（精華）公司資料管理制度
在日新月異的現代社會中，接觸到制度的地方越來越多，制度泛指以規則或運作模式，規范個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編收集整理的公司資料管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
公司資料管理制度1
1、目的
規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內業資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質量體系引用的外來文件:2
c)與服務過程無關的合同協議:3
d)未被質量體系引用的法律法規:4
e)行業標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的.保管。
5.5文件、資料的發放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr--wd01--02--02
辦公室
長期
3
[文件分發登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補發申請表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
公司資料管理制度2
為了加強環境保護監督管理，提高環保管理水平；宣傳、貫徹、落實國家有關環境保護方面的法律、法規、政策；及時掌握企業環境影響動態，及時對生產中存在的各種環境問題采取科學有效的處理措施，及時指導環境保護工作，制定本制度。
第一條
公司每年年初進行一次環保工作總結和環保計劃安排會議，部署企業全年的環保工作，并征詢員工意見，形成環保會議紀要，報公司環保委員會審批執行。
第二條
公司每季度召開季度環保工作會議，對上季度環保工作重點、防范區域、季節性環境問題進行總結，并督促執行下季度環保工作計劃。
第三條
公司定期召開環保生產工作座談會，就環保工作的管理模式、管理方法、環境問題處理意見聽取各方面的意見，并回答代表的提問，形成會議紀要，提交環保委員會及時研究解決。
第四條
公司根據環保工作形勢，不定期召開環境問題通報和事故案例分析總結會議，制定防范措施、吸取教訓、總結經驗。
第五條
公司就涉及生命健康安全、環保資金投入、污染源治理等重大問題，召開環保工作專題會議，聽取各方面的建議、意見，并
形成計劃和實施方案。
第六條
環境保護檢查原則上與安全檢查同時進行，側重于檢查所制定的措施、管理方案的實施情況，發現新風險，并及時制定解決方案。
第七條
公司每月組織一次環境衛生文明大檢查，對檢查的.情況進行通報、總結、評比、考核。
第八條
安全環保部和各二級單位專（兼）職環保員不定期對所轄生產區域、生活區域等進行專項監督檢查。
第九條
班組環保員每日進行巡回檢查，檢查生產的同時檢查環保工作。
第十條
各級環保管理人員進行的日常檢查、專項檢查、定期檢查要有詳實的記錄，提出整改建議，并對整改結果及時進行驗證。每月 20 日將檢查情況進行統計分析，以書面形式報至安全環保部存檔。
第十一條
公司成立環保委員會辦公室，配備專業工作人員，處理日常事務，并隨時檢查、監督各項環保工作。
第十二條
公司接受全體員工、社會人士、地方政府對公司各項環保工作進行監督檢查指導。
第十三條
本制度自頒發之日起執行，解釋權屬公司安全環保部。
環保管理臺賬和資料管理制度
為進一步加強環保工作，建立健全環保管理臺帳和資料，并根據環境保護行政主管部門和集團公司相關要求，堅持認真做好環保臺賬和資料的管理工作，制定本制度。
第一條
環保臺賬和資料主要包括上級部門關于環保方面的指示文件、國家及地方和行業規范標準、環保管理制度、環保事故應急救援預案、污染因子檢測臺賬、環保運行設備管理臺賬、污染物排放匯總臺賬、向上級部門匯報的資料等，公司環保資料管理主要由安全環保部負責。
第二條
安全環保部負責獲取國家、地方、行業和上級部門在環境保護方面出臺的法律法規、規范標準等，并及時做好相關法律、法規、標準及其他要求的貫徹落實。
第三條
安全環保部負責新建、擴建、改建等基礎建設項目的環境影響評價工作和“三同時”管理情況，做好相關資料的整理和建檔工作。
第四條
各排污部門定期做好對排放污染物的環境監測工作，并將監測報告送報安全環保部進行審核和匯總。對于存在的超標問題，由排污單位配合安全環保部盡快采取科學合理的措施解決。
第五條
各排污部門做好環保設施設備和采樣點位的日常維護、疏通和清障工作，保證環保設施設備的正常運轉，完善相關維護資料，及時匯總報送安全環保部審核和存檔。
第六條
對于新進環保設施設備，安全環保部與設備管理部負責其資料的審查，做好新設備基本資料登記工作。
第七條
安全環保部負責公司排污申報和排污情況的上報工作，并做好上報情況的記錄存檔。
第八條
安全環保部不定期進行全公司環保工作執行情況的檢查，公布檢查結果，啟動相關環保工作的考核機制，并將相關記錄存檔。
第九條
本制度自頒發之日起執行，解釋權屬公司安全環保部。
公司資料管理制度3
為加強集團公司安全檔案資料的統一歸口管理，使各項目在生產經營過程中的各種安全管理資料完整保存，為職業安全健康體系的監督審核、安全生產許可證的審驗及日常安全生產管理工作的改進、更新、查閱、事故調查處理等諸多問題提供依據，特制定本制度。
第一章 安全檔案資料管理人員崗位責任
第一條 積極學習安全生產法律、法規知識，掌握安全生產技術規范，熟悉安全資料管理業務，了解集團公司、單位安全生產業務范圍。
