接電話禮儀

接電話禮儀

　　接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話，我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。下面小編為您帶來接電話禮儀！

　　電話鈴聲響起三聲之內，應立即接起電話。　　在商務交往中，接電話時所講的第一句話應是問候語加上單位名稱：“您好！xx公司”。

　　接電話時不允許出現"喂，喂"或者"你找誰？"等非商務用語。特別不允許一開口就毫不客氣地查問對方"你找誰"，"你是誰"，"你是哪兒"，或者"你有什么事？"

　　通話中不得對著話筒打哈欠、吃東西，也不要同時與他人閑聊。結束通話時，應認真道別。而且要恭候對方先放下電話。

　　遇上不相識的人打起電話沒完，非得讓其"適可而止"時，說得應當委婉、含蓄，不要讓對方難堪。比如，不宜說"你說完了沒有？我還有別的事呢。"，而應當講"好吧，我不占用您的時間了"。

　　接電話時，被找的人如果就在身邊，應告訴打電話者："請稍等"，然后立即轉交（轉接）電話。如果對方認錯了人，應馬上告之，不得將錯就錯，亂開玩笑，更不得因懶于轉告而隨意向對方說"人不在"，或大聲喊叫"某人找某某人"。

　　倘若被找的人外出或在洗手間，應回答"他暫時不在座位上，如果需要轉告請留下您的電話"。

　　如果找領導，領導不在，不可隨意報出領導在哪，切不可說"他在總經理處"或"他到某某公司去了"。

　　代接電話時，對方如有留言，應當場用紙筆記錄。之后復述一遍，以免有誤。并告訴對方會及時轉告。例如："我再重復一遍，您看對不對……。好的，等他回來我立即轉告他。"

　　代接電話的留言最好用N次貼記錄，然后貼到相關人員的桌子或者電腦旁，以免遺忘造成失誤。

　　對不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要告訴接收人。

　　如果分機轉接出錯，應告知對方："抱歉，xxx不是這個號碼，他（她）的分機號碼是**，我先幫您轉接，如果沒轉過去請您再重新撥**號碼，請稍等。"然后迅速將電話轉接到正確的分機上。

　　如果遇到對方撥錯號碼時，不可大聲怒斥，或用力掛斷電話，應禮貌告知對方。如果是自己撥錯了號碼，應馬上向對方表示歉意。

　　接電話禮儀

　　電話鈴聲響起三聲之內，應立即接起電話。

　　在商務交往中，接電話時所講的第一句話應是問候語加上單位名稱：“您好！xx公司”。

　　轉接電話禮儀

　　【轉接電話】

　　如果對方要求轉接電話，要重復一遍以確認要轉接給公司里的哪一位：“xxx對嗎?這就為您轉接，請稍等。”如果有多名同姓員工，一定要用全名來確認。電話暫時一放，在告訴負責人是誰來的電話后再轉接。即使負責人這時就在眼前，也不要用手捂著話筒直接遞過去。

　　【保留時間】

　　回答電話里提的問題等時候，要讓對方等一會兒，這個時候不需要掛電話，但最多可以讓對方等一分鐘左右。因為即使自己感覺才一分鐘，等著的一方卻會感到很漫長。如果估計要等的時間較長，就要說“對不起，可能還需要一些時間，我待會兒再打給您。”，然后確認對方的電話號碼和姓名后暫時掛斷電話。

　　【負責人不在時】

　　負責人不在的時候，要說“對不起，xxx不在(出去了)”，并告知大概多久會回來。然后再問“您著急嗎?”“讓他再給您打過去嗎?”“方便的話，可以告訴我您有什么事嗎?”另外，出差途中的話要告知“出差到x日(星期x)”，休息的話則要告知“今天休息，x日來上班”。任何情況都只需要告知什么時候回來，而不需要說明為什么不在，去了哪里，等等。

　　【負責人在打電話時】

　　如果要轉接的對象正在打電話，不要讓對方一直等，而要詢問：“真不巧，他正在接別的電話，我能為您做些什么呢?”

　　對方說要等的話，就說“那請您稍等。”對方說要再打過來的話，就說“好的，那我轉告他您打過電話了。”如果對方希望打過去，就回答“好的，那請告訴我您的聯系方式吧。”

　　如果需要轉達，要準備好便條，聽寫事由，聽完要重復一遍確認。對方要求打回去或者轉告時，要認真確認對方的公司名、部門以及姓名。另外，在掛電話之前要報上自己的名字，并說“一定會轉告他”。

　　如果對方說要等，也不要讓對方干等著，用簡單的便條等告知負責人有電話進來了。

　　【負責人在開會、接待客人時】

　　如果負責人正在接待客人或者開會，基本上不用轉接。

　　告訴對方：“真不巧他正在開會(會客)，我能為您做些什么呢?”不過，如果事出緊急，或者負責人有過指示說有電話就告訴他的話，在便條上寫“xx公司xx來電話有急事找您”，遞過去并接受指示。這樣的時候不要忘記要說：“對不起打擾您談話(開會)了。”

　　【留言條】

　　留言便條上要正確書寫接電話的日期、時間、對方的公司名、部門、姓名、留言，最后接電話的人的名字也一定要寫上。然后放到負責人辦公桌上顯眼的位置，等本人回來以后，再口頭告知有電話的事。

　　前臺文員接電話禮儀

　　1、聲音：吐字清晰、愉快、充滿微笑的聲音;

　　2、態度：尊敬、熱情、親切、客氣、樂于服務;

　　3、姿勢：保持正確的姿勢，如同對方就在您面前一樣;

　　4、鈴響聲之內，拿起電話機首先自報家門，然后再詢問對方來電的意圖等;

　　5、電話交流要認真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復和附和，以示對對方的積極反饋;

　　6、應備有電話記錄本，重要的電話應做記錄;

　　7、電話內容講完，應等對方結束談話再以"再見"為結束語。對方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬;

　　8、禮貌用語

　　接聽用語：接聽電話：您好，掌上明珠。

　　基本禮貌用語：您好、請、謝謝、對不起、再見。

　　道歉語：對不起、請原諒、打憂您了、失禮了等。

　　征詢語：請問您需要幫助嗎?我能為您做什么嗎?您還有別的事嗎?請您……好嗎?

　　9、具體接聽、撥打規范：

　　接聽電話

　　鈴響三聲以內必須接聽電話;認真傾聽對方的電話事由;中途若遇急事需要暫時中斷與對方通話時，應先征得對方同意，并表示感謝;繼續通話時，須向對方致歉;通話完畢，須等對方放下電話后，方可放下電話。

　　撥打電話

　　電話接通后，應首先向對方致以問候，如“您好”，并作自我介紹;使用敬語，交待清楚要找的人的姓名及要做的事;通話完畢時，應說“謝謝您(麻煩您)，再見”。

　　前臺接待需掌握的禮儀

　　一、儀容規范

　　前臺文員每天要面帶笑容，保持開朗心態;注重個人衛生，女同事要不化濃妝、穿著不浮夸，同時要保持口氣清新，最好使用清新、淡雅的香水以適合近距離交談。

　　二、電話接待禮儀

　　在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××公司”，接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

　　如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的借口擋駕，或者轉到相關部門處理。

　　三、來訪者接待禮儀

　　當有來客到訪，首先立即站起，免除向來訪者點頭、微笑致意“您好，請問您找哪一位?”，“有預約嗎?”。

　　這需分兩種情況分開處理：

　　1、知道找誰，并確認是預約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。

　　2、如果來訪者知道找誰，但沒有預約，前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/秘書，×××單位的×××來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。

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