戶檔案進行定期更新。

　　（2）動態信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動信息等，及時更新到客戶檔案中。

　　（3）檔案查閱：對于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經過授權，并按照相關流程進行查閱，避免檔案信息泄露。

　　3 、檔案整理和清理流程

　　（1）定期整理：定期對客戶檔案進行整理和清理，刪除過期和無效的檔案信息，保持檔案的完整和準確性。

　　（2）檔案裝訂：對于松散的檔案文件，進行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。

　　（3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規定的流程和標準進行歸檔，確保每個檔案的.存放位置和狀態清晰可見。

　　4 、檔案保密和安全流程

　　（1）保密措施：對客戶檔案中的個人隱私信息進行嚴格保密，不得泄露和濫用。

　　（2）權限控制：對于需要查閱和使用檔案的員工，進行權限控制，確保檔案信息的安全。

　　（3）檔案安全：加強檔案室的安全防護，限制非授權人員的進入，定期檢查檔案室的安全設施和防護措施。

　　九、檔案管理系統引入

　　為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理。

　　1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數據庫，并將所有客戶檔案中的信息進行電子化處理，提高信息存儲和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專業的檔案管理軟件，實現對客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。

　　3 、檔案安全措施：對電子檔案進行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。

　　4 、電子檔案查詢和報表：通過電子檔案管理系統，可以方便快捷地進行客戶檔案的查詢和生成報表，提供給物業決策相關人員使用。

　　十、員工培訓和質量管理

　　為了提高檔案管理人員的專業水平和服務質量，需要進行定期的員工培訓和質量管理。

　　1 、培訓內容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓。

　　2 、質量評估：定期評估檔案管理人員的服務質量和工作效率，及時發現問題并進行改進。

　　3 、績效考核：將檔案管理人員的檔案管理質量和工作效率納入績效考核體系，激勵和獎勵優秀表現的人員。

　　十一、總結和建議

　　物業客戶檔案管理制度的建立和實施對于提高物業服務質量、加強與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過健全的檔案管理制度，可以確保物業客戶信息的統一、完整和準確，提高物業服務效率和水平，提供可靠的數據參考，加強與物業客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術，實現客戶檔案的電子化管理，可以進一步提高檔案管理的效率和便利性。同時，通過員工培訓和質量管理，可以提高檔案管理人員的專業水平和服務質量。在實施檔案管理制度的過程中，還應不斷優化流程，提高工作效率，同時保障檔案的保密和安全性。

　　綜上所述，只有通過完善的物業客戶檔案管理制度，才能更好地服務客戶，提升物業管理水平。在未來的工作中，我們應不斷總結經驗，改進工作方法，進一步提高物業客戶檔案管理的水平和質量。

物業檔案管理制度2

　　物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的,盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節,然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修、養護物業設施,還是了解業主及物業使用人情況,或是收取管理費用、開發經營活動等,都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展,無論是物業管理還是檔案管理,都在向著現代化的管理目標邁進,物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

　　物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善,物業檔案的種類也在不斷增加。

　　一、檔案管理運作環節

　　1、設立檔案室,采取系統化、科學化、現代化的先進手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。

　　2、資料的收集堅持內容真實的'原則,根據實際資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大資料的來源渠道。

　　二、資料分類整理

　　收集后的所有信息資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。

　　三、檔案內容

　　范圍分類資料內容

　　房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證

　　技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料

　　管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

　　業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

　　日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案

　　四、資料歸檔整理

　　1、按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。

　　2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。

　　3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。

　　4、檔案的管理環境做到'三防',即防火、防潮、防變質。

物業檔案管理制度3

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經過綜合部經理批準,要嚴格履行借閱手續,限期交回。

　　5.人事檔案內裝材料禁止單頁借出。

物業檔案管理制度4

　　1、發文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

　　(1)函:與不相隸屬機關或本系統單位之間互相商洽和聯系工作,詢問和答復問題等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出現或已經出現了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'發現行政法規和規章,轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

　　(4)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問等用'報告'。

　　(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時用'請示'。

　　2、如何收集物業管理的重要文件、法規及信息

　　(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

　　(2)從政府相關部門下發的文件資料中整理收集;

　　(3)從物業管理協會會刊中收集;

　　(4)征訂有關物業管理的專業信息、刊物及法規匯編等資料;

　　(5)經常了解物業管理專業書籍的出版情況;

　　(6)保持與物業管理各政府業務主管部門的聯系,從中獲得物業管理的有關文件法規;

　　(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的.具體要求是什么

　　(1)嚴格檔案材料的收、發制度和借閱制度;

　　(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

　　(4)檔案工作應統一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

　　(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

　　(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

　　a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。

　　b、檔案分類項目一旦確定,要執行到底,不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據材料與類目的密切程度進行歸類。

　　(7)檔案材料的卷宗的處理:

　　a、對無主題的材料應擬定確切的標題;

　　b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

　　c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發文部門、標題、文號和日期;