第二條 用科學的方法管理安全資料，熟悉各項方針政策和各項規章制度。
第三條 具體監督和指導項目做好安全資料的整理、接收、歸檔工作，檢查資料是否齊全，各種報表是否符合要求，不同項目分別保管，不斷提升管理水平。
第四條 做好各種安全資料的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等工作，熟悉資料保管情況。采用適用的查閱方法，迅速準確的查調資，做到積極、主動、為生產一線服務。
第五條 保護安全資料的完整齊全，未經批準不得擅自銷毀。
第六條 對一些有利用價值的`安全資料，不得擅自處理。
第七條 創造條件，做好安全資料的編制研究工作。
第二章 安全檔案資料的接收
第八條 安全資料實行統一管理，服務于各項目安全生產工作。
第九條 凡屬集團公司內的一切安全資料均由歸口部門統一監管、審核，任何人不得以任何借口拒絕進行移交。
第十條 項目安全處負責人按已完工程匯總整理后報公司安全保衛科，安全保衛科審核合格后交公司資料室管理人員分類存檔。
第十一條 各單位完工項目的安全資料必須由該項目安全處負責人整理，并在一個月內交單位安全保衛科審核移交資料室。
第十二條 安全資料交接必須建立清單，材料齊全，由交接雙方簽字移交。
第三章 安全檔案資料的整理
第十三條 單位資料管理人員應根據有關規定將不同類別的資料按期限、承建道路的等級歸類整理、標注、編號存檔。
第十四條 項目安全處負責人應根據路面、路基、橋梁、隧道等施工面，安全側重點和資料管理分類的要求，將安全資料分類裝訂存放，以利管理和移交存檔。
第十五條 凡從財務部門收集的安全投入復印憑證連同傷亡事故報表一并整理，編號存檔。
第四章 安全檔案資料的保管
第十六條 存放的安全資料必須標志明顯，排放整齊，方便查找利用。
第十七條 安全資料在項目完工后存放年限按檔案資料管理有關規定執行，超過存檔期的資料，需銷毀的必須上報公司領導和集團公司安全生產和設備動力部批準。
第十八條 防止重要資料的缺損、丟失，一經發現及時予以修補，保證資料的完整性。
第五章 安全檔案資料的利用
第十九條 積極了解各項目安全生產工作的實際需要，主動提供與項目施工相關的安全資料。
第二十條 根據工程施工的需要，組織安全生產管理人員研究、討論、改進安全生產管理工作。
第二十一條 各單位、各項目在工程施工安全管理中有利于推廣的安全管理資料報集團公司安全生產和設備動力部審核后有利于全集團公司推廣使用。
第二十二條 各級安全管理人員要積極探索安全生產管理經驗，搜集總結有利用價值的安全資料為工程生產不斷充實新的內容。
第六章 安全檔案資料管理的獎罰
第二十三條 對于在安全生產過程中各種安全資料齊全，能夠總結先進安全生產經驗的安全管理人員予以獎勵。
第二十四條 對于只注重現場管理，忽視安全資料整理或安全管理無資料的人員給予處罰。
第二十五條 安全資料管理獎罰按集團公司獎懲管理制度的有關規定執行。
第七章 附 則
第二十六條 本制度由集團公司安全生產和設備動力部負責解釋。
本制度自發布之日起施行。
公司資料管理制度4
01總則
第一條 為規范電梯臺賬資料的管理，確保電梯設備的安全運行，提高電梯維保和管理的效率，特制定本制度。
第二條 本制度適用于所有使用電梯的單位和個人，以及負責電梯維保、管理的相關部門和人員。
第三條 電梯臺賬資料應包括電梯的`基本信息、維保記錄、故障處理記錄、年檢記錄、安全檢查記錄等，應真實、完整、準確、及時。
第四條 電梯臺賬資料的管理應遵循“統一管理、分級負責、責任到人”的原則，確保資料的安全、完整和可追溯性。
02臺賬資料的建立與歸檔
第五條 電梯使用單位應建立電梯臺賬資料檔案，指定專人負責資料的收集、整理、歸檔和保管工作。
第六條 電梯臺賬資料檔案應包括以下內容：
1.電梯基本信息：包括電梯名稱、型號、編號、生產廠家、安裝單位、投入使用時間、電梯位置等。
2.維保記錄：包括維保單位、維保人員、維保時間、維保內容、維保結果等。
3.故障處理記錄：包括故障時間、故障現象、故障原因、處理措施、處理結果等。
4.年檢記錄：包括年檢單位、年檢時間、年檢內容、年檢結論等。
5.安全檢查記錄：包括檢查時間、檢查人員、檢查內容、檢查結果等。
第七條 電梯臺賬資料應以紙質和電子兩種形式保存，紙質資料應存放在專用檔案柜中，電子資料應存儲在專用服務器或云存儲平臺上。
第八條 電梯臺賬資料應定期備份，防止數據丟失或損壞。備份資料應存放在安全可靠的地方，并定期進行檢查和更新。
03臺賬資料的更新與維護
第九條 電梯使用單位應定期更新電梯臺賬資料，確保資料的準確性和完整性。
第十條 當電梯發生變更(如更換維保單位、更改使用單位等)時，應及時更新電梯臺賬資料。
第十一條 電梯維保單位在維保過程中發現的問題和故障，應及時記錄并更新到電梯臺賬資料中。
第十二條 電梯使用單位應定期對電梯臺賬資料進行檢查和整理，發現問題及時整改。
04臺賬資料的查閱與使用
第十三條 電梯臺賬資料屬于機密資料，未經許可不得隨意查閱和使用。
第十四條 電梯使用單位應建立臺賬資料查閱和使用制度，明確查閱和使用權限、范圍和流程。
第十五條 查閱和使用電梯臺賬資料的人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露資料中的任何信息。
第十六條 查閱和使用電梯臺賬資料的人員應對資料的真實性、完整性和準確性負責，不得擅自修改或刪除資料中的任何內容。
05監督與考核
第十七條 電梯使用單位應建立電梯臺賬資料管理的監督與考核機制，定期對臺賬資料的管理情況進行檢查和評估。
