公司客戶檔案管理制度

公司客戶檔案管理制度

　　公司客戶檔案管理制度
　　
　　一、 為規范檔案管理，保證小貸、擔保業務檔案資料（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權益，特制定本細則。
　　
　　二、 檔案的管理是指對公司已發生的項目資料、權屬證明等進行整理，并統一移交檔案管理人員編號歸檔。
　　
　　三、 檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。
　　
　　（一）客戶檔案管理由總經理制定專人負責。
　　
　　（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。
　　
　　四、 檔案的整理與移交
　　
　　（一）業務的具體經辦人員（項目經理A、B角）為檔案移交人；
　　
　　（二）部項目經理A角將項目資料按檔案清單（附后）的要求進行分類整理，編制好冊內資料清單（具體到每一項內容的頁數，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經理B角，清單一式三份，A、 B角各執一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別簽字確認。(m.baimashangsha.com)項目經理B角根據清單內容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關有權人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經理B角須列出補充資料清單要求項目經理A角補齊；
　　
　　（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據等、項目調查資料、客戶或企業資料；（具體內容及順序附表）；
　　
　　（四）業務發生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；
　　
　　（五）檔案的移交時限為項目結束后（一般為貸款發放后）的五天之內，具體為項目經理A角三個工作日內移交項目經理B角，項目經理B角兩個工作日內移交檔案室，特殊情況說明原因經有權審批人同意后可以酌情延后；
　　
　　（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經理B角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經理B角、檔案管理員雙方簽字確認；
　　
　　（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；
　　
　　（八）檔案管理員對接收的檔案統一編號，并按照檔案號相應給檔案中的合同編號。
　　
　　五、重要權證資料的移交
　　
　　（一）重要權證資料包括：貸款或者擔保客戶的財產權屬證明原件、保證人的財產權屬證明原件、他項權證原件、動產抵押登記通知書、股權出質設立登記通知書、其他權屬證明原件；
　　
　　（二）重要的權證應與檔案資料分開移交，重要權證視同現金管理，相關權屬證書在第一時間移交公司指定的權證管理人員， A角列出重要權證移交清單，AB角及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱、權證號、數量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；
　　
　　（四）檔案管理員應將所收到的權證存入保險柜單獨保存；
　　
　　（五）存檔的權證應按項目按項目編號分開保存，且權證編號應與項目的檔案編號一致。如檔案號為2012鴻借字第001號檔案對應的權證檔案編號也為2012鴻借字第001號。
　　
　　六、檔案的借閱
　　
　　（一）公司董事長、總經理。副總經理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經公司董事長、總經理或主管副總經理批準；
　　
　　（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續并登記臺帳；
　　
　　（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規定的期限內，將所借資料完整歸還檔案管理員；
　　
　　（四）檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復位，并登記臺帳。
　　
　　七、本實施細則自頒布之日起執行。

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