公文處理中的常見問題及對策研究

公文處理中的常見問題及對策研究

　　公文處理中的常見問題及對策研究
　　
　　作者/李軍
　　
　　行政機關的公文是行政機關依法行政和進行公務活動的重要工具， 是在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書。公文處理體現在行政機關的工作決策、部署及抓落實、為基層群眾辦實事等各項工作中，涵蓋了行政活動的全過程， 一定程度上反映了機關的工作作風， 直接影響著行政效率。
　　
　　一、公文處理中的常見問題
　　
　　（一） 忽視協商會簽環節。公文中有涉及其他部門的事項， 主辦部門沒有與有關部門充分協商， 就直接報送上級機關審批。比如，涉及財政資金問題沒有征求財政部門的意見，涉及項目規劃問題沒有與發展改革部門協商，涉及編制機構問題未與編辦協商， 涉及表彰評優問題， 沒有征求人力資源和社會保障部門的意見等。或者雖然協商但未取得一致意見， 主辦部門在報送上級機關審批時， 沒有吸收有關部門意見， 或者沒有提出建設性意見。此類公文上級機關無法及時審批， 需要退回報文單位， 取得一致意見后重新上報。
　　
　　（二） 直接報送領導者個人。有的公文未經上級機關領導指定， 將應報送上級機關的公文直接報送領導個人。在公文處理中， 有些省直部門負責人在本機關信箋紙上直接指示“呈××副省長審批”， 從而常常出現越過省政府辦公廳秘書處直接呈送省領導的現象。根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定，“除上級機關負責人直接交辦事項外， 不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文， 不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。” 直接報領導者個人， 常常導致收文機關無法跟蹤公文的運轉過程， 更無從查詢公文的辦理情況， 形成“飛行件” 和“橫傳件”。
　　
　　（三） 越級行文。各級行政機關不得越級請示問題和報告工作。部門所屬單位需要請示問題， 一般應向主管部門請示； 確需向上級機關請示的， 再由主管部門向上級機關行文。實踐中， 仍有一些單位不通過主管部門，直接向省政府行文。如××公司《關于調整×××有限公司董事及監事的請示》， 沒有報經主管的省有關部門， 就直接報送給了省政府。《黨政機關公文處理工作條例》規定：“行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文， 特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。”
　　
　　（四） 公文標題不規范。公文標題一般由發文機關名稱、內容和公文種類三部分組成。除發布或轉發規章性公文加書名號外， 一般不用標點符號。公文標題要概括公文的主要內容， 還要選準文種， 好的標題能使人迅速了解文件的主旨和要義。實際工作中， 公文標題常常存在著五個方面的問題： 一是標題不規范， 沒有發文機關名稱。(文秘工作　m.baimashangsha.com)如省某部門報送的《關于赴港澳考察的報告》， 應為《××廳關于××代表團赴港澳考察的報告》。二是標題過長， 有的公文標題長達50 多個字。如省直某部門報省政府的《河北省××廳關于在全省七大水系主要河流實行跨界斷面水質考核并試行扣繳生態補償金政策的通知》， 共52 個字， 可改為《河北省××廳關于實行跨界斷面水質目標責任考核的通知》， 減少了27個字， 顯得更簡潔， 概括性更強。三是標題中出現兩個以上“關于” 兩個以上“通知”，如《河北省××廳關于轉發××市關于制止濫占用土地的通知的通知》等。四是有的公文標題使用了多個標點符號。五是公文標題中文種使用錯誤， 如××局報送省政府的《關于我省海上搜救應急預案有關問題的說明》、××局《關于有關煤礦營業執照收繳情況的匯報》， 其中的說明、匯報都不是文種。
　　
　　（五） 公文中的各種名稱、引用不規范。公文中涉及法律規章時， 沒有先列全稱， 注明簡稱， 而是直接引用簡稱， 如《中華人民共和國行政許可法》（以下簡稱《行政許可法》） 不能寫成《行政許可法》。有的機關名稱隨意使用簡稱， 如將“省住房和城鄉建設廳” 簡稱為“省住建廳”、省食品藥品監管局簡稱為“省食藥監局” 等， 沒有使用規范的簡稱。
　　
　　（六） 公文密級標注隨意性強。有的部門沒有參照上級政府或部門同類文件的密級劃分界限， 隨意自定密級。有的公文在報批時，將密級定的很高， 既增加了公文處理的難度，也增加了檔案管理的難度。有的公文標注密級時， 沒有注意保密期限， 如機密☆5 年， 個別公文甚至左邊標注“秘密”， 右邊標注“內部資料”， 使收文單位不知該按涉密文件管理還是按內部資料處理。
　　
　　（七） 附件不全。有的公文中提到根據省領導同志的批示或會議紀要起草的， 但報送省政府的公文沒有附上省領導同志的批示件或會議紀要， 有的缺少需要貫徹的上級文件的復印件等。由于缺乏相應的背景材料， 增加了公文處理的困難， 稍有疏漏， 就會失去公文處理的連續性和一致性。