　　(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發生,要經常對檔案材料進行檢查。

　　4、物業管理應保存的基本材料有哪些

　　物業管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業管理委托合同;物業管理各項分承包合同、協議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據;各類經營證明、證件等。

物業檔案管理制度5

　　第一條總則

　　1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務，特制定本制度。

　　2.本制度的檔案指公司日常工作中發生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

　　3.公司對檔案實行集中統一管理。

　　第二條檔案管理架構

　　1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。

　　2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。

　　3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的`收集、整理和移交工作。

　　第三條檔案分類:

　　1.文書類檔案

　　1)政府部門各類文件

　　2)公司對外、對內各類正式發文

　　3)法律公文

　　4)廣告策劃文案

　　2.工程技術類

　　1)設備設施檔案

　　2)招投標檔案

　　3.財務類檔案

　　4.合同類檔案

　　5.公司各類證照

　　6.影音類文件

　　第四條歸檔工作流程

　　1.檔案工作分為八個環節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。

　　2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

　　3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經管理處負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。

　　第五條歸檔要求

　　1.歸檔文件必須完整齊全。

　　2.歸檔文件必須按規定分類、整理、編目。

　　3.檔案編目

　　1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號

　　如:20xx/市場/001

　　2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號

　　如:20xx/百事可樂/項目/001

　　3)財務類檔案:會計年度設置

　　4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號

　　4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。

　　5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

　　1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

　　2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤數、序號等。

　　第六條檔案借閱、移交

　　1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經公司主管副總批準。

　　2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

　　3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經檔案主管部門負責人批準。

　　4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。

　　第七條保管和保密制度

　　1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。

　　2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

　　3.檔案的保密嚴格執行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監銷，防止泄密。

　　4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。

　　第八條附則

　　工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。

物業檔案管理制度6

　　一、物業管理公司檔案管理規定:

　　1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的.權利。

　　二、物業管理公司保密規定:

　　1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料，業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。

　　3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務

　　4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續)，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業管理公司檔案資料:

　　1、物業管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);

　　2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;

　　3)機電設備保養合約;

　　4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);

　　2、物業管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;

　　2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;

　　3、業戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;

　　2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;

　　3)物業管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業管理公司設備維修保養類:

　　1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;

　　2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

　　4)物業管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄;

　　6、物業管理公司設施設備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

　　2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業管理公司物業管理處運作類:

　　1)正式文件應用電腦打印操作，并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

　　2)物業管理公司管理費收繳情況

　　3)物業管理公司管理費財務報告

　　4)物業管理公司物業管理處運作報告;

　　物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)

　　x物業管理公司物業管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計劃與報告

　　x工程設備管理計劃與報告

　　x物業管理公司物業管理處往來信函

　　x用戶報修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養工作情況記錄

物業檔案管理制度7

　　檔案室管理規定

　　一、歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

　　2、歸檔要求

　　歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。

　　3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。

　　4、歸檔份數:各類文件材料一般歸檔一式一份。

　　5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

　　二、保管制度

　　1、歸檔的`文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯系,進行科學分類、立卷和編目、編號。

　　2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

　　3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。

　　4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。

　　5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定范圍內。

　　6、檔案的移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。

　　7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。

　　三、檔案借閱、復印程序

　　提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室

　　具體要求:

　　1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;

　　2、要愛護檔案,::不得丟失;

　　3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;

　　4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

　　5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;

　　6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。

物業檔案管理制度8

　　1)管理好物業工程設施時關系到物業是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業管理人員必須發掘設備潛能,做到物盡其用,充分發揮設備的使用價值。

　　2)物業工程設施須實行檔案管理制度,對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業工程管理部建檔管理:

　　a)設備系統的資料,如竣工圖、構造圖等。

　　b)設備系統原始發票、收據、用戶手冊以及售后服務卡等。

　　c)設備系統中重點部位的拍照資料及相關注釋。

　　3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調動員工工作積極性。

　　a)建立設備管理考核、督察制度。

　　b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。

　　4)建立iso9001質量管理體系:

　　a)建立機房管理制度。

　　b)建立供、配電管理制度。

　　c)建立設備維修制度。

　　d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務到人、用科學化的.管理提高設備管理水平。

　　5)對于住宅小區物業工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。

　　a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。

　　b)四會:即是對設施使用、會保養、會檢查、會排除故障。

　　c)五定:即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責。

　　6)住宅小區工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。

　　a)遵循“安全、經濟、;合理、實用”的原則。

　　b)盡可能采用節能、經濟適用且品質優良的材料,修舊利新。

　　c)培養管理隊伍的創新精神,維護業主的權益。

　　d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開展工作,做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。

　　e)加強安全意識,防止意外發生,做好宣傳工作。

　　7)提高物業管理服務質量。

　　a)堅持“物業管理服務第一”的意思,培養職業道德和責任心。

　　b)保證配套設施崗位上有專業操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。

　　c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進行現場操作,知道相關人員,使員工能夠適應崗位要求。

物業檔案管理制度9

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程

　　4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專業資料:公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的.政策法規、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。