第十八條 對于臺賬資料管理不善的單位和個人，應給予相應的處罰和糾正措施。
第十九條 對于在臺賬資料管理工作中表現突出的單位和個人，應給予表煤徒崩
06附則
第二十條 本制度自發布之日起執行，如有未盡事宜，由電梯使用單位根據實際情況進行補充和完善。
第二十一條 本制度的解釋權歸電梯使用單位所有。
公司資料管理制度5
1.目的：
公司內部資料有利于促進公司企業文化建設，增強公司形象提升公司品牌，為了加強公司內部資料的管理，特制定本制度。
2.適用范圍：
本制度適用于總公司及各分子公司。
3.權責說明：
3.1成立編委會負責內部資料的組織工作。
3.2編委會由各單位指派一名人員組成，并由編委會選出編委會主任一名負責編委會的日常事務。
3.3編委會成員在此項工作中的表現將作為個人考核的參考指標。
4.內部資料組織
4.1為了提升內部資料的制作質量，各單位領導應重視內部資料的采集等工作，將此項工作納入自己的工作范圍。
4.2各單位指定一名或多名記者，負責本單位內部資料的采集工作。
5.內部資料不得有如下內容
5.1反對憲法確定的基本原則的；
5.2危害國家的統一、主權和領土完整的；
5.3危害國家的.安全、榮譽和利益的；
5.4煽動民族分裂，侵害少數民族風俗習慣，破壞民族團結的；
5.5泄露國家秘密的；
5.6宣揚淫穢、迷信或者渲染暴力，危害社會公德和民族優秀文化傳統的；
5.7侮辱或者誹謗他人的；
5.8法律、法規規定禁止的其他內容的。
6.酬勞：
內部資料鼓勵原創，并經編委會確定后予以一定獎勵。
7.工作流程
7.1各單位指定的記者或編委按照要求收集、整理本單位內部資料；
7.2各單位領導負責審定本單位報送的內部資料；
7.3將內部資料報送編委會；
7.4編委會對收集到的內部資料匯總、篩選、編輯，制作內部資料初稿；
7.5將內部資料初稿報送分管領導及其他相關領導審閱；
7.6匯總定稿；
7.7分送公司各單位。
8.附則
8.1本制度由信息部負責解釋。
8.2本制度施行后，凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。
8.3本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。
公司資料管理制度6
1、嚴格遵守項目部各項管理規章制度，履行以上規章制度中關于工程部資料管理方面的條目。
2、工程部簽收的所有圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙并進行登記以后，按規定向總工、分部和技術主管簽發，由收件方簽字確認。負責收存全部工程項目圖紙，且每一項目應收存不少于兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設計單位圖紙專用章。圖紙采用散裝方式折疊，按資料目錄的順序，對平面詳細圖、縱斷面圖、工點圖、參考圖、通用圖、招標圖等工程圖紙進行分類管理。
3、施工組織設計及專項方案，必須由項目專業技術人員編寫，總工程師審核、項目經理批準，內審完成蓋項目部章后報監理站審批、報驗，總監本人親自簽名，經監理審核同意后方可實施。施工組織設計(方案)的審批程序要符合規定。
4、檢驗批、地質素描、施工記錄等工程資料，每三天由資料員收集一次；施工日志每周六由資料員檢查一次，每月20日由資料員收集本月施工日志；相關的隱蔽工程、地質等方面的影像資料編輯好里程、部位后，每天上傳到(群共享)，由資料員歸整存檔。資料員對每天的上傳資料進行統計，結果第二天上墻。
5、如果遇到質監站、業主、局指、監理站、等大型檢查，資料員提前1天通知現場各個洞口的技術主管，將資料完成到檢查前一天。
6、收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔：負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分類、登錄、歸檔。負責收到文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔等工作。負責做好各類資料積累、整理、處理、保管等工作。來往文件資料收發應及時登記臺帳，視文件資料的內容和性質準確及時遞交項目經理、總工程師批閱，并及時送有關部門辦理。確保設計變更、洽商的完整性，7、嚴格執行接收手續，所接收到的設計變更、洽商，須經各方簽字確認，并加蓋公章。設計變更(包括圖紙會審紀要)原件存檔。所收存的技術資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作。
8、經常總結工作中的得失，不斷提高自身的`業務水平。每月組織技術人員對施工日志、地質素描、施工用表等內業資料進行點評，對于有分歧的請總工點評；點評結果的好壞直接上墻(辦公室內設公告牌)，比較好的內業資料在項目部推廣學習，以提高大家的內業水平。沒有特殊情況，不得以各種理由、借口推諉參加點評會，每個洞口必須來一個人。
9、加強技術交流和相互學習。工程部每月定期組織技術人員，進行技術交流活動。在交流活動上，大家可以提出自己在現場遇到的問題、以及解決的思路、想法；也可以跟大家分享自己在工作中的。心得；跟大家推廣自己的技術創新、新工藝、新工法等。
10、負責計劃、統計的管理工作。負責對施工部位、單位工程完成情況的匯總、申報，按月編制施工統計報表：在平時統計資料基礎上，編制整個項目當月進度統計報表和其他信息統計資料。編報的統計報表要按現場實際完成情況嚴格審查核對，不得多報，早報，重報，漏報。為項目部決策提供可靠地理論依據。
