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政府辦公室做好精簡公文工作的實踐與思考
政府辦公室做好精簡公文工作的實踐與思考作者/彭玉祥
公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效用和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。離開了公文，黨政機關就無法辦公，黨委政府的決策就不能及時貫徹落實；但如果公文過多過濫，公文的權威性和嚴肅性就可能在執行過程中大打折扣。因此，精簡公文一直是中央多年來的具體要求，也是各級黨政機關長期探索致力解決卻無法從根本上有效解決的問題。各級政府辦公室承擔著研究制定、審核印發、歸檔保存、開發利用本級政府公文的重要職責，是帶頭執行黨和國家精簡公文要求的實施主體和具體執行者。本文就政府辦公室如何做好精簡公文工作談點認識，與廣大同仁商榷。
一、政府辦公室公文過多過濫的不利影響
公文過多過濫，不僅會影響政府在人民群眾中的形象，也會直接影響公文的權威性、嚴肅性。一是導致辦公成本增加。以一年增加100份文件，平均每份文件用紙10頁、印發300份計算，一年就要新增用紙30萬頁，而一份公文從開始起草到形成初稿、校核稿、審簽稿等，在付印之前至少要打印5份各類初稿或審簽稿，100份文件至少又要消耗用紙5000頁，這樣，除了印刷耗材、設備磨損等經費和大量人力投入外，一年僅新增公文用紙費用就要2萬元左右。二是與中央三令五申精簡公文的要求相悼。難以想象，一級政府連中央的一貫要求都沒有完全執行好、落實好，又怎樣為下級政府和部門帶好頭、作表率？三是容易引起下級政府的反感，削弱公文的權威，致使相關政策在執行時出現“缺斤少兩”的情況。公文的嚴肅性、政治性和權威性特點，決定了每一件公文的制發都應該嚴肅認真、審慎對待，不能隨意而為、破壞規矩。如果文件過多，下級人員忙于公文閱讀，根本就沒有時間去謀劃工作、落實部署。如果同一項工作，上級政府今天印發“意見”、明天下發“通知”、后天又發來傳真，就不能不讓下級反感，一旦下級對上級的工作安排產生抵觸情緒，執行時就可能出現拖拉辦理或“克扣”政策的情況。
二、政府辦公室公文長期精簡不了原因淺析
公文難以精簡的原因，需要辯證地分析和看待，既要看到因工作需要出現的正常公文增量，也要看到人為因素導致的非正常公文增量。大致有五個方面的原因：一是新增工作任務安排必須行文。隨著政府經濟調節、市場監管、社會管理、公共服務四大職能的不斷深化和拓展，工作中必然會出現一些新事物、有一些新工作需要部署，這是政府辦公室公文中的絕對增量，是不能精簡的。二是重新調整指標目標需要行文。對過去已行文作出安排的工作，雖然公文還在有效期內，但由于科學性、前瞻性不夠，涉及的指標、目標已經不適應發展的需求，需重新行文調整。三是監管缺失導致升格行文。有些部門職責范圍內的工作，本來以部門名義行文即可，但部門希望能以政府或政府辦公室名義下發，片面、簡單地認為這樣做力度更大、層次更高，容易引起重視。四是上級部門在工作考核中提出不符合規定的要求迫使下級行文。一些上級部門為了推進自身工作，直接安排下一級政府對某專項工作進行安排，否則在年度目標考核中就要減分，盡管這種要求不符合《黨政機關公文處理工作條例》的規定，但下級政府為了不被扣分，無奈之下只得行文安排。五是政府為議事機構或中介機構越俎代庖行文，由于長期受計劃經濟思維的影響，一些屬于政府設置的議事協調機構或中介機構直接安排的工作，政府大包大攬，代其行文。
三、政府辦公室精簡公文的對策建議
一是制定“一條紅線”，實行發文計劃目標管理、按照中央精簡“文山會�！钡木瘢k公室在年初時可以根據上級和本級黨委、政府年度工作總體安排，大致明確本年度精簡公文的目標比例，對年度發文進行目標管理。當然，制定的目標不能成為“硬規定”，要預留一定彈性空間，在圍繞既定目標嚴控行文的同時，還可根據各階段工作任務適時調整。
