文檔管理實訓總結

文檔管理實訓總結

　　文檔管理實訓總結

　　林丹萍

　　通過兩周的文檔管理實訓，不僅僅是為了鞏固了課堂的理論知識，而且提高了我們的文書文書處理，檔案整理等檔案工作的日常工作實操能力；更重要的是通過實訓培養自身嚴謹細致的工作作風和良好的溝通合作能力。為了總結經驗，現將本次實訓報告如下：

　　一、 實訓任務

　�、佟∧苷�確判斷歸檔與不歸檔材料

　　②　能熟練地裝訂檔案材料

　　③　電子文檔工作介紹及檔案信息系統操作

　�、堋≌�理學生檔案

　�、荨≌�理專門的檔案及匯報

　　⑥　整理學生檔案

　　⑦　參觀學院檔案室及廣東省檔案館并且撰寫參觀體會

　�、唷∑髽I文檔工作調查并匯報

　�、�  撰寫實訓總結及交流

　　二、經驗

　　（一）做分類，讓文件井然有序

　　沒有工作閱歷、理論與實際存在差別等各種因素給我們實訓期間的檔案整理工作有一定的難度，但是通過指導老師所給指導意見和各組間的交流、所給的材料進行訓練及糾正，更好地判斷歸檔與不歸檔的材料、掌握較好的分類標準、分類方法以及熟悉一些材料的組合案卷的工作程序。即使是在這段過程當中，會有文件涉及范圍廣和所給時間很短的情況下，無法精確分類歸檔；任務多，時間安排不合理；理論知識不扎實；焦頭爛額，因在某些問題上存在著一定程度的偏見而吵架的時候，但是慶幸我們小組每一個成員能夠進行很好的溝通和討論，最后展現我們小組的勞動成果。即使結果可能不圓滿，但是在這個過程中大家都能相互溝通，尋找最佳方案這就足夠。

　�。ǘ�）做整理、做調查，讓理論知識運用到實際中

　　這次任務中，我們有電子文檔、專門檔案整理的項目。在電子文檔的實訓中，掌握了一定的電子文檔工作的操作方法，如文件的錄入、文件的處理、文件的分發、打扮打扮的利用、檔案的提供利用等等一系列的操作。這其中必定少不了嚴謹細致的工作態度和高度的集中力，切記文件錄入的錯誤等等，如果有錯，必將重新來過，最嚴重的是會給以后的工作造成一定的影響。

　　接下來，我們對學院學生檔案進行整理進行了為期半天的實訓。我們在老師的指導下，明白了具體的工作程序，從打開捆綁繩子的第一步到按照檔案目錄一項一項地清點，都要求我們必須要有謹慎的、一絲不茍和保密的工作作風。

　　同時，在謝彩英老師的指導下我們進行了文書檔案和視頻資料整理的專門檔案實訓。通過對100個文件和教學課程視頻等等資料的收集、篩選、整理、分類等等一系列環節后完成了為新就任的就業辦主任的資料的整理。該實訓任務是為了方便和提高新就任的就業辦主任的工作，發揮這些檔案的最大的用處。雖然在面對如此巨大的工作量、U盤有限的容量、"中午不睡，下午崩潰"的危險、組員之間意見的分歧、組員電腦的死機等各種各樣的情況，但是我們還是成功的完成了此項任務，最重要的是我們小組養成了很好的默契。

　　最后，我們接受企業文檔工作調查的任務，這次的任務讓我感受到了如何獲得調查渠道也是看我們人際交往范圍的時候。我們小組的成員主要通過QQ聯系自己工作了的朋友和師姐。在調查中我們發現調查的企業文檔，與課本理論知識有著一定的差別。每個公司都會有一定的分類標準、分類類目、歸檔的范圍。因為我們調查各個成員調查的企業類型不同所以其歸檔范圍和類目有著較大差異。而且我們也注意到了，現在企業對電子檔案的利用越來越重視，很多公司會將紙質的檔案進行掃描整理成電子檔案，實現檔案的網絡化。

　　三、體會

　　（一）與其一人奮戰，不如團結一致

　　實訓活動，不僅在挑戰我們每個人的能力，更是在挑戰HR班各組組員的團結，實訓過程中必然涉及到觀點的不同，可能會發生矛盾，然而我們都是為了活動更加完美的結束，讓我必須進行溝通，如何分工，合作才能是成功的第一步，從我們實訓的各個匯報、調查、成果可以看出我們小組的合作，分工的合理性，用一句話概括，與其一人奮戰，不如團結一致。

　　（二）匯報交流之"取其長，補我短"

　　在每個小組實訓項目后，小組的成員都會進行討論、總結匯報環節、小組匯報、老師點評等環節。小組之間的匯報交流，我們可以看到自己的優缺點。例如在專門檔案的整理過程中第二小組的煽情攻略讓大家感動不已，這將她們整理的班級檔案的意義展露無遺。讓我學到了工作上要有其符合的基調，才能使工作成果更好地呈現。但是第三小組在進行企業文檔調查匯報過程中，沒有使她們的成果完整地展現出來，在這個過程中，她們遇到了PPT打不開，因為與課室OFFICE軟件版本不符；視頻沒辦法播放完整，因為小組規定匯報時間過了，我認為他們沒有與秘書的工作聯系在一起，不難知道這也是未來秘書人員所具備的職業素養。

　　在匯報過程中，我們可以通過小組代表交流來了解到其他小組的解決問題的不同方法、不同思路，是我們學到了其他組的優點，認識到了自己缺點。

　　做過的事情不總結，那只能是經過，而不是經歷。我想此次的文檔管理實訓，在一定的程度上提高了我對文檔工作的認識，明白了我們不單單要在專業方面上提高認識，也要在這過程中提高自己的職業素養、個體在不同場合扮演的角色、以及時間觀念和細節等等。自己要求自己達到更好的層次，找出不足，不滿足于現狀，不斷學習被人的長處摒棄自己的短處，不斷完善自己。善于學習，努力提高分析和思考問題的能力，加強自己各方面的能力，例如如何營造團結和諧的良好工作氛圍，工作時主動付出，相互信任，相互支持，時刻牢記團隊的力量。以大局為重，共事多溝通，牢記有問題來溝通，來溝通沒問題！

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