11、現場施工記錄整理應真實、完整、無涂改，同時與工程形象進度保持同步。每月25日檢查一次，由項目總工主持，工程部部長、工程部資料員、各現場技術主管和技術員參加。完成情況進行匯總，并進行點評，結果上墻。
12、隱蔽工程、分部、分項檢查驗收前施工班組應自檢合格，所提交的自檢記錄、技術記錄、檢驗報告真實、完整、齊全；工序報驗在組織內部三檢(自檢、互檢、專檢)合格基礎上，如實填寫報驗記錄，并嚴格相關責任人簽字，不得代簽。
13、每月由現場上報的物資計劃，必須由工程部審核無誤、備案后送物資部。以備后期統計物資損耗，以及物資計劃與工程進度相應的物資消耗情況。
14、為了留下第一手的音像資料和方便現場資料編制，現場技術主管每人配一臺數碼相機和打印機。技術主管必須保管好項目部發的數碼相機和打印機，如因個人原因遺失，由個人賠償；若因工作原因損壞，由技術主管打報告報辦公室維修。
公司資料管理制度7
物業區域電梯臺賬資料管理制度
第一章總則
第一條 目的
為確保物業公司管理區域內電梯的安全運行，規范電梯臺賬資料的管理，提高電梯維護保養效率，特制定本制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于物業公司管理的所有電梯臺賬資料的收集、整理、保管、使用和更新。
第三條 管理原則
1.完整性：確保電梯臺賬資料全面覆蓋電梯全生命周期。
2.規范性：按照國家標準和行業規范進行資料管理。
3.時效性：定期更新臺賬資料，確保信息的準確性和最新性。
第二章管理職責
第四條 管理職責
1.電梯管理負責人：負責制定電梯臺賬資料管理制度，監督執行情況。
2.電梯管理員：負責日常電梯臺賬資料的收集、整理、保管和更新。
3.電梯操作人員：負責記錄電梯使用情況，包括運行日志和乘客反饋。
4.電梯維護保養人員：負責記錄電梯的維護保養情況，包括定期保養和非計劃性維修。
第五條 資料保管
1.電梯臺賬資料應存放在指定的、安全的場所，由電梯管理員負責日常管理。
2.應采取防火、防潮、防盜等安全措施，確保資料的安全。
第三章臺賬資料內容
第六條 基本信息
1.電梯的制造商、型號、規格、出廠日期和合格證。
2.電梯的安裝日期、驗收合格證明、使用許可證編號。
3.電梯的注冊登記信息，包括登記機關和登記日期。
第七條 技術文件
1.電梯的設計圖紙、技術參數、電氣原理圖。
2.電梯的安裝手冊、操作手冊、維護保養手冊。
3.電梯的`改造、維修、升級記錄和技術評估報告。
第八條 安裝與使用記錄
1.安裝單位的資質證明、安裝合同、安裝過程記錄。
2.電梯驗收報告、使用前的試運行記錄。
3.電梯的日常運行日志、故障記錄、乘客投訴及處理反饋。
第九條 維護保養記錄
1.電梯的年度維護保養計劃和月度保養記錄。
2.電梯的故障維修記錄，包括故障描述、維修措施、更換部件和維修人員。
3.電梯的零部件更換記錄，包括更換部件的型號、規格、數量和更換日期。
第十條 安全檢查與事故記錄
1.電梯的定期安全檢查報告，包括檢查日期、檢查人員和檢查結果。
2.電梯的特殊檢查報告，如年檢、大修后檢查。
3.電梯事故的詳細記錄，包括事故發生時間、地點、原因、處理過程和整改措施。
第十一條 培訓與法律遵守記錄
1.電梯操作人員和維護保養人員的培訓計劃、培訓內容和培訓效果評估。
2.電梯管理部門對相關法律法規的學習和執行情況記錄。
第十二條 合同與財務記錄
1.電梯的購買合同、安裝合同、維護保養合同及其執行情況。
2.電梯的購置成本、維護保養費用、修理費用和零部件更換費用的詳細記錄。
第十三條 其他相關文件
1.電梯的安全操作規程、應急預案、安全檢查標準等文件。
2.電梯管理部門對電梯安全運行的監管記錄和改進措施。
第四章資料管理
第十四條 資料收集
1.電梯管理部門應確保所有相關資料的及時收集，包括但不限于技術文件、安裝記錄、使用記錄等。
2.收集的資料應進行分類、編號，并建立索引，便于查詢和檢索。
第十五條 資料整理
1.電梯管理員應定期對收集的資料進行整理，確保資料的系統性和條理性。
2.應建立電子檔案管理系統，對所有資料進行數字化處理，提高資料的可訪問性和管理效率。
第十六條 資料更新
1.電梯管理員應及時更新臺賬資料，確保所有信息的準確性和最新性。
2.任何電梯相關的變更、維修或更新都應詳細記錄，并及時更新到臺賬資料中。
第十七條 資料查詢與使用
1.電梯臺賬資料的查詢和使用應遵循公司的保密規定和資料管理規定。
2.查詢和使用人員應填寫資料查詢記錄，記錄查詢日期、查詢人員和查詢目的。
第五章監督檢查
第十八條 監督檢查
1.電梯管理部門應定期對電梯臺賬資料的管理情況進行檢查，包括資料的完整性、準確性和更新情況。
2.檢查中發現的問題應制定整改計劃，并指定專人負責整改。
第六章附則
第十九條 制度修訂
本制度由電梯管理部門負責修訂，根據電梯管理的實際需要和相關法規的變化，至少每年進行一次修訂。
第二十條 生效日期
本制度自發布之日起生效，原有電梯臺賬資料管理制度同時廢止。
第二十一條 制度解釋權
本制度的最終解釋權歸物業公司所有，對于制度執行過程中的疑問，由電梯管理部門負責解釋。
公司資料管理制度8
第一節文件收發
1、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發；須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。
