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小區(qū)管理處籌備方案
小區(qū)管理處籌備方案為確保管理處正式接管小區(qū)物業(yè)以后，各項工作能夠穩(wěn)妥有序的開展，達(dá)到《物業(yè)服務(wù)合同》約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，管理處（籌）根據(jù)物業(yè)公司與甲方的合作意向，以《物業(yè)服務(wù)合同》（草稿）和《物業(yè)管理方案》（草案）為基礎(chǔ)，重點從清潔、保安、設(shè)備、綠化等綜合服務(wù)和日常管理方面做好各項籌備工作，具體從以下幾個方面開展：
一、基本籌備工作
基本籌備工作主要指管理處開辦計劃，通過購買、調(diào)配管理處日常運作所需的設(shè)備、用具等，使管理處具備辦公和為甲方提供服務(wù)的硬件環(huán)境。具體包括以下內(nèi)容：
（1）辦公設(shè)備的配置（辦公桌、椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜等）；
（2）日常辦公用具的準(zhǔn)備（辦公用品采購、公章雕刻等）；
（3）管理處工作人員的服裝制作（含胸卡等）；
（4）護(hù)衛(wèi)、清潔等臨時工作人員的住宿（包括宿舍、床架、床上用品等，如有需要，還應(yīng)考慮以上人員的伙食，如煤氣灶、煤氣罐等）；
（5）維修保養(yǎng)工具的配置。
說明：管理處（籌）應(yīng)結(jié)合甲方及自身的實際情況，對以上計劃進(jìn)行合理調(diào)整。
二、制度建立工作
健全的制度是管理處規(guī)范運作的基礎(chǔ)。管理處在接管期間應(yīng)高度重視各項制度的健全工作，以公司管理部制定的《物業(yè)管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文本》為指導(dǎo)，盡快完善管理處的各項規(guī)章制度。在制度未出臺之前，管理處可采取召開專題會議、形成會議紀(jì)要的方法來臨時規(guī)范各項工作，一旦時機(jī)成熟，就應(yīng)形成制度。具體實施包括以下幾個方面：
1、管理處各崗位的崗位職責(zé)。包括：主任崗位職責(zé)、副主任崗位職責(zé)、各部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)和各基層崗位的崗位職責(zé)等。
2、管理處日常管理制度。包括：公文管理、印章管理、電腦管理、會議管理、財務(wù)管理、考勤管理、值班管理、收費管理、投訴管理、人事管理、維修管理、員工請休假管理、員工儀表儀容及行為規(guī)范管理、員工考核管理、員工宿舍管理等。
3、管理處清潔工作手冊。(m.baimashangsha.com)包括：管理處清潔質(zhì)量監(jiān)管辦法、各崗位清潔工作標(biāo)準(zhǔn)、各崗位清潔工作程序等。
4、管理處保安工作手冊。包括：管理處保安工作管理規(guī)定、管理處保安崗位設(shè)置、各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、各崗位工作程序、保安巡檢路線圖、人員出入管理規(guī)定、人員來訪接待管理規(guī)定、人員來訪接待流程圖、車輛出入管理規(guī)定、物品出入管理規(guī)定、保安裝備使用管理規(guī)定、保安交接班管理規(guī)定、保安交接班程序、保安隊隊列訓(xùn)練內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)、文明執(zhí)勤用語等。
5、管理處設(shè)備管理工作手冊。包括：管理處設(shè)備管理規(guī)定、設(shè)備臺帳、各設(shè)備的操作規(guī)程、各設(shè)備的保養(yǎng)維修計劃、各設(shè)備的維修保養(yǎng)運行記錄、各設(shè)備故障緊急處理措施等。
6、管理處綠化管理工作手冊。包括：管理處綠化管理規(guī)定、綠化植物臺帳、各植物的習(xí)性及養(yǎng)護(hù)方法、各植物的養(yǎng)護(hù)計劃、各植物的養(yǎng)護(hù)記錄等。
7、管理處緊急情況應(yīng)急處理程序。包括：常用電話號碼、火災(zāi)應(yīng)急處理程序、治安緊急情況應(yīng)急處理程序、停電應(yīng)急處理程序、停水應(yīng)急處理程序、水浸應(yīng)急處理程序、液化石油氣泄漏應(yīng)急處理程序、新風(fēng)機(jī)防毒應(yīng)急處理程序、電梯停梯困人應(yīng)急處理程序、臺風(fēng)應(yīng)急處理程序、盜警應(yīng)急處理程序、急救應(yīng)急處理程序、其他應(yīng)急處理程序等。
說明：管理處應(yīng)根據(jù)各綜合服務(wù)的外包/內(nèi)管情況對各綜合服務(wù)的工作手冊進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
