論數字化檔案管理的新思路

論數字化檔案管理的新思路

論數字化檔案管理的新思路
　　
　　李瑋
　　
　　（黑龍江省投資總公司，黑龍江哈爾濱150090）
　　
　　摘要：當前，檔案管理工作步入了數字化時代，利用現代化技術有效管理各種信息資源，已經成為當務之急。結合前沿技術，進行數字化檔案管理勢在必行。關鍵詞：數字化；信息；檔案；新思路
　　
　　一、數字化檔案管理的內涵
　　
　　所謂數字化檔案管理是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務。數字檔案館是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，是信息化建設綜合實力的體現，是檔案館建設在信息時代的必然要求。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新—代的檔案管理將是數字化全息檔案管理的方式。
　　
　　二、數字化檔案管理的重要性
　　
　　檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。計算機的廣泛使用，使大量的數字檔案信息形成，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。
　　
　　而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數字化檔案管理還能使資料能及時歸檔，盡快提供利用。同時數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。
　　
　　數字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，從而實現檔案事業的跨越式發展，進一步發揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
　　
　　檔案資料經過數字化加工后，社會公眾（開放檔案）和各職能部門都能通過檔案管理系統即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統檔案利用方式對檔案實體多次輾轉造成的時間浪費和重復勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實現資源共享，提高工作效率
　　
　　檔案因經常外借翻閱易產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進行數字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護檔案實體的安全。
　　
　　三、實現數字化檔案管理的新思路
　　
　　（一）管理人員的素質需提高
　　
　　隊伍素質的提高是有重點地抓好數據庫建設的必要準備。由于檔案信息數字化的發展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一
　　
　　項非常重要的工作。沒有高素質、高技能的現代化信息管理人才，就不可能實現檔案信息網絡化管理和服務。檔案工作者不僅要掌握傳統檔案管理知識，更要努力學習掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能。堅持用新思路、新體制、新機制、新方式進行培訓，在短時間內走出加快檔案數字化建設的新路子，不斷推進網絡信息共享，同時，堅持以人為本，全面提高素質教育。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的再培訓、再教育，使廣大檔案工作者加強檔案業務基礎知識的更新，樹立檔案數字化工作是第一要務的思想。從基本知識人手，全面細致掌握檔案工作中的每個環節和知識點，熟練運用現代化技術手段來管理檔案，早日實現數字化檔案室。
　　
　　（二）數字化管理中需要個性化服務
　　
　　數字化管理不能局限于單個檔案館管理系統，而是要集成全社會的資源構成
　　
　　強大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動態性檔案管理服務。檔案管理要求根據用戶的實際任務搜集選擇各種信息，檔案管理強調利用自己獨特的檔案信息和能力為用戶創造價值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現價值；通過直接介入用戶課題的最關鍵部分來提高服務價值。檔案工作人員通過發揮自主的管理能力、研究能力和創新精神為用戶提供創新性的服務，做好個性化服。
　　
　　（三）實現檔案信息與社會信息相聯結
　　
　　要建立檔案信息系統，實現檔案信息與社會信息的聯結，這既是提高數字化檔案利用率的要求，也是加強檔案數字化管理軟件發展自身的要求。在檔案信息網上設立站點或網頁，實現檔案信息網絡的互聯。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。
　　
　　同一種檔案在數字化后可以生成不同的格式，在實際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲生產圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內容較多的文件。
　　
　　采用服務器、磁盤陣列、光盤等多種存儲方式對數字化后的文件進行安全存儲，依據檔案的類別建好相應的目錄結構，以文件的檔號為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲到對應的目錄下。規范文件名稱及存儲邏輯結構，便于對加工好的文件進行組織和掛接利用。
　　
　　

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