2、文件簽發后，送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。
3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存備查。
4、屬于秘密的文件，核稿人應該注明'秘密'字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。
5、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
6、外來的文件由辦公專人負責簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7、傳閱文件由辦公專人負責收回，對領導指示的文件，辦公應及時組織傳達和落實。
8、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。
9、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書打印
1、服務中心的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、公司發文，需由起草人定稿抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門負責人不在時，可經行政人事部主管同意后辦理。
3、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。
4、文印工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。
5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。屬業務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統一歸列辦公開支。
7、要節約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。
第三節文件書寫
一、行文類別
（1）請示：請上級指示和批準，用'請示'。
（2）報告：向上級機關匯報工作，反映情況，用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203
文件名稱：日常辦公管理制度
版本號：第1版
修改次數：0
章節內容：公文處理管理制度
（3）指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用'指示'。
（4）布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用'布告'；向國內外宣布重大事件，'用公告'；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用'通告'。
（5）批復：答復請示事項，用'批復'。
（6）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的'公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用'通知'。
（7）通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用'通報'。
（8）決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用'決定'；經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用'決議'。
（9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用'函'。
（10）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用'會議紀要'。
（11）合同：適用于各種合作關系，合作事項的訂立。
（12）其他：
1、司法文書：依據司法部門規定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報：主要用于小區宣傳。
3、簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格：在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
（1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
（2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm
（3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
（4）排版規格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個字。
（5）裝訂要求：左側裝訂，不掉頁。
（6）主要標題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。
（7）份數序號：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。
（8）附件：有附件的應標注清楚
