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    物業(yè)檔案室管理制度

    時(shí)間:2024-04-07 09:40:22 規(guī)章制度 我要投稿
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    物業(yè)檔案室管理制度

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    物業(yè)檔案室管理制度

      一、總則

      1.1 本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理,保證檔案的安全、完整、有效利用,提高檔案管理效率,滿足業(yè)主、員工和相關(guān)部門的需求。

      1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項(xiàng)目。

      二、檔案室的設(shè)立和管理

      2.1 物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方,距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。

      2.2 物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請(qǐng),報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

      2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé),包括檔案的收集、整理、保存、利用等。

      2.4 物業(yè)檔案室的人員應(yīng)具備一定的檔案管理和計(jì)算機(jī)操作知識(shí),定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核。

      三、檔案的收集和整理

      3.1 物業(yè)檔案室應(yīng)及時(shí)收集各類檔案,包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。

      3.2 物業(yè)檔案室應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂,建立檔案目錄。

      3.3 物業(yè)檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理,確保檔案的安全和完整。

      四、檔案的保存和利用

      4.1 物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施,保證檔案的安全保存。

      4.2 物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度,對(duì)于需要借閱的檔案,應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。

      4.3 物業(yè)檔案室應(yīng)積極為業(yè)主提供查詢服務(wù),滿足其了解和使用物業(yè)信息的需求。

      五、檔案的銷毀

      5.1 物業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定,定期對(duì)過期或無用的檔案進(jìn)行銷毀。

      5.2 物業(yè)檔案室在銷毀檔案時(shí),應(yīng)進(jìn)行登記,并采取相應(yīng)措施,確保銷毀的安全和徹底。

      六、附則

      6.1 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

      6.2 對(duì)本制度的修改和解釋權(quán)歸物業(yè)管理公司所有。

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