物業檔案管理制度10

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

　　(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。

　　(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

　　(5)文員每天核對發出和返回的.維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

物業檔案管理制度11

　　1、保衛部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);

　　2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的分布;

　　3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關對案情案卷，保衛部對案情的.調查案卷，公安機關出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養通知書，司法機關送達的判決通知書，公安機關的外調介紹信，案情通報;

　　4、其它檔案包括：上級文件、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結;

　　5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。

　　6、建立新類別檔案需經部門經理，撤消舊檔案須經部門經理辦公會確定，報上級批準。

物業檔案管理制度12

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專管人員須將業主的.檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;

　　3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性;

　　5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

　　7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。

物業檔案管理制度13

　　一、總則

　　1.1 本制度是為了規范物業檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業主、員工和相關部門的需求。

　　1.2 本制度適用于物業管理公司及其下屬的所有物業項目。

　　二、檔案室的設立和管理

　　2.1 物業檔案室應設在安全、干燥、通風、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。

　　2.2 物業檔案室的設立應由物業管理公司提出申請，報公司領導審批后實施。

　　2.3 物業檔案室的日常管理工作由物業管理公司負責，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。

　　2.4 物業檔案室的人員應具備一定的檔案管理和計算機操作知識，定期進行培訓和考核。

　　三、檔案的收集和整理

　　3.1 物業檔案室應及時收集各類檔案，包括業主信息、物業服務記錄、維修記錄、安全記錄等。

　　3.2 物業檔案室應對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄。

　　3.3 物業檔案室應定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。

　　四、檔案的保存和利用

　　4.1 物業檔案室應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保證檔案的安全保存。

　　4.2 物業檔案室應建立檔案借閱制度，對于需要借閱的檔案，應按照規定的'程序辦理借閱手續。

　　4.3 物業檔案室應積極為業主提供查詢服務，滿足其了解和使用物業信息的需求。

　　五、檔案的銷毀

　　5.1 物業檔案室應根據國家有關法律法規和公司的規定，定期對過期或無用的檔案進行銷毀。

　　5.2 物業檔案室在銷毀檔案時，應進行登記，并采取相應措施，確保銷毀的安全和徹底。

　　六、附則

　　6.1 本制度自發布之日起執行。

　　6.2 對本制度的修改和解釋權歸物業管理公司所有。

物業檔案管理制度14

　　●檔案管理規定

　　1、檔案資料由經理負責監督保管,內務管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業的驗收檔案、圖紙、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經經理許可,任何人不得動用。

　　3、物業檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業檔案在歷任經理離職或調職時,應向接任者辦理移交手續,經認可后方可離開。

　　6、物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經經理書面認可,如有違反的,作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。

　　9、小區檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區管理有重大影響及損害小區和公司利益的,公司將視情節追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

　　●小區管理保密規定

　　1、公司、物業內部資料,業主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯系電話、購/租合約及金額、小區及公司內部情況、業主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

　　2、業主/住戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜內,由內務管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管,內務管理員休假時,由經理指定者方可代為執行以上事務。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監控室的業主/住戶的聯系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5、公司制定的各類規章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。

　　6、公司發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

　　7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區住戶保守秘密,對任何人的.不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

　　8、員工因執行保密規定不當,致使公司、業主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　●小區檔案資料

　　1、小區驗收檔案:

　　1)小區土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。

　　2)小區各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

　　3)小區機電設備保養合約。

　　4)小區公共區域設施設備驗收記錄。

　　5)小區公共區域設施設備移交記錄。

　　6)單元驗收及移交記錄。

　　2、小區二次裝修檔案:

　　1)住戶二次裝修圖紙及審批手續。

　　2)二次裝修期間管理處監督檢查資料。

　　3、住戶資料:

　　1)小區住戶入伙資料。

　　2)小區住戶情況登記(包括姓名、房號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

　　4、小區管理文本匯編:

　　1)管理合同、業主公約、用戶手冊。

　　2)小區各類管理規章制度及裝修管理規定。

　　3)小區各項管理分包合約。

　　5、小區設備維修保養資料:

　　1)各類設施設備專門的維修保養制度和應急措施。

　　2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3)主要部位如配變電間、監控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

　　4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

　　6、小區設施設備檢測:

　　1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

　　2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

　　3)小區避雷系統有定期檢測報告。

　　4)小區其他設施設備檢測記錄資料。

　　7、日常文檔:

　　1)日常通知、文件的存檔。

　　2)小區管理費收繳情況。

　　3)公司管理費財務報告。

　　4)會議記錄。

　　5)值班記錄。

　　6)安保值班記錄。

　　7)其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當的保管、儲存方法。

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數據,以保證查閱者及時找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定,其他未經授權者無權決定。

　　6、檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業務部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。