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企業印章管理中的法律風險防范
企業印章管理中的法律風險防范作者/ 魏兆兵 魏夢雅
印章風險歷來是企業法律風險防控的重點。隨著企業經營規模的不斷擴大，工作地點不斷變化，企業印章管理中的法律風險尤為突出。本文試結合企業印章管理實際，分析印章管理中存在的主要問題，提出印章管理法律風險防范對策。
一、企業印章的種類及其主要風險
印章是企業生產經營的重要憑證，在法律上意味著企業的承諾、認可和證明。一般來說，企業印章分為以下幾類：一是公司和下屬分公司的行政印章、合同專用章以及財務專用章，二是公司機關部門印章，三是公司黨務、工會、團委及協會印章，四是項目部印章，五是公司法定代表人、負責人的個人名章。
上述不同類別的印章在企業的內部效力雖然不同，對外效力卻有一定的相似之處，用印后企業都要承擔相應的法律后果，都會給企業利益帶來不同程度的影響。因此，企業一定要防范印章管理中可能出現的風險。
1.未經批準擅自刻制的風險�？讨朴≌聭斀涍^本單位領導批準，未經批準不能擅自刻制印章。
2.未在公安機關指定單位刻制印章的風險。在公安機關指定單位刻制印章，可以直接在公安機關備案，以后需要鑒定印章真偽時就有案可查。
3.未經批準擅自使用的風險。使用印章必須經過有關部門批準，未經批準不能使用，更不能在空白介紹信或紙張上用印。
4.擅自攜帶印章外出的風險。印章不能離開保管人，不能擅自攜帶外出，特殊情況下經過批準攜帶外出應指定監印人。
5.未建立印章使用臺賬、無原始證據查詢的風險。
6.印章被盜或丟失的風險。在被盜期間若有人使用，在沒有充分證據的情況下，企業要承擔相應責任。
7.印章特別是項目部印章被仿冒的風險。
二、當前企業印章管理中存在的主要問題
雖然印章管理中存在著各種風險，許多企業卻熟視無睹，不采取措施加以防范，而是在印章管理中出現了較大問題給企業帶來訴訟風險時才去亡羊補牢。目前，企業印章管理中主要存在著以下問題：
1.印章刻制的業務流程不清晰，沒有審批程序，只要業務需要，領導或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒有下發正式啟用文件，沒有明確印章使用范圍和使用時間。
2.印章刻制不在公安部門指定的單位進行，不在公安機關備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發生印章使用風險埋下了隱患。
3.個別企業沒有印章管理方面的規章制度，使用印章未經過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章，在沒有監管人的情況下允許他人攜帶印章外出。
4.個別企業沒有統一的印章使用臺賬，采用一頁紙請示的方式，請示完成后，領導審批用印的簽批單由經理辦公室保存，時間長了很容易丟失，無法追溯。個別單位雖有統一的用印臺賬，但對領導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人，以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯，形成法律風險。
5.個別企業印章保管制度不健全，未設專人保管，印章丟失或被盜后不及時報告，不及時報案，也不主動在報紙上發布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風險。
6.個別企業為追求收益，允許不具備資質的企業掛靠施工，個別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現問題，企業就要承擔相應責任。
7.個別企業不重視管理項目部印章，意識不到項目部印章對企業的重要性，項目部印章管理不規范，沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒有設立項目部印章使用臺賬，形成了項目部印章管理的空白，給企業帶來較大的法律風險。
8.個別企業印章被仿冒后，未采取正確的應對措施，放任風險發生，給企業帶來了不可挽回的損失。
9.個別企業在下屬單位、部門、項目部被撤銷和關閉后，沒有及時收回和銷毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風險。
三、企業應對印章管理法律風險的措
要解決企業印章管理中存在的問題，防范可能帶來的法律風險，企業應當采取以下措施：
1.企業要建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責；同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育，使其認識到印章對企業管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。
2.企業要制定印章管理規定，指定印章歸口管理部門，明確企業各部門印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業務流程，做到有規可依、有章可循。
3.企業新注冊設立的單位在領取營業執照后，應直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案。
企業臨時刻制印章，包括項目部印章，必須由印章管理部門統一提出，經過法律部門、專業部門審查，報公司主要領導審批。經批準后，由印章管理部門統一在公安機關指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應下發印章啟用文件，未經啟用的印章不能使用。
4.企業應當建立統一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規定履行審批程序，經過有權部門和企業領導批準。經企業領導批準后，印章使用單位應填寫統一的用印登記表，企業文書人員對用印文件要認真審查，審核與申請用印內容、用印次數是否一致，然后才能在相關文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。
5.印章保管人員必須加強對印章的保管，未經企業主要領導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，并取得報案證明，同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。
6.企業必須定期檢查印章使用情況。企業印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發現問題及時采取相應措施。
7.企業應加強對項目部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用，必要時要將使用權限通知業主、原材料供應商等利益相關方。項目部和企業的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺賬，絕不允許分包方使用項目部印章。
8.企業所屬部門發生變更或被撤銷后，印章統一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄；項目部關閉后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業印章管理部門。企業印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規定存檔。
9.企業在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，企業印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規定解決�；咀龇ㄈ缦拢菏紫�，及時向公安機關報案，追究仿冒人的法律責任；其次，在相關報紙上發布澄清聲明，及時知會潛在客戶；再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關事實，解除相關合同，如果相對人不予配合，要及時向當地法院申請，通過法律途徑認定合同無效，解除相關合同。
隨著企業的不斷發展，企業印章管理的難度不斷加大，法律風險防范的責任更加重大。因此，企業必須將印章管理作為法律風險防控的重要內容加以謀劃，以印章管理制度為基礎，以印章管理業務流程為主線，以印章管理崗位法律風險承諾書為抓手，形成印章管理法律風險防控體系，只有這樣，才能保證企業的和諧穩定健康持續發展。
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