（9）落款成文時間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標全；'零'寫為'o'，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時間，如果落款頁沒有正文，應采取調整行距、字距的措施加以解決。
（10）正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
（11）財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。
三、內容要求：
（1）符合國家法律法規以及地方政策，按照公司各項管理制度。
（2）內部行文要求規范嚴謹，宣傳語言應當生動活潑。
（3）內容應當符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實，準確反映信息。
公司資料管理制度9
為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、文件、資料的來源和范圍
文件、資料的來源有兩種：接收和發放。
1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發放的文件填寫《文件發放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:
本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。
2、經營業務類:
公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:
勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、政府類：政府下發至公司的各類文件。
5、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。
6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律為文件的'來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務部發來的文件編號為SZC;燃氣協會人事部發來文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為:
1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4政府類；5財務類; 6音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。“B”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。“C”機密級文檔: 內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發布年月日+歸檔序號+（受密級）。
例如: 將總公司辦公室公開發布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。
四、檔案的保管、調閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔,須經主管領導批準后方可調閱。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱, 須經公司經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。
5、檔案歸還時間為《文檔調閱申請表》上填寫的時間內，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、三年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。
六、檔案的銷毀
1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
另附：附表1《文件接收登記表》
附表2《文件移交登記表》
公司資料管理制度10
一、總則及范圍
為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術文件的種類
（1）技術類文件
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類文件
由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用
（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的.工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
（3）技術文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。
（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。
（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
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