　　
　　（八） 印章使用不規范。有的印章與發文機關標示不符， 如發文機關是××廳， 印章卻是××廳辦公室。有的印章位置隨意性強，不居中、不端正、不規范， 有的聯合行文的印章相交、相切等。
　　
　　二、問題產生的主要原因
　　
　　（一） 部門和單位領導重視不夠。有的部門領導不重視機關公文處理工作， 不了解《黨政機關公文處理工作條例》的規定， 忽視機關公文處理工作的程序化、規范化和制度化建設， 致使本單位的公文存在這樣那樣的問題。
　　
　　（二） 工作制度不健全。《黨政機關公文處理工作條例》明確規定， 各級黨政機關辦公室（廳） 主管本機關的公文處理工作， 并對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。實際工作中， 很多部門辦公室或秘書科只是負責公文的編號、收發工作， 而對公文內容、體例格式等方面的問題未予以重視。
　　
　　（三） 學習培訓交流少。公文處理是幕后工作， 沒有轟轟烈烈的業績， 由于任務繁重，沒有時間性和規律性， 從業者長期處于高度緊張狀態。但是， 公文處理工作要求嚴謹細致、規范高效， 需要時刻保持清醒的頭腦。有的部門不重視公文處理工作， 文秘人員長期在本職崗位上默默奉獻， 系統學習培訓和交流的機會少， 長期以來按著老套路、老辦法來處理； 有的部門文秘人員流動較快， 許多新手對公文處理業務不熟悉， 致使不能按規定制度辦事， 忽視公文處理的程序化、規范化和制度化， 甚至出現一些低級錯誤。
　　
　　三、做好公文處理工作的改進措施
　　
　　（一） 領導重視是關鍵。領導重視是做好公文處理工作的關鍵。公文處理工作既辛苦又繁雜， 看似平凡卻很重要。因此， 部門和單位領導要積極創造條件， 支持文秘工作人員大膽開展公文處理工作， 對不按公文處理規定報送的公文， 要主動退回報文單位， 力爭做公文處理工作制度化、程序化和規范化的帶頭人。
　　
　　（二） 制度建設是根本。制度具有根本性和長遠性。公文處理工作政策性、程序性較強， 工作環節多， 時限緊， 要求高。要使公文處理工作有章可循、有據可依、責任明確，就必須從制度建設入手， 建立一套科學有效的機制。各級行政機關要按照《黨政機關公文處理工作條例》的要求， 結合本單位實際，從公文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復、保密到立卷、歸檔、銷毀等程序， 都要建立健全本機關公文處理的各項制度和工作流程， 切實發揮好機關文秘部門在公文處理中的作用， 在實際工作中以制度規范行為， 確保公文處理嚴謹、細致、高效。近年來， 河北省政府辦公廳先后制定了《河北省人民政府辦公廳公文運轉規則》《河北省人民政府辦公廳關于進一步規范機關公文辦理程序及版頭文箋使用的通知》等5 個公文處理方面的文件， 嚴格遵循“來文即辦、日清日結” 的原則， 使機關公文處理工作有章可循、有據可依， 確保了機關公文的快速傳遞、高效運轉。
　　
　　（三） 責任意識是核心。公文的實用性、指導性和權威性決定了從事公文處理工作的人員必須樹立較強的責任意識。從事公文處理的人員必須對工作一絲不茍， 切實履行崗位職責， 因為任何一點疏漏， 都有可能帶來負面影響， 甚至造成不可挽回的損失。公文的實用性和時效性決定了講求效率是公文規范化建設的基本原則。如果時過境遷， 公文就失去了價值。為此， 公文處理工作人員必須增強責任心， 規范公文處理工作流程， 牢固樹立“急件急辦、特件特辦” 的責任意識，確保不壓、不誤、不漏辦任何一件公文， 切實提高公文處理效率。
　　
　　（四） 學習培訓是保證。做好公文處理工作， 需要培養一支高素質的專業隊伍。文秘人員一般為本部門本機關服務， 外出學習交流的機會較少， 長期按老套路辦事， 對公文處理中出現的新問題新現象缺乏研究， 一定程度上影響了公文處理的效率和質量。首先，要經常學習上級機關和本部門的規章制度，時刻提醒自己按制度行文， 從根源上保證公文處理的程序化、規范化和制度化。其次，針對公文處理中存在的新問題、新現象， 要與同行多交流、研討， 共同提高。最后， 上級機關文秘部門要加強對下級機關文秘工作的業務指導， 經常組織所屬部門和單位開展公文處理培訓和講評活動， 一方面針對本系統公文中存在問題定期或不定期開展業務培訓， 另一方面開展面對面的業務交流和學習探討， 使公文處理人員在學習交流和培訓中得到提高， 從而提高本系統和本部門的公文處理水平， 為轉變機關作風、提高工作效率奠定基礎。
　　
　　（作者單位：河北省政府辦公廳）

【公文處理中的常見問題及對策研究】相關文章：

當前公文處理工作中的常見問題與對策03-05

高校公文處理工作常見問題芻議08-18

公文處理辦法02-24

公文的處理時限08-06

公文寫作及公文處理思想總結08-24

議論文寫作常見問題及對策教育研究09-13

研究生論文寫作中的問題與對策08-05

如何做好公文處理中的主題詞標引-范文08-17

淺談公文處理工作中的幾個問題03-05