三、員工崗前培訓(xùn)
管理處要針對各崗位的特點，對管理處員工（包括正式工、外聘工、臨時工）的工作能力進(jìn)行評估，有針對性的開展崗前培訓(xùn)，主要有以下幾個方面：
1、管理處全體員工：物業(yè)公司發(fā)展史、質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、小區(qū)基本情況、小區(qū)內(nèi)設(shè)備（供水、供電、排水、消防、運載、弱電等）情況、甲方基本情況、物業(yè)管理各綜合服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)及要求、常用禮儀禮節(jié)、常用禮貌用語等；
2、清潔工：清潔保養(yǎng)方法、清潔工作標(biāo)準(zhǔn)、清潔工作程序；
3、保安員：各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、各崗位工作程序及相關(guān)的管理規(guī)定學(xué)習(xí)、監(jiān)控及消防系統(tǒng)操作培訓(xùn)等；
4、綠化工：綠化養(yǎng)護(hù)方法、綠化工作標(biāo)準(zhǔn)、綠化工作程序等；
說明：崗前培訓(xùn)的具體內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。
四、綜合服務(wù)實施的準(zhǔn)備工作
1、清潔準(zhǔn)備工作
（1）外包：如清潔外包，管理處則只需按照《合同》約定的清潔衛(wèi)生范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確各崗位的范圍及職責(zé)，制定清潔月度工作計劃和完善相應(yīng)的監(jiān)管措施即可。
（2）自管：如清潔工作由管理處自己負(fù)責(zé)，除明確各清潔崗位的范圍及職責(zé)、制定清潔月度工作計劃和完善相應(yīng)的監(jiān)管措施以外，還需要進(jìn)行相應(yīng)的機(jī)械設(shè)備和清潔物料準(zhǔn)備、每月清潔物料消耗測算及跟蹤、人員招聘、人員服裝、崗前培訓(xùn)等。
2、保安準(zhǔn)備工作（由于物業(yè)公司接管小區(qū)均自建護(hù)衛(wèi)隊，故不列出外包工作內(nèi)容）
（1）自衛(wèi)警械、對講機(jī)等裝備的購買或調(diào)配；
（2）保安崗位設(shè)置、排班等；
（3）明確巡檢時間、巡檢頻度、巡檢路線及相應(yīng)的巡檢簽卡的設(shè)立；
（4）強(qiáng)化隊列訓(xùn)練（重點突出崗位形象訓(xùn)練）；
（5）崗前培訓(xùn)。
3、綠化準(zhǔn)備工作
（1）建立區(qū)內(nèi)綠化植物臺帳；
（2）綠化崗位設(shè)置、排班等；
（3）按照綠化工作標(biāo)準(zhǔn)和綠化工作程序明確每日、每周、每月、每季的綠化工作任務(wù)；
（4）崗前培訓(xùn)。
5、設(shè)備準(zhǔn)備工作
（1）根據(jù)甲方提供的物業(yè)資料（如甲方未能提供資料，則需要工程技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場查看了解），對區(qū)內(nèi)的供電、供水（水池）、排水、弱電、運載、新風(fēng)、消防、避雷、有線電視等系統(tǒng)的機(jī)器設(shè)備、線路和管渠走向進(jìn)行實地對照，并建立相應(yīng)的設(shè)備臺帳和設(shè)備卡片；
（2）根據(jù)各設(shè)備的運行、使用狀況，制定合理的保養(yǎng)、維修及定期檢查計劃；
（3）根據(jù)各設(shè)備的情況，做好設(shè)備運行、維修、保養(yǎng)記錄；
（4）崗前培訓(xùn)。
6、停車場及整改建議
（1）停車場管理。熟悉區(qū)內(nèi)車輛的號牌、車型、車主姓名及單位，對停車場周邊的安全隱患進(jìn)行重點防范，并及時進(jìn)行整改。
（2）整改建議。對建筑主體及附屬設(shè)備存在的缺陷或不完善的地方，提出整改建議。
五、其他準(zhǔn)備工作
1、辦公區(qū)
辦公區(qū)除了要做好以上四項基本的準(zhǔn)備工作以外，還須重點做好與甲方職能部門的溝通工作，對甲方負(fù)責(zé)后勤工作的重點科室、重點人員進(jìn)行了解、熟悉，根據(jù)甲方的實際情況建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ溃_保雙方能夠及時溝通，使信息及時反饋，為雙方進(jìn)一步的合作打下基礎(chǔ)。
2、生活區(qū)
生活區(qū)除了做好以上四項基本的準(zhǔn)備工作之外，還要重點做好住戶檔案的建立工作，在資料的收集過程中應(yīng)做到盡可能詳細(xì)。
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