二是嚴格“五個不發”。政府辦公室是政府的中樞機構，承擔著服務政府、服務基層、服務群眾的職責，并受政府委托代表政府對外部署工作，一定程度上代表了本級政府的整體形象。發文作為政府辦公室履行“三服務”職責的手段之一，發文效果的好壞直接影響著人民群眾和下級部門對政府形象的評價，因此，必須高度重視發文、審慎對待發文、嚴格把關發文，杜絕發文的隨意性、盲目性和不科學性。圍繞這個總體要求，政府辦公室在辦文時應該做到“五個不發”：不發檢查、督查專項工作的公文；不發收集某行業資料、材料的公文；不發屬于部門履行職能、開展行業工作的公文；不發屬于議事協調機構履行職責或應交由市場中介機構辦理的公文；對已在會議現場發放了領導講話稿的，會后不發專門刊載領導講話稿的公文。
三是堅持“四個一律”，杜絕升格發文。 “格”就是“規矩” “規范”， “出格”就會“破壞規矩”“打亂規范”，發文是一項有規可依、有章可循的工作，絕不允許“不拘一格”地任意升格、降格。政府辦公室應該嚴格執行《黨政機關公文處理工作條例》，做到該由辦公室制發的公文不委托其他部門制發，應由下級制發的公文不統包統攬，努力使行文“歸位”。具體工作中，要始終堅持“四個一律”：對屬于部門、議事協調機構或中介機構履行自身職責的事項，一律交由相關職能部門和機構直接行文；對上級業務部門有關工作安排需要本級行文貫徹落實的，一律由對口業務部門制定文件下發；對仍在有效期內的公文需要重新調整、修改相關指標的，一律由業務部門直接行文調整修改；對政府成立的議事協調機構，除組長、副組長或主任、副主任人員調整由政府辦公室行文外，其他組成人員因工作變動需要調整的，一律由該議事協調機構行文。
四是巧用“三種方法”減少公文。第一種方法，集中管理使用文號。文號可用來統計發文數量，文號的多少體現了精簡公文的成效，從一定意義上說，減少了文號也就減少了公文。因此，在不影響公文法定性質、功能作用的情況下，對涉及內容相同或相近的諸多事項，完全可以按照歸類方法集中使用一個文號統一印發，不必一一單列成文編號。比如涉及幼兒教育、基礎教育、高中教育的三個文件，可以直接用印發的形式將三個文件作為附件統一印發；對下級部門購置公務用車的批復，可以集中歸類為一個文號批復，不必一一行文批復。這樣不但可以減少文號達到精簡公文的目的，更重要的是便于同一類公文集中歸類存檔、檢索查找。第二種方法，不用法定文種。 儻政機關公文處理工作條例》規定的15個文種都屬于公文數量統計的范疇，每一個文種都有其相應的功能和適用范圍。但在實際工作中，經常會遇到一些特殊情況，比如對某項工作只帶有初步安排的性質，沒有形成最后決定，但又必須用這個初步安排的意見去指導工作，或者因各方面原因不能用公文形式印發相關工作安排的意見但又必須形成備查材料，在這種情況下，可以不用法定文種，而用備忘錄、資料備查等形式做好相關記載。特別是政府召開的專題會議，沒有形成具體要求、具體決定的，或者會議主持人認為沒有必要形成紀要的，完全可以用備忘錄、資料備查等形式記錄會議情況、記載會議達成的共識。第三種方法，授權或委托下級。授權或委托的本質是上級對下級決策權力的下放，也是一種職責的再分配。政府可以根據部門職責，將一些應由政府行文安排的事項授權或委托部門行文辦理。比如對人民代表、政協委員提出的議案、提案的辦理答復，可以按議案、提案涉及的內容授權或委托相關業務部門辦理；對國土資源的登記工作，可以委托國土資源部門用“專用章”進行管理。這都是授權或委托下級行文的最好實證。
當然，精簡公文不能“一刀切”，不能片面地認為就是不發公文、少發公文。任何一份公文的制發都需要文秘部門認真把關，嚴格遵守相關規定，做到該行的文一個不少，不該行的一個不行，可行可不行的一律不行，用實際行動把中央精簡公文的要求